10.07.2020
Расходы на печать Кейсы

Кейс: как аренда оборудования помогает сократить расходы на печать

Содержание

    Аутсорсинг печати не только снимает с компании все вопросы по поставке, замене и хранению расходных материалов, но и позволяет сократить расходы на печать. Рассказываем на примере кейса, за счет чего компании-аутсорсеру удается сократить расходы заказчика без ущерба для качества. 

    Заказчик обратился в Бюро офисных машин с желанием перейти от большого количества печатной техники разных вендоров на моно вендорный парк с системой мониторинга и контроля печати.

    Такое пожелание заказчика было весьма обосновано. Устройства от разных производителей постоянно требовали различных расходных материалов. На момент обновления парка аппаратов в небольшом офисном складе скопилось множество запасных картриджей на общую сумму свыше 350 тыс рублей! Мало того, что практически мертвым грузом на полках лежали деньги компании, так они еще и занимали несколько шкафов.

    Все имеющиеся устройства клиента успели устареть и часто сбоили, ремонт некоторых из них был уже не целесообразен. За год до внедрения нового решения было осуществлено 14 ремонтов аппаратов общей стоимостью 298 000 рублей. Из-за частых сбоев и проблем с печатью росло недовольство пользователей и вместе с тем «головная боль» у всего IT-отдела. 

    Решение для заказчика

    Проанализировав вводные данные от клиента, Бюро офисных машин предложило сформировать новый парк техники, заменив 12 разновендорных устройств на 2 (!) аппарата МФУ HP LaserJet Managed и установить системы контроля печати HP Access Control. Данного решения было более чем достаточно, чтобы удовлетворить нужды в печати 150 человек, работающих в офисе. 

    Так в чем же была экономия?

    Во-первых, техника НР Managed – специальная серия аппаратов для сервиса по аутсорсингу печати и имеет увеличенный запас прочности. Суммарная мощность ежемесячной нагрузки текущего парка клиента из 12 устройств была 141 000 страниц, при том, что реально сотрудники печатали в месяц не более 25 000 страниц. Установленные 2 аппарата легко заменили все 12, так как имели  почти двукратный перевес в суммарной  нагрузке – 75 000 страниц. Таким образом при надежности системы печати не было расхода денег на приобретение лишних устройств.

    Во-вторых, по сделанным нами сравнительным расчетам с другими решениями, данные МФУ имели наилучшие условия по стоимости отпечатка для заказчика. 

    В-третьих, в HP LaserJet Managed устанавливается картридж с ресурсом печати 50 000 страниц. Клиенту такого картриджа на одном устройстве хватит на 2 месяца. В результате, производить замену картриджей необходимо гораздо реже, чем они делали до этого. Более того, количество запасных картриджей на хранении упало с нескольких шкафов до 6 штук!

    Но большая часть экономии возникла вместе с возможностью пользоваться всеми МФУ на условиях аренды в рамках аутсорсинга печати. Клиент был удивлен низкой стоимостью отпечатка, которую мы ему предложили в этой схеме. Более того, у заказчика естественным путем снизился объем монохромной печати на 25% и в более чем в 2 раза снизился объем дорогих цветных отпечатков. Это стало возможным по следующим причинам:

    • снизился объем «мусорной» печати в месяц. Высокое качество отпечатков устранило случаи, когда требовалось перепечатывать многостраничные договора и другую важную документацию из-за сбоев или грязи на отпечатках. Пропали горы невостребованных листов рядом с принтерами.
    • с внедрением политик печати прекратилась цветная печать в личных целях. Результат: вместо 3400 отпечатков стало всего 1000!

    Результаты оптимизации

    После оптимизации инфраструктуры печати у клиента довольны остались все. Сотрудники получили новую и максимально удобную технику, которая работает при этом значительно быстрее предыдущей. IT-отдел снял с себя все заботы по закрытию недовольства сотрудников по вопросам печати. А руководство компании сократило расходы на печать в среднем с 64 508 рублей в месяц (с учетом стоимости ремонта оборудования и закупки расходных материалов) до 29 500 рублей (средний чек по контракту аутсорсинга на новом оборудовании в течение двух лет).

    То, что предложенное решение было выгодно для клиента, понять не сложно. Цифры говорят сами за себя:

    Показатель

    Было

    Стало

    Количество устройств

    12 аппаратов

    2 аппарата

    Совокупная расчетная мощность парка оргтехники

    141 000 стр./мес

    75 000 стр./мес

    Количество ремонтов за год

    14 ремонтов

    0 ремонтов

    Стоимость всех ремонтов в течение года (включая закупку деталей)

    298 000 рублей

    0 рублей

    Количество картриджей на складе

    59 штук

    6 штук

    Стоимость запасных картриджей, лежащих на складе

    395 300 рублей

    0 рублей

    Объем ч/б печати в среднем в месяц (на 150 сотрудников)

    16 250 страниц

    13 000 страниц

    Объем цветной печати в среднем в месяц (на 150 сотрудников)

    3 400 страниц

    1 000 страниц

    Средний расход на печать в месяц (с учетом расходов на ремонт)

    64 508 рублей

    29 500 рублей


    Обложка: ru.freepik.com.

    аренда принтера
    Аренда оборудования
    Экономьте до 40% на печатной технике

    Современные принтеры и МФУ в вашем офисе по цене покопийного обслуживания.

    Подробнее
    Артур Языков

    Эксперт в области маркетинга в печати.

    Популярное

    Подписаться на блог