Принтеры используют во всех компаниях, но только руководство некоторых из них осознает стоимость такого удовольствия. Согласно исследованиям Buyer’s Lab около 90% работодателей не отслеживает, сколько ежедневно тратит на печать в офисе. Цена такой халатности может стоить компании значительной части бюджета. Затраты на офисную печать зачастую стоят на третьем месте после арендной платы и зарплат сотрудников. Всего они могут составлять от 5 до 15% годовой прибыли. Почему так много?
Ошибка №1. Использование неоригинальных картриджей
Обнаружив высокие расходы на офисную печать, первым делом бизнесмены стараются урезать этот показатель по максимуму и закупают неоригинальные картриджи, которые стоят гораздо дешевле фирменной продукции. Проблема в том, что такое решение экономичнее только на первый взгляд.
Средняя цена неоригинального картриджа – 800 рублей, что в два – три раза дешевле брендированного. Задумывались почему? Покупая оригинальную продукцию, вы платите за качество. Сторонние компании не обладают дорогостоящим оборудованием, способным создать по качеству аналогичный к оригинальному картридж.
«Совместимый» тонер хуже переносится на бумагу, часто просыпается и расходуется неравномерно. Это не идет на пользу дорогостоящему оборудованию, оно быстрее изнашивается и требует обслуживания чаще. Но вы уже не сможете воспользоваться гарантийным ремонтом: производители МФУ строго следят, чтобы клиенты использовали только оригинальную продукцию. А значит расходы на обслуживание техники растут в геометрических масштабах.
Ошибка №2. Покупка большего количества принтеров, чем нужно
Во время организации печати в офисе важна не только техническая сторона вопроса, но и простое удобство. Сколько МФУ необходимо отделу для постоянного документооборота? Часто в компаниях за время ее развития возрастает и количество печатной техники. Какие-то принтеры ломаются, на их место покупаются другие без работ по оптимизации и без учета того, что компания изменилась.
Чтобы определить нужное число принтеров, подсчитайте реальный объем печати. Вероятно, сотрудники используют установленные МФУ только на 10% от их работоспособности. Как так получается? Причина проста – работодатель пытается наладить рабочий процесс и искоренить очереди к МФУ, поэтому оснащает офис по принципу «по принтеру на каждый стол». Но для оптимизации документооборота вовсе не нужно закупать дополнительное оборудование.
Ошибка №3. Отсутствие контроля за тем, что печатают сотрудники
Даже когда офисная техника подобрана правильно и во всех принтерах установлены оригинальные картриджи, расходы на печать могут превышать ожидаемые. Словно кто-то приходит по ночам, чтобы распечатать полное собрание Льва Толстого. И такие ситуации действительно случаются, но не после закрытия офиса, а прямо во время рабочего дня.
Если не следить за сотрудниками, они начинают печатать на рабочем месте личные документы, раскраски, фотографии, школьные доклады детям или целые книги. Представьте, как это сказывается на бюджете компании. И чем ситуация запущеннее, тем более безнаказанно чувствуют себя сотрудники. В крайних случаях они могут забирать домой целые упаковки бумаги или новые картриджи.
Лучше не полагаться на добросовестность персонала и ввести систему печати по коду или карте. Это избавит работодателя от необходимости лично следить за каждым, но позволит контролировать расход бумаги и тонера. А чтобы работники осознавали свою ответственность в работе с коммерческой техникой, необходимо проводить инструктаж. Тогда у них не возникнет вопросов о том, что можно печатать, а что нельзя.
Ошибка №4. Самостоятельный ремонт печатной техники
Что делать, если принтер сломался? Казалось бы, ответ очевиден – вызвать мастера или нести оборудование на гарантийный ремонт. Но далеко не все владельцы выбирают простой и проверенный путь. Иногда офисные служащие решают самостоятельно отремонтировать дорогостоящее оборудование, что чревато рядом проблем.
Неквалифицированный ремонт техники сотрудником компании приведет к потере гарантии. МФУ уже не удастся сдать на бесплатный ремонт. Штатный сотрудник компании может знать общие принципы работы устройства, но каждый принтер имеет свои особенности. Не стоит рисковать оборудованием только потому, что сотрудник предлагает бесплатную помощь. В реальности такая услуга дорого обойдется компании.
