Аутсорсинг офисной печати для компаний с большим документооборотом

Помогаем клиентам уменьшать расходы на печать до 60%

Уменьшить расходы

С какими проблемами сталкиваются 90% компаний на рынке

  • Повышенные расходы на бумагу и тонер
  • Дополнительная нагрузка на IT-отдел
  • Риски по нарушению конфиденциальности
  • Частота сервисного обслуживания
  • Превышение объемов печати
  • Частые поломки печатающих устройств

К чему это в итоге приводит

Издержки от простоя оборудования

Работники используют расходники в личных целях

Печать ошибочных документов сотрудниками предприятия

Повторная распечатка документов из-за низкого качества печати

Нерациональное использование времени сотрудников

Вы знали, что по статистике 90% компаний теряют 10 и более % от выручки на печать?

Это происходит потому что

руководители выполняют большой спектр различных задач и не обращают внимание на важнейшую статью расходов - на офисную печать, которая, со всеми скрытыми платежами, может забирать до 15% от годовой выручки.

Эффективный способ оптимизации офисной печати

Заправка, ремонт и обслуживание печатных устройств всегда вовремя

Сбор и анализ сделанных отпечатков

Отслеживание качества сделанных отпечатков

Печать по допуску

Оборудование распределено по отделам с учетом загруженности

Какие предоставляет возможности

  • Прекращение печати нецелевой документации
  • Прозрачность процедур, возможность правильно вести учет расходных материалов
  • Устранение полос и точек, искажения текста и замятия бумаги в процессе печати
  • Прогнозирование расходов на печать
  • Гибкая модель оплаты (за копию, за аренду оборудования, за сервисное обслуживание)
  • Исправная работа печатной техники, без внезапных поломок
  • Автоматизацию документооборота
  • Уменьшение нагрузки на IT-отдел

С чего начать печатную трансформацию?

Необходимо видеть полную картину расходов на печать внутри компании. Для этой цели используется цифровой мониторинг.

Цифровой мониторинг позволит узнать:

  • Cколько копий печатает в месяц ваша компания
  • Какое количество картриджей необходимо на данный объем
  • На полную мощность ли работают принтеры или простаивают
  • Как часто происходит сбой в работе принтеров
  • Каким печатным устройствам в ближайшее время потребуется ремонт или замена картриджа

Собранные данные станут опорной точкой для поиска путей сокращения расходов на печать

Провести бесплатный мониторинг

Руководители компаний не видят более 80% расходов на печать

Что видят руководители до проведения цифрового мониторинга

  • Оборудование
  • Катриджи
  • Профилактическое обслуживание и ремонт
  • Бумага
  • Запасные части

Что видят руководители после проведения цифрового мониторинга

  • Ошибки при печати документов
  • Утечка информации
  • Управление парком техники
  • Управление закупками
  • Замена картриджей и администрирование
  • Печать в личных целях
  • Неликвидные складские запасы
  • Простой оборудования
  • Налоги
  • Жульничество со стороны сотрудников и подрядчиков
  • Нерациональное использование времени сотрудников

Хотите сами разобраться в процессах аутсорсинга печати?

Запись вебинара

Страх и ненависть Аутсорсинга печати: что не так с популярным сервисом?

Игорь Челебаев – спикер вебинара, эксперт по оптимизации процессов печати

Получить доступ
igor-chelebaev-cta

Посмотрите, к каким результатам приводит
оптимизация печати с «Бюро офисных машин»

кейс 1
«Как компания с каждым годом все больше оптимизирует процессы печати в офисе»

Клиент: Крупная западная компания, которая много лет назад отдала принтинг на аутсорсинг в «Бюро офисных машин».

Задача: Ежегодно оптимизировать процессы печати в офисе.

Решение: Клиент каждый год передает нам данные из внутреннего сервиса Help Desk. Чтобы определить точки оптимизации в текущей системе, мы анализируем эффективность управления процессами:

  • оцениваем количество человеко-часов, которые клиент тратит на устранение мелких проблем: замина бумаги, восстановление настроек сканирования и др.;
  • сравниваем результаты оценки с временными затратами наших сотрудников на поддержку печати;
  • подсчитываем, сколько вопросов за год решаем мы, и сколько – сотрудники клиента.

Результат: Клиент ежегодно сокращает расходы или увеличивает КПД.

