Организация офисной печати – настоящий бизнес-процесс, который требует постоянного контроля и оптимизации. Чтобы провести эту оптимизацию, необходимо учитывать всю сумму расходов на печать. Но не все статьи расходов очевидны. Так, какие расходы нужно учесть, чтобы понять, сколько компания тратит, печатая документы в офисе?
Повторная печать документов из-за ошибки
Американская исследовательская компания Gartner уже публиковала отчет о том, что каждая компания в мире тратит до 3% своего годового бюджета на перерасходы в офисной печати. Это актуально не только для США, но и для европейского региона, и стран постсоветского пространства. Причина этого кроется в отсутствии понимания того, какой реально объем денег тратится на печать выше нормы.
Один из основных факторов перерасхода заключается в постоянных ошибках в процессе печати. Сотрудник может подойти к принтеру и начать печатать, не заметив, что в устройство вставлена черновая бумага или качество отпечатанных документов оставляет желать лучшего из-за заканчивающегося тонера. Что делают в таком случае? Правильно – печатают повторно. Сотрудники не относятся с особой экономией к канцелярским принадлежностям, так как они всегда вдоволь закупаются компанией и эти расходы не отражаются на зарплате офисного персонала.
В результате возможных ошибок и перепечатываний тратится время, бумага, расходуется в несколько раз больше тонера. Сюда же можно отнести и повышенный износ самого принтера. В итоге реальная себестоимость одного напечатанного листа повышается в несколько раз, если сотрудники периодически совершают ошибки и перепечатывают документы.
А еще согласно результатам отчета ВЦИОМ, посвященного культуре офисных работников в отношении документов, более 70% офисных сотрудников печатают многостраничные документы на отдельным листах. Причиной этого является нежелание тратить время на перекладывание пачки бумаги и настройку двусторонней печати.
В большинстве случаев такие ситуации не учтены в базу расходов и часто остаются без внимания офисными менеджерами, секретарями и руководителями.
Утечка информации – удар по репутации и возможные проблемы с законом
Мало кто уделяет внимание возможным утечкам информации из принтеров при печати, а это может привести к большим финансовым и репутационным проблемам. Такие случаи давно известны в мире. Например, организация The American Journal of Managed Care опубликовала информацию о том, что 65% утечек персональных данных в системе здравоохранения США происходит с потерей печатных документов или воровства данных из устройств печати.
Как крадут данные из принтера?
- Пользуются функцией повторной печати на устройствах с электронным управлением (многие производители позволяют заново напечатать последний документ даже без команды с компьютера).
- Делают копии документов с персональными данными для личного пользования через копировальный аппарат.
- Скачивают ранее печатаемые документы через блок управления принтера (возможно на принтерах с дисплеем и встроенной памятью).
Без специальной защиты данных существуют большие риски попадания персональной документации клиентов или самой компании в руки недобросовестных сотрудников. Они могут продавать ценные данные или использовать ее в своих целях. Нередко возникают случаи, когда клиенты частных больниц, юристов или других учреждений узнают о раскрытии тайны их личных данных. Это чревато судебными разбирательствами, штрафами и материальной ответственностью.
Неправильный подбор парка печатной техники
При выборе печатного оборудования для офиса можно допустить ошибку, из-за которой компанию всегда будут сопровождать перерасходы на обслуживание и ремонт устройств. Первая распространенная причина завышенных расходов заключается в покупке слишком дорогих устройств. Крупные компании с большим офисом не всегда рационально относятся к выбору моделей принтеров и МФУ, отдавая предпочтение самым современным моделям. Это чаще всего происходит, когда бизнес не испытывает финансовых трудностей, а специалисты по выбору этой техники не хотят заморачиваться анализом и профессиональным подбором моделей на основании реальных потребностей.
Бизнесу далеко не всегда нужны самые дорогие принтеры. Они рассчитаны на сложные задачи и большой объем работы. Если в реальности их нагружать на 20-50% от их номинальных возможностей, то компания просто будет переплачивать за регулярное обслуживание, фирменный тонер и расходные детали (они обычно в несколько раз дороже, чем для базовых и распространенных печатных устройств).
Перерасходы могут быть и в случае покупки слишком дешевой техники. В целях экономии, некоторые компании приобретают принтеры, бывшие в употреблении. Это сразу же приводит к дополнительным тратам: более частому обслуживанию, постоянным ремонтам, замене картриджа и высокому расходу тонера. Если принтер слишком слаб для нужд большого офиса, то он быстрее выйдет из строя. В результате мнимая разовая экономия обойдется в еще большие расходы в будущем.
Небольшим компаниям не обязательно покупать большой парк печатной техники. Бизнес может сэкономить бюджет на аренде таких устройств. Многие фирмы предлагают выгодные условия аренды новых принтеров с правом дальнейшего их обслуживания и замены в них тонера и картриджей. Специальные организации зарабатывают преимущественно на расходных материалах, а офис экономит внушительную сумму на первоначальной закупке парка техники.
