Даже в период экономического кризиса объем печати практически не уменьшается. Но материальная нагрузка на обслуживание МФУ и другого печатного оборудования становится все заметнее и тяжелее даже для среднего и крупного бизнеса. Оптимизация этого процесса позволяет существенно сэкономить корпоративный бюджет.
Посчитайте расходы на печать
Первым делом для оптимизации процесса необходимо провести аудит и понять, куда тратится весь выделяемый на это бюджет. Обычно за мелкими тратами следят обслуживающие сотрудники, офис-менеджеры или даже IT-отдел. И руководители не вникают в весь процесс организации.
Чаще всего кажется, что расходы печатного отдела состоят из следующих пунктов:
- стоимость оборудования;
- стоимость картриджей;
- цена замены тонера;
- объем затраченной бумаги;
- стоимость запасных частей для ремонта принтеров и МФУ.
Из расчета этих пунктов достаточно просто посчитать себестоимость покопийной печати. И на такие расчеты ориентируются многие руководители. Но для получения полной картины нужно провести детальный аудит, который определит наличие незаметных расходов:
- ошибки в печати документов;
- иррациональная печать документов в более дорогом цветном режиме при возможности использования печати в ч/б;
- неиспользованные и неучтенные складские запасы бумаги и тонера;
- простой оборудования;
- переплата аренды за площадь, на которой стоят малоиспользуемое печатное оборудование;
- администрирование и трата времени сотрудников на дополнительные действия с принтерами при заминах, подвисании аппарата, сбоях и т.п.;
- неправомерное использование бумаги сотрудниками и попытки их незаметно присвоить сотни или тысячи листов для дома;
- использование старого оборудования с повышенным расходом электроэнергии;
- печать на рабочем оборудовании личных документов сотрудников.
Только комплексно можно определить настоящую себестоимость одной напечатанной копии документа. И приведенные в списке детали кажутся нам слишком мелкими и незначимыми. Но опыт специалистов в оптимизации офисной печати показывает, что именно неучтенные пункты составляют до 80% всего бюджета расходов на печатный отдел.
Более детально о скрытых тратах можно почитать в статье «Неочевидные статьи расходов при организации офисной печати».
Узнайте реальные объемы печати
В корпоративной этике принято считать не реальный объем напечатанных листов, а количество затраченной бумаги за определенный период времени. Но пользоваться такими данными ошибочно. Реальные затраты бумаги не отображают количества напечатанных копий. Так как зачастую на складе всегда остаются неучтенные запасы или же закупленная бумага на один отдел распространяется по всему офису и даже частично попадает в личное пользование сотрудников. Это нормальная практика в любой корпоративной этике.
Чтобы узнать реальные объемы печати, нужно установить специальное программное обеспечение на принтер или МФУ для учета точного количества напечатанных копий и собрать данные через промежуток времени. Установить ПО достаточно на один ПК в сети, при этом данные будут собираться со всех устройств.
Пока программы считают данные, изучите производственные характеристики каждого установленного устройства. В этом поможет печатная инструкция или информация на сайте производителя по конкретной модели. Каждый принтер имеет ограниченный уровень нагрузки, выходить за который не рекомендуется для продления срока службы. В конце просчета вы сможете сопоставить эту информацию с реальным количеством отпечатанных копий. И сравнить точную цифру с количеством бумаги, которое было закуплено в офис.
Противопоставьте объемы печати с производственными возможностями
Во многих офисах установлено несколько печатных машин. Их может быть 10 или даже 20, в зависимости от количества сотрудников и отделов. Полученные данные о точном количестве отпечатанных копий по конкретному устройству позволят определить их нагрузку. Производители в характеристиках указывают, какой объем страниц может быть напечатан принтером в месяц (например, 30 000 страниц). Используйте данные из своей таблицы, чтобы сопоставить реальные объемы печати с производственными возможностями принтеров и МФУ.
Часто возникают ситуации, когда сотрудники все время используют «свой любимый» принтер для печати. Например, если они хорошо знакомы с его конструкцией и меню управления. А другое устройство, где стоимость отпечатка может быть значительно ниже, вовсе простаивает из-за более сложного меню или из-за того, что оно расположено чуть дальше в углу. Обычно наибольшая нагрузка замечается у принтеров, расположенных ближе всего к проходу или двери, откуда приходят сотрудники. Они просто подходят к ближайшей печатной машине. В результате этого некоторые принтеры и МФУ вырабатывают в месяц по 200% своей положенной нормы, а другие едва дотягивают до 20%.
Грамотный анализ позволяет равномерно распределить нагрузку между всеми печатными устройствами. Это нужно для того, чтобы на каждую единицу приходилось до 100% их максимальной нагрузки, определенной производителем. В большинстве случаев это позволит вовсе сократить количество печатных машин. Ведь обязательно найдется «забытый» принтер из дальнего угла, которым почти не пользуются. Убрав даже одну машину можно сократить расходы (так как на принтер закупается определенное количество листов), его обслуживание и расходные детали.
Нередко после грамотной оптимизации компаниям удается сократить до половины всех печатных машин с одновременным повышением объема печати и сокращением ее себестоимости.
Оцените состояние печатных машин
Один из важных факторов оптимизации печатного процесса в бизнесе – проверка состояния всех принтеров и МФУ. В корпоративной этике редко когда принято менять печатные машины с периодическим постоянством, не дожидаясь выхода из строя используемых устройств. Компании HP, Canon, Epson, Kyocera, Xerox и Brother производят качественное печатное оборудование. Но это не значит, что 10-ти летний надежный принтер будет лучше нового. Стереотип о ломучести современных моделей не актуален и ошибочен.