кейс 2
«Как фармацевтическая компания сократила время на обслуживание сервиса печати на 50%»

Заказчик: Крупная международная фармацевтическая компания.

Задача: Сократить временные затраты внутренней службы поддержки на обслуживание сервиса печати, не нанимая для этого отдельного специалиста в штат. На момент обращения сотрудники заказчика тратили 50% своего рабочего времени на обслуживание принтеров, их ремонт, заправку картриджей, чистку, перестановку и работу с программным обеспечением сервиса печати.

Решение: Сотрудники компании максимально освобождаются от задач, связанных с обслуживанием печатной техники, только при передаче этих обязанностей на аутсорсинг.

Результат: Временные затраты на обслуживание сервиса печати снизились от первоначальных показателей вдвое (сотрудники заказчика тратят 25% своего рабочего времени на принтинг). Данные были получены на основании количества обращений сотрудников офиса во внутренний Help Desk.

кейс 3
«Как крупная компания сократила свои затраты времени на обслуживание принтеров в 4 раза»

Заказчик: Крупная компания: в московском офисе которой работает более 300 человек.

Задача: сократить затраты времени сотрудников на обслуживание печатной техники, чтобы снизить себестоимость печати и разгрузить специалистов. На момент обращения обслуживанием печатной техники занимались 2 специалиста и тратили на это от 96 до 128 часов в месяц на двоих, согласно информации из Help Desk.

Решение: Сотрудники компании максимально освобождаются от задач, связанных с обслуживанием печатной техники, только при передаче этих обязанностей на аутсорсинг.

Результат: Сотрудники компании стали тратить на обслуживание печатного оборудования в офисе от 6 до 25 часов в месяц – снижение в 4-5 раз по сравнению с первоначальными затратами в 96-128 часов в месяц.

кейс 4
«Как небольшой компании удалось улучшить качество печати, при этом сократив расходы»

Заказчик: Компания с небольшим офисом, в котором установлено 2 единицы печатного оборудования.

Задача: Сократить расходы на офисную печать и улучшить качество работы принтеров.

Решение: Обе задачи решаются установкой техники более высокого качества. Но закупка такого оборудования для заказчика не представляется возможной в силу стоимости устройств. В этом случае выгодно заключить договор на аутсорсинг печати, в рамках которого заказчик получает в аренду качественное оборудование и его регулярное профессиональное обслуживание.

Результат: В офисе заказчика со 100% бесперебойностью работают 2 современных надежных принтера, которые ему не нужно самостоятельно обслуживать. При этом заказчику не пришлось оплачивать закупку техники: аренда оборудования включена в стоимость аутсорсинга.

Клиент: Крупная западная компания, которая много лет назад отдала принтинг на аутсорсинг в «Бюро офисных машин».

Задача: Ежегодно оптимизировать процессы печати в офисе.

Решение: Клиент каждый год передает нам данные из внутреннего сервиса Help Desk. Чтобы определить точки оптимизации в текущей системе, мы анализируем эффективность управления процессами:

  • оцениваем количество человеко-часов, которые клиент тратит на устранение мелких проблем: замина бумаги, восстановление настроек сканирования и др.;
  • сравниваем результаты оценки с временными затратами наших сотрудников на поддержку печати;
  • подсчитываем, сколько вопросов за год решаем мы, и сколько – сотрудники клиента;

Результат: Клиент ежегодно сокращает расходы или увеличивает КПД.

Клиент: Крупная международная фармацевтическая компания.

Задача: Сократить временные затраты внутренней службы поддержки на обслуживание сервиса печати, не нанимая для этого отдельного специалиста в штат. На момент обращения сотрудники заказчика тратили 50% своего рабочего времени на обслуживание принтеров, их ремонт, заправку картриджей, чистку, перестановку и работу с программным обеспечением сервиса печати.

Решение: Сотрудники компании максимально освобождаются от задач, связанных с обслуживанием печатной техники, только при передаче этих обязанностей на аутсорсинг

Результат: Временные затраты на обслуживание сервиса печати снизились от первоначальных показателей вдвое (сотрудники заказчика тратят 25% своего рабочего времени на принтинг). Данные были получены на основании количества обращений сотрудников офиса во внутренний Help Desk.

Заказчик: Крупная компания: в московском офисе которой работает более 300 человек.