Отсутствие грамотного управления закупками для печати
В компаниях за покупку расходных материалов обычно отвечают секретари или офис-менеджеры. И чаще всего ежемесячно они закупают примерно одинаковый объем бумаги и других материалов для деятельности печатного отдела. Возможные остатки с прошлого месяца или пускаются в обиход, или распределяются между сотрудниками. Это удобный подход, так как каждый месяц на организацию печати в офисе расходуется прогнозируемая, приблизительно одинаковая сумма. Но удобство не означает экономию.
Насколько бы слаженно не работали все отделы внутри компании, ежемесячный расход бумаги и тонера всегда будет отличаться. В некоторые месяцы может потребоваться меньший объем расходных материалов. Например, в декабре-январе и июле-августе наверняка в офисе часть сотрудников уходит в отпуск, а интенсивность работы в целом снижается. Таких примеров можно привести много. Их вывод один: бесконтрольные и одинаковые закупки каждый месяц несут в себе неочевидные расходы. При грамотном подсчете и анализе потребности можно было бы сократить этот бюджет, сэкономив часть средств.
Перерасход при замене картриджей и неправильное администрирование
Весомая доля бюджета уходит на замену картриджей или заправку их тонером. Для этого нанимаются сторонние обслуживание организации или частные лица. Перерасход здесь определяется несколькими факторами:
- замена картриджей осуществляется частными фирмами по их стандартной розничной цене (которая указывается у них на сайте);
- на замену выбираются более дешевые аналоги и чаще всего копии производства Китая;
- замена тонера осуществляется чаще или реже, чем это требуется.
В данном случае речь идет о неэффективном администрировании и управлении офисной печатью. Даже в небольших офисах есть возможность организовать регулярную замену картриджей на основании договора с фирмами не по розничной, а по специальной партнерской цене.
Если провести детальный аудит, может оказаться, что замена картриджей и заправка тонера осуществляются гораздо чаще регламента. Это происходит в случае, если ранее приобретались дешевые аналоги оригинальных комплектующих. Они имеют меньший срок службы, а дешевый тонер может оказаться некачественным, с повышенным расходом.
Печать в личных целях сотрудников
В расходы всегда входит и безобидная печать личных документов сотрудников. Кто-то делает копии своего паспорта, а кто-то распечатывает купленные в Интернете билеты. 1-5 листов на сотрудника в неделю – не так много. А если в офисе работает 100-200 человек? Так может «уходить» от 500 до 4000 листов в месяц только на периодической распечатке личных документов офисного персонала. Редко когда в корпоративной этике принято отчитываться о количестве потраченной бумаги и тонера установленных принтеров и МФУ. А это составляет весомую часть расходов, которые руководители и даже офис-менеджеры не могут правильно учесть.
Многочисленные опросы показали, что для у большинства сотрудников офисов нет домашнего принтера. Поэтому любые копии и документы для себя, детей и других членов семьи они печатают на работе. Бывают даже случаи, когда женщины печатают на работе целые литературные произведения для своих детей, чтобы сэкономить на покупке книг. Эти факты взяты с реальных историй и результатов опросов.
При наличии 1-5 человек штата подобные траты не будут так заметны, как при нескольких сотнях людей. Но стоит только ограничить возможность печатать не рабочую документацию в офисе, как сразу уменьшится объем затрачиваемой в месяц бумаги и тонера.
Нерациональное использование печатного оборудования
При нерациональном использовании принтеров и МФУ значительно увеличиваются расходы на тонер и другие расходные материалы. Проявляется это в ситуациях, когда сотрудники не обращают внимания на тип и конструкцию устройств, печатая на одной и той же модели любую документацию, изображения и инфографику.
Например, такое часто происходит, когда сотрудники печатают все документы на цветном принтере, не меняя настройки на ч/б печать. Избавиться от таких расходов можно с помощью специального программного обеспечения, которое ограничит круг лиц, обладающих возможностью печатать в цвете. Также при необходимости можно ввести индивидуальные лимиты на цветную печать.
Неликвидные складские запасы бумаги
В большинстве офисов закупка бумаги осуществляется ежемесячно в одинаковых объемах. Поставщики знают среднее потребление компании и привозят приблизительно одинаковое количество пачек. Ошибка в том, что офис-менеджеры или другие сотрудники не проводят тщательный аудит складских запасов. Наверняка перед очередной поставкой бумаги ответственные за это специалисты не делают обход по принтерам, не считают остатки бумаги в лотках и не подсчитывают точное количество оставшихся упаковок на складе. На это уходит много времени. Проще сбалансировать бюджет заранее известной суммой, которая будет тратиться на закупку расходных материалов для печати каждый месяц.
Но из-за отсутствия подробного аудита на складе могут скапливаться неиспользованные упаковки бумаги. Их остатки в последствии сотрудники берут к себе домой или делятся ими с друзьями, а переизбыток бумаги в офисе провоцирует всех на не экономичное ее использование. Когда на складе находятся «лишние» 10 упаковок с прошлого месяца (в общей сумме на 25 000 листов), то никто не станет печатать многостраничные документы с двух сторон на листе с целью экономии. Слишком большие складские запасы словно снежный ком провоцируют нерациональное использование расходных материалов.
Обратной ситуация может быть в случае недочета необходимого количества бумаги. Если в середине рабочего месяца неожиданно принтеры остались без чистых листов, секретарю приходится делать срочный заказ небольшой партии. А это всегда дороже, так как приходится оплачивать дополнительную доставку. К тому же, неожиданное отсутствие бумаги может негативно сказаться на результате работы. Например, если клиент вовремя не сможет получить распечатанную квитанцию или накладную документацию.
Отсутствие контроля за точным количеством потребляемых расходных материалов и объемом их закупки ведет к дополнительным неучтенным тратам.
Простой печатного оборудования в офисе
При обустройстве офиса нужное количество принтеров определяется общими критериями и факторами. Из-за этого в дальнейшем компания сталкивается с так называемыми простоями печатного оборудования. Проблема возникает из-за того, что при покупке никто не ознакамливался с максимальной нагрузкой каждой модели (определяется максимально возможным количеством страниц, отпечатанных за один месяц). Даже МФУ и принтеры средней ценовой категории могут печатать 20 000 – 30 000 страниц в месяц. А это 40-60 упаковок бумаги. В офисах может встречаться по 10 или даже 20 устройств, которые могут печатать до 200 000 – 600 000 листов. Но этот объем в реальности никогда не будет достигнут. Соответственно, все оборудование всегда будет иметь запас в нагрузке, а часть принтеров и МФУ будет простаивать 90% времени. Особенно, если они установлены где-то в дальнем углу.
Принтеры, которые работают с загрузкой лишь на 5-10%, тоже нуждаются в регулярном обслуживании и периодической замене тонера и картриджей. Но из-за простоя их эффективность и экономическая целесообразность низкая. Простыми словами, они приносят бизнесу в несколько раз меньше пользы, чем другие устройства со 100%-ым КПД.
Никто не отменял запасные принтеры на случай выхода из строя главного устройства. Но если в офисе таких несколько? Мало кто в расходах учитывает ресурс печатного оборудования и их реальную нагрузку. Чаще всего обслуживание происходит одновременно на всех единицах техники с примерно одинаковым расходом. А это заметная переплата.
Жульничество со стороны сотрудников и подрядчиков
В компании может быть создана правильная корпоративная этика, но риск жульничества и воровства со стороны сотрудников или подрядчиков всегда существует. Одна из самых распространенных ситуаций – когда в офисе происходит замена расходных материалов с подменой. Для смены картриджа, тонера или деталей в принтере могут наниматься сторонние организации. Ненадежные подрядчики могут получать заказ на установку оригинальной и качественной детали (того же картриджа). А по факту они устанавливают дешевую подделку, которую офис-менеджеры не смогут отличить. Это случается чаще, если обслуживанием оргтехники все время занимаются разные частные лица и фирмы без репутации. Дальнейшая переплата заключается в более быстром выходе из строя подделки, а некачественный тонер вместо оплаченного фирменного расходуется в 2-3 раза интенсивнее.
В расходы на организацию печати вряд ли включают и мелкое воровство или жульничество со стороны персонала. Например, офис-менеджер может списать часть бумаги и забрать ее себе домой. Сотрудники и сами не прочь взять со склада этот расходный материал для личного пользования.
Некоторые менеджеры идут другим путем. Они намеренно договариваются с недобросовестными подрядчиками, что те за счет фирмы подменят картридж или якобы выполнят его замену, а на самом деле только сделают вид и поделят фактическую прибыль между собой. Такие случаи нередко возникают в больших офисах, где трудно уследить за каждым принтером и каждой пачкой бумаги.
Нерациональное использование времени сотрудников
Мало кто из руководителей учитывает нерациональное использование времени сотрудниками при работе с принтерами. Но это часто случается, если процесс печати в офисе организован неправильно. Например, в отделе не хватает МФУ и около каждого устройства может скапливаться очередь. Или же в printroom установлено 10 стандартных лазерных принтеров и только один сканер, который всем всегда нужен.
Лишняя трата времени персонала на печать документации возникает и в случае частых поломок или заминок. Устаревшие принтеры без должного обслуживания чаще заминают бумагу, выходят из строя или зависают. На каждую такую мелочь штатные сотрудники тратят рабочее время – они ждут в очередях, пытаются сами достать замятую бумагу или вызывают IT-специалиста из другого отдела для перезагрузки зависшего принтера. На практике офисный сотрудник может тратить несколько часов в месяц на попытки распечатать документы. Если с этим сталкивается каждый второй менеджер, в денежном эквиваленте получается немалая сумма.
Современная корпоративная этика редко когда учитывает многие факторы, описанные выше. Из-за этого бюджет на печать сильно раздувается. А руководители и предприниматели по-прежнему думают, что экономят на офисной печати. В реальности расходы всегда выше тех, которые учтены в квитанциях и в другой документации. И только грамотная оптимизация этих самых расходов позволит сбалансировать бюджет и вскрыть возможные факты переплат.
Обложка: ru.freepik.com.
Ваша компания может тратить на организацию печати в офисе до 60% меньше, чем сейчас. Закажите точный расчет процента экономии и узнайте свой план по оптимизации офисной печати.
'/></svg>)
'/></svg>)