Статьи

Делимся с вами очередной историей нашего заказчика. Она далеко не самая эпичная — это наши будни, но подобных случаев масса. Дано: небольшое рекламное агентство с парком из пяти МФУ, задачи — стандартные: печать документов формата А4. Четыре аппарата подобраны верно, справляются со своими объемами хорошо, а вот пятый номер — HP Color LaserJet Pro MFP […]

По примеру некоторых фильмов, где в самом начале показывают финальную сцену, начнем с конца: компания N (по понятным причинам мы не можем назвать ее) — заметный игрок на рынке грузоперевозок и автосервиса, убедившись в неэффективности и убыточности собственной печатной инфраструктуры, заинтересовалась аутсорсингом печати и обратилась к нашим специалистам за современными решениями.

В 2017 году, к нам обратился наш заказчик со следующей проблемой: один из их сетевых принтеров Kyocera внезапно начинал распечатывать пустые листы со случайным набором символов. Причем распечатывал он до тех пор, пока в лотке не заканчивалась бумага. Так как с клиентом заключался сервисный контракт, то решением этой проблемы предстояло заняться нашим инженерам

За плечами нашей компании 29 лет работы на рынке офисных печатных устройств, а также в сфере оптимизации и аутсорсинга печати.

Часто к нам обращаются заказчики, имеющие негативный опыт сотрудничества с подрядными организациями. Как правило проблемы, возникшие у них, одни и те же. Мы сами постоянно участвуем в тендерах и с уверенностью говорим, что эти случаи не единичны. Сталкиваясь в первый раз с проведением тендеров, многие не догадываются о том, сколько подводных камней их ждет впереди. Возможно, опытные сотрудники не знают о всех тонкостях. Поэтому в первой части статьи мы расскажем об основных ошибках во время и после проведения тендеров. Во второй части расскажем, как можно избежать этих ошибок, на какие важные моменты и нюансы обратить внимание.

Бюро офисных машин является официальным авторизированным сервисным центром многих брендов в том числе Kyocera и HP. Наши инженеры регулярно ремонтируют печатную технику и решают проблемы клиентов. Мы хотим рассказать о трех самых частых ошибках, которые можно было бы избежать.

Самое большое заблуждение в сфере корпоративной печати касается темы угроз безопасности. К сожалению, мало кто из руководителей или офисных сотрудников учитывает риск несанкционированного доступа к данным через печатное устройство. Посредством удаленного или локального взлома можно получить данные обо всех документах, отпечатанных на устройстве за недавнее время. Это чревато утратой конфиденциальности корпоративной информации, а также утечкой персональных данных. Последствия этого могут быть самые разнообразные, начиная от репутационных потерь и заканчивая крупными скандалами с судебными разбирательствами.

Нужно ли менять печатную технику, если она работает? Казалось бы, для чего тратить деньги на приобретение новых моделей принтеров, если имеющиеся в офисе все еще выполняют свои функции на протяжении 5-10 лет или даже более. Дело в том, что коммерческая печатная техника имеет условный срок эксплуатации в 60 месяцев. Этот период закладывается всеми вендорами офисных принтеров и МФУ. По истечению этого периода принтеры могут продолжать работать, но риск их поломки значительно повышается.

Во многих компаниях выбором печатной техники занимаются офис-менеджеры и реже системные администраторы. Но зачастую это делается с учетом обобщенных критерий: доступного бюджета и нужного количества принтеров на офис (это обычно определяют руководители). При этом не учитываются системообразующие параметры, такие как назначение (бытовые или коммерческие), ресурс картриджа, возможность внедрения систем автоматизации и контроля, стоимость дальнейшего обслуживания, и тому подобное.

Тема использования совместимых картриджей (не оригинальных аналогов сторонних производителей) и их повторной заправки тонером очень дискуссионная. В корпоративной среде далеко не все руководители и офисные менеджеры понимают разницу между использованием более дешевой копии картриджа и оригинала. Есть ли смысл переплачивать? Да, смысл применять только оригинальные комплектующие есть.

Очень часто компании при оценке затрат на корпоративную печать забывают учесть тот факт, что сотрудники в офисе могут печатать в личных целях. По статистическим данным, в штате из 100-300 сотрудников в месяц может печататься до 4000 страниц в личных целях. Мы разобрали эту ошибку на отдельном вебинаре, здесь же приводим отрывок этого вебинара.