Для оптимизации расходов на печать нужно позаботиться о том, чтобы устаревшие и неактуальные устройства были заменены новыми или выведены из основной эксплуатации.
Изношенные механизмы и устаревшее ПО на принтерах и МФУ прошлых десятилетий приводят к следующим последствиям:
- повышенный расход тонера;
- более дорогие запчасти для оборудования и ремонта, которое все сложнее и дольше доставать из-за морального устаревания оборудования;
- частая необходимость ремонта;
- громоздкость и отсутствие программного обеспечения для удаленного управления, точного подсчета напечатанных листов и прочее;
- низкое качество печати.
В течение 1-5 лет использование устаревшего печатного оборудования приводит к дополнительным затратам, значительно превышающим стоимость новой модели. Попытки сохранить не современные принтеры и МФУ часто объясняются их простотой и надежностью. Но редко когда учитывается фактор стоимости ремонта и обслуживания. Гораздо дороже заменить сгоревший блок питания или поврежденный картридж на принтере, который уже не выпускается более 5-10 лет (в продаже оригинальных деталей к нему почти нет). А новые устройства всегда продаются с официальной гарантией от производителя. Это позволит забыть о тратах на преждевременные поломки и экстренное обслуживание в течение 12 месяцев и более с момента покупки.
Практика показала, что дешевле работать с меньшим числом современных и экономичных печатных устройств, чем с большим количеством устаревших и изношенных единиц печатной техники.
Оцените удобство и оптимальность их расположения для сотрудников
Для оптимизации расходов на печать нужно предварительно оценить удобство расположения каждого принтера и МФУ. Это важно, так как от расстановки техники зависит частота ее использования и степень износа. Представьте картину, что на весь большой офис выделена одна комната печати с 10-ю МФУ. Как правило, каждый сотрудник будет подходить к близ стоящему оборудованию ко входу в комнату, игнорируя расположенные в дальнем углу или в другом конце офиса. Поэтому около некоторых единиц печатной техники всегда скапливается очередь, а другие простаивают целыми днями без нагрузки.
Оценка удобства расстановки принтеров и МФУ позволит сбалансировать все оборудование в офисе. Нужно проанализировать потребности каждого отдела или сотрудника в объеме печати и расставить с учетом этой информации печатную технику по офису. И пусть для этого придется выделить несколько квадратных метров пространства около рабочих столов штатных единиц.
Анализ удобства расположения принтеров позволяет избежать банальных ошибок. Например, когда в офис начальнику отдела закупается самый дорогой и современный принтер. А в приемной офиса, где ежеминутно печатаются квитанции и чеки, продолжает стоять древняя «машинка». Несбалансированная расстановка приводит все к той же проблеме, когда одни принтеры перегружены работой и часто ломаются, а другие стоят без работы (но затраты на них все равно идут из-за закупки расходников и периодического обслуживания). Как правило, процесс замены расходных деталей происходит одновременно для всех устройств, независимо от их износа. И на простаивающие принтеры всегда уходит больше денег в соотношении «объем печати в месяц/стоимость планового обслуживания».
Для изучения этого фактора, возможно, потребуется провести опрос среди штатных работников. Пусть каждый сотрудник укажет приблизительный объем печати в месяц и ответит на вопрос, какой принтер для него удобнее расположен. Это позволит составить точную карту размещения печатной техники в офисе или в отдельной комнате.
Составьте план действий по сокращению расходов на печать
План по сокращению расходов – последовательная инструкция с четким описанием шагов по оптимизации процесса печати в отдельно взятом офисе или компании. Он составляется на основании полученной информации от опросов и анализа объема печати (помните, выше было написано о таблице?).
Эффективный план должен содержать в себе ответы на следующие вопросы:
- Какое количество листов печатает каждый принтер в течение календарного месяца?
- Какое количество листов может максимально напечатать каждая единица печатной техники (на основании данных производителя)?
- Сколько и какие принтеры и МФУ нужно заменить на более новые и современные?
- Как должны быть расставлены устройства с учетом потребностей каждого сотрудника или отдела?
- Правильно ли подключены печатные устройства в офисе и до всех ли единиц есть свободный доступ у персонала?
- Соответствует ли объем закупаемой бумаги и других расходных материалов реальному количеству напечатанных листов?
- Какие расходные материалы закупает ваша компания?
- Сколько раз ремонтировали имеющиеся принтеры и МФУ?
- Сколько ремонтов могло быть осуществлено по гарантии, но из-за использования совместимых картриджей пришлось ремонтировать платно?
- Используются ли сотрудниками принтеры, экономически эффективные для компании?
- Сколько в месяц сотрудники печатают в личных целях?
- Сколько расходных материалов сотрудники унесли домой?
- Есть ли в вашем парке печатной техники лишние аппараты?
Даже на этапе сбора информации может возникнуть неожиданная новость. Например, что количество приобретаемой бумаги в реальности на 50% больше реального объема печати. Или что некоторые дорогие принтеры и вовсе не используются из-за неудобного расположения (хотя они были куплены специально для экономии бюджета и оптимизации печати).
В вопросе сокращения расходов и анализа эффективности работы печатной комнаты нет неприоритетных деталей. Любая информация может