Аутсорсинг печати не только снимает с компании все вопросы по поставке, замене и хранению расходных материалов, но и позволяет сократить расходы на печать. Рассказываем на примере кейса, за счет чего компании-аутсорсеру удается сократить расходы заказчика без ущерба для качества.
Заказчик обратился в Леком с желанием перейти от большого количества печатной техники разных вендоров на моно вендорный парк с системой мониторинга и контроля печати.
Такое пожелание заказчика было весьма обосновано. Устройства от разных производителей постоянно требовали различных расходных материалов. На момент обновления парка аппаратов в небольшом офисном складе скопилось множество запасных картриджей на общую сумму свыше 350 тыс рублей! Мало того, что практически мертвым грузом на полках лежали деньги компании, так они еще и занимали несколько шкафов.
Все имеющиеся устройства клиента успели устареть и часто сбоили, ремонт некоторых из них был уже не целесообразен. За год до внедрения нового решения было осуществлено 14 ремонтов аппаратов общей стоимостью 298 000 рублей. Из-за частых сбоев и проблем с печатью росло недовольство пользователей и вместе с тем «головная боль» у всего IT-отдела.
Решение для заказчика
Проанализировав вводные данные от клиента, Леком предложило сформировать новый парк техники, заменив 12 разновендорных устройств на 2 (!) аппарата МФУ HP LaserJet Managed и установить системы контроля печати HP Access Control. Данного решения было более чем достаточно, чтобы удовлетворить нужды в печати 150 человек, работающих в офисе.
Так в чем же была экономия?
Во-первых, техника НР Managed – специальная серия аппаратов для сервиса по аутсорсингу печати и имеет увеличенный запас прочности. Суммарная мощность ежемесячной нагрузки текущего парка клиента из 12 устройств была 141 000 страниц, при том, что реально сотрудники печатали в месяц не более 25 000 страниц. Установленные 2 аппарата легко заменили все 12, так как имели почти двукратный перевес в суммарной нагрузке – 75 000 страниц. Таким образом при надежности системы печати не было расхода денег на приобретение лишних устройств.
Во-вторых, по сделанным нами сравнительным расчетам с другими решениями, данные МФУ имели наилучшие условия по стоимости отпечатка для заказчика.
В-третьих, в HP LaserJet Managed устанавливается картридж с ресурсом печати 50 000 страниц. Клиенту такого картриджа на одном устройстве хватит на 2 месяца. В результате, производить замену картриджей необходимо гораздо реже, чем они делали до этого. Более того, количество запасных картриджей на хранении упало с нескольких шкафов до 6 штук!
Но большая часть экономии возникла вместе с возможностью пользоваться всеми МФУ на условиях аренды в рамках аутсорсинга печати. Клиент был удивлен низкой стоимостью отпечатка, которую мы ему предложили в этой схеме. Более того, у заказчика естественным путем снизился объем монохромной печати на 25% и в более чем в 2 раза снизился объем дорогих цветных отпечатков. Это стало возможным по следующим причинам:
- снизился объем «мусорной» печати в месяц. Высокое качество отпечатков устранило случаи, когда требовалось перепечатывать многостраничные договора и другую важную документацию из-за сбоев или грязи на отпечатках. Пропали горы невостребованных листов рядом с принтерами.
- с внедрением политик печати прекратилась цветная печать в личных целях. Результат: вместо 3400 отпечатков стало всего 1000!
Результаты оптимизации
После оптимизации инфраструктуры печати у клиента довольны остались все. Сотрудники получили новую и максимально удобную технику, которая работает при этом значительно быстрее предыдущей. IT-отдел снял с себя все заботы по закрытию недовольства сотрудников по вопросам печати. А руководство компании сократило расходы на печать в среднем с 64 508 рублей в месяц (с учетом стоимости ремонта оборудования и закупки расходных материалов) до 29 500 рублей (средний чек по контракту аутсорсинга на новом оборудовании в течение двух лет).
То, что предложенное решение было выгодно для клиента, понять не сложно. Цифры говорят сами за себя:
| Показатель | Было | Стало |
| Количество устройств | 12 аппаратов | 2 аппарата |
| Совокупная расчетная мощность парка оргтехники | 141 000 стр./мес | 75 000 стр./мес |
| Количество ремонтов за год | 14 ремонтов | 0 ремонтов |
| Стоимость всех ремонтов в течение года (включая закупку деталей) | 298 000 рублей | 0 рублей |
| Количество картриджей на складе | 59 штук | 6 штук |
| Стоимость запасных картриджей, лежащих на складе | 395 300 рублей | 0 рублей |
| Объем ч/б печати в среднем в месяц (на 150 сотрудников) | 16 250 страниц | 13 000 страниц |
| Объем цветной печати в среднем в месяц (на 150 сотрудников) | 3 400 страниц | 1 000 страниц |
| Средний расход на печать в месяц (с учетом расходов на ремонт) | 64 508 рублей | 29 500 рублей |
Обложка: ru.freepik.com.
Современные принтеры и МФУ в вашем офисе по цене покопийного обслуживания.
'/></svg>)
'/></svg>)