Задача: сократить затраты времени сотрудников на обслуживание печатной техники, чтобы снизить себестоимость печати и разгрузить специалистов. На момент обращения обслуживанием печатной техники занимались 2 специалиста и тратили на это от 96 до 128 часов в месяц на двоих, согласно информации из Help Desk.

Решение: Сотрудники компании максимально освобождаются от задач, связанных с обслуживанием печатной техники, только при передаче этих обязанностей на аутсорсинг.

Результат: Сотрудники компании стали тратить на обслуживание печатного оборудования в офисе от 6 до 25 часов в месяц – снижение в 4-5 раз по сравнению с первоначальными затратами в 96-128 часов в месяц.

Заказчик: Компания с небольшим офисом, в котором установлено 2 единицы печатного оборудования.

Задача: Сократить расходы на офисную печать и улучшить качество работы принтеров.

Решение: Обе задачи решаются установкой техники более высокого качества. Но закупка такого оборудования для заказчика не представляется возможной в силу стоимости устройств. В этом случае выгодно заключить договор на аутсорсинг печати, в рамках которого заказчик получает в аренду качественное оборудование и его регулярное профессиональное обслуживание.

Результат: В офисе заказчика со 100% бесперебойностью работают 2 современных надежных принтера, которые ему не нужно самостоятельно обслуживать. При этом заказчику не пришлось оплачивать закупку техники: аренда оборудования включена в стоимость аутсорсинга.

Что аутсорсинг печати дает бизнесу

  Внедрив аутсорсинг Не используя аутсорсинг
Снижение расходов на печать, бумагу и картриджи до 60%
Снижение объемов печати до 50%
Удобная модель оплаты Один счет на все услуги Десятки разных счетов (расходные материалы, налоги и пр)
Автоматизация рутинных процессов (замена картриджа и пр) +
Защита конфиденциальной информации Печать с аутентификацией Нет контроля
Прогноз объемов печати и расходов на 5 лет
Своевременный ремонт техники (не будет простоев, очередей) Исключение возможности поломки Ремонт по факту поломки
Время реакции на ЧС 1 час 24 часа
Вовлеченность сотрудников в процесс офисной печати 5% от 50%
% бесперебойной печати 100% Нестабильный процесс печати
Контроль печати документов в офисах всей компании в одном окне +
Контроль печати личных документов +
Экологичная утилизация картриджей, оборудования  +
Легкая система сбора, хранения, поиска и печати документов +
Налоговая и бухгалтерская нагрузка +
Круглосуточная поддержка +

Часто задаваемые вопросы

Что такое аутсорсинг печати?

Аутсорсинг печати (MPS — Managed Print Service») помогает средним и крупным компаниям получить прозрачную оцифрованную систему, которая позволяет бизнесу отследить потери финансов на каждом из этапов процесса печати.

Различие аутсорсинга и покопийного обслуживания

Аутсорсинг - это передача управления печатной техникой и сопутствующими бизнес-процессами профильной компании, специализирующейся в области управления печатью. А Покопийное обслуживание (оплата за 1 копию) является лишь удобной моделью оплаты того самого аутсорсинга. Вместо копии возможно платить за аренду оборудования или производить постоянные выплаты за сервисное обслуживание.

Почему не стоит ориентироваться на стоимость отпечатка

Для успешного контроля за процессом печати требуется оптимизация всех расходов: как видимых, так и невидимых. За чрезмерно низкой ценой отпечатка скрывается оптимизация лишь видимых расходов (которые составляют всего 20%). Невидимые расходы так и остаются нетронутыми, а значит реальная стоимость отпечатка для вас выйдет выше заявленной изначально.

Как долго происходит внедрение аутсорсинга

Все зависит от размера компании и количества используемых печатающих устройств. Суммарно с аудитом и подготовкой, процесс внедрения занимает 3-4 месяца.

Какое программное обеспечение вы используете

Для проведения цифрового мониторинга используется EKM (облачное решение). Для управления и контроля печатью: MyQ, HP AC, PaperCut, OneQ.

Как обеспечивается информационная безопасность во время мониторинга

Используемое во время мониторинга ПО используется в NASA, в крупных Российских банках. Риск утечки или потери данных минимален.

cta-with-form

С чего начать?

Закажите бесплатный аудит печати в вашей организации, чтобы оценить возможность сокращения затрат и повышения операционной эффективности процессов печати.