Сотрудник может легко повредить механизм подачи тонера или электронную начинку устройства, и тогда придется покупать новый принтер. Не стоит забывать и о текущих расходах: время персонала стоит денег. Даже когда работник в офисе не занимается своими непосредственными обязанностями, ему причитается зарплата. А он может провозиться с починкой принтера не один день. И хоть стремление помочь компании похвально, оно не стоит затраченных усилий: работа будет копиться, а успех операции под большим сомнением. В итоге компания лишится на время и принтера, и ценного сотрудника.
Ошибка №5. Отсутствие подсчета объемов печати
Весь документооборот компании можно охарактеризовать одним показателем: объемом печати. В некоторых офисах он не превышает нескольких тысяч в месяц, в других – достигает четырехзначных цифр. Нужно ли знать точное число? Для бесперебойной работы организации — необходимо! Хотя не многие этим занимаются и теряют деньги.
Представим, компания заказывает у подрядчика покопийную печать. Недобросовестные исполнители могут накручивать данные об объемах документооборота, чтобы выставить завышенный счет. Откуда они берут эти цифры? Иногда – из головы, иногда – получают путем хитроумных вычислений.
Способов схитрить много, и такие случаи нередки. Но спасает от них одно простое действие – подсчет объемов печати внутри компании. Для этого не обязательно следить за каждым документом, достаточно установить специальное проверенное ПО. Программа должна иметь хорошие отзывы и документы, подтверждающие ее корректную работу. Небольшая предосторожность в виде регулярной проверки данных о работе принтера в конце расчетного периода защитит бизнес от неприятных сюрпризов.
Другая важная причина вести учет бумаг – планирование расходов. Понимая, сколько ежедневно сотрудники используют тонера и бумаги, можно оптимизировать закупки. Например, зная, что в сезон количество печатаемых документов увеличивается на 30%, менеджер закупит листы А4 и картриджи заранее. Тогда проблем с перебоями в поставках не возникнет, и бизнес-механизм обеспечит максимальную производительность.
Ошибка №6. Выбор недобросовестных подрядчиков
Как понятно из предыдущего пункта, аутсорсеры не всегда бывают добросовестны. Но и сами заказчики редко осознают, за какие конкретно функции должны отвечать наемные работники. В большинстве случаев они выбирают исполнителей, исходя только из стоимости отпечатка. Чем дешевле – тем лучше. Но так ли это на самом деле?
Как и любое сложное оборудование МФУ нуждается в уходе, регулярных проверках и обновлениях. И за это отвечает подрядчик. Не достаточно установить в офис несколько принтеров и регулярно привозить новые картриджи и бумагу. Ответственные работники к каждому клиенту подходят индивидуально: учитывают его потребности, подбирают оптимальное оборудование и его количество, оптимизируют работу всего офиса, заботятся о бесперебойной работе устройств и снижении затрат на печать. Если ваш партнер не занимается такими вопросами, стоит задуматься о его профессионализме.
Возникает вопрос: как выбрать проверенного и надежного подрядчика? Если вы ищете долгосрочного партнера, с которым не страшно покорять бизнес-олимп, перед заключением договора нужно внимательно изучить условия. Будьте уверены, что не покупаете кота в мешке, и обсудите мельчайшие условия сотрудничества. Обсудите заранее, как подрядчик планирует выстраивать работу, как часто проводить ремонт, какие расходные материалы закупать и где конкретно в офисе будут стоять МФУ. Один раз выяснив и согласовав все детали, вы избежите проблем в дальнейшем.
Мы рассказали об основных моментах в организации офисной печати, которые могут незаметно для вас увеличивать конечную сумму затрат на печать. Но ситуация с офисной печатью в каждой компании индивидуальна – и даже если вы не допускаете перечисленных ошибок, это не значит, что вы не тратите на печать больше, чем могли бы. Чтобы узнать, сколько ваша компания может экономить на печати в нынешних условиях, необходим полноценный аудит.
Обложка: ru.freepik.com
Закажите точный расчет объемов печати и его стоимости для оптимизации процессов печати и сокращения расходов.
'/></svg>)
'/></svg>)