03.06.2020
Расходы на печать

Как сотрудники используют принтер и расходку в своих целях, а расплачивается компания

Содержание

    Говоря о причинах, которые приносят компании дополнительные расходы, мы очень часто упускаем самую очевидную – собственные сотрудники. Унести из офиса «лишнюю» пачку бумаги, прихватить степлер или картридж, удивительно подходящий к домашнему принтеру, дело нехитрое. Казалось бы, не жалко, если бы не множество «но» и растущие расходы компании.

    Расходные материалы, как и парк техники, – собственность организации и ее материальная ценность. Это понимание должно «сидеть» в голове каждого сотрудника. Как его сформировать – задача руководителя, а мы расскажем о том, как коллектив связан с затратами на печать.

    «Жалко что ли?!»

    В том то и дело, что крупные компании всегда включают в текущие расходы печать личных бумаг сотрудников. То есть, выделить 1-5 листов бумаги в неделю и дать возможность использовать принтер компании не жалко. Потому что у большинства сотрудников личной печатной техники нет, а необходимость делать копии личных документов есть. По нашей статистике, около 4000 лишних листов печатается ежемесячно в компаниях, с численностью 100-300 сотрудников.

    Конечно, никто не отчитывается в том, сколько листов бумаги он потратил на распечатку электронной книги или реферата для соседа-студента на самом деле. Более того, при удобном случае «лишняя» пачка бумаги легко покидает пределы офиса. Операцию проще всего организовать офис-менеджерам под предлогом списания какого-то количества пачек и забрать себе, поскольку другие виды выноса имущества компании могут быть зафиксированы на камеру или пресечены охранником. Сложно объяснить причины такой офисной клептомании, но она есть, была и не торопится исчезать.

    От тонера до принтера

    Хищение и нецелевое использование бумаги в офисе – меньшее из зол, по сравнению с тем, что можно провернуть умышленно. Если действия сотрудников офиса никак не контролируются и уж тем более не ведется детальный учет расходов, то кроме бумаги вы рискуете потерять свои средства на тонерах, картриджах и даже принтерах.

    Есть много подтвержденных случаев, когда менеджеры фирмы действуют сообща с заинтересованными в деле подрядчиками по обслуживанию парка техники.  Например, по вызову менеджера подрядчик приезжает «починить технику» или «заправить картридж». По факту ничего не произошло и не происходит, просто фирма оплачивает вызов и «ремонтные работы», а полученную прибыль злоумышленники делят между собой. По такой схеме идут на списание фиктивно сломанные машины, якобы пустые картриджи, бракованная бумага и много-много средств из бюджета компании. Особенно хорошо схема работает на крупных предприятиях, где просто невозможно уследить за всем потоком расходников.

    «Куда ж они потом это все денут, кому оно нужно?» Денут на вторичный рынок, сервисные центры и небольшие магазины подержанной техники. При условии, что большинство машин из парка больших офисов стоят довольно дорого, даже снижение изначальной цены принесет доход своим похитителям.

    Существует ли наказание?

    За кражу бумаги, конечно, никто не посадит. Но вот пойманного с поличным сотрудника всегда можно предупредить, оштрафовать или уволить. Вы скажете, что не гуманно? Готовы поспорить. Вот реальный случай из земель Шлезвиг-Гольштейн (ФРГ). Здесь начальник может уволить сотрудника за то, что он распечатал на рабочей технике более 138 страниц личных документов. Одно из таких дел рассматривал суд в 2018 году. Уволенная женщина объясняла судьям, что распечатывала необходимую ей информацию для похода в театр на работе, так как дома у нее нет принтера. Судья объяснения не принял, потому что «обвиняемая сама должна понимать, что распечатанные ею 138 страниц переходят все рамки дозволенного».

    В России же работодатель за такое может обвинить сотрудника в том, что тот нарушает правила трудового распорядка и ограничится выговором. Это дает основание при рецидиве поступка принять более серьезные меры, вплоть до увольнения. Те, кто менее категоричен, применяют систему штрафов. Если же произошло присвоение корпоративных ценностей, то поступок признается хищением и наказание может быть как административным, так и уголовным, если стоимость похищенного превышает сумму в 2,5 тысячи рублей. Насколько такие меры могут оказаться действенными сказать сложно. Но однозначно существуют другие пути решения проблемы.

    На форумах шутят: «Скажи мне, что ты несешь, и я скажу, где ты работаешь», «Тащи с завода даже гвоздь – ты здесь хозяин, а не гость!», «Тихо стырил и ушел – называется, нашел», «Если плохо лежит – надо брать». И таких народных присказок в оправдание производственного воровства хватит на приличный том. А его издание можно оплатить теми самыми деньгами, которые фирма теряет на нерационально использованных расходниках. 

    Проблема использования сотрудниками принтеров, картриджей и бумаги в личных целях так и будет существовать в компании, если не уделить ей должного внимания. Благо на сегодняшний день существуют эффективные методы, которые позволяют «настроить» сотрудников на более ответственное использование офисной техники и расходных материалов. Подробнее об этом читайте в статье «Как сократить расходы на печать».


    Обложка: ru.freepik.com.

    мониторинг печати
    Цифровой мониторинг
    Узнайте реальные объемы печати своей компании

    Закажите точный расчет объемов печати и его стоимости для оптимизации процессов печати и сокращения расходов.

    Подробнее
    Игорь Челебаев

    Эксперт по оптимизации процессов печати.

    Популярное

    Подписаться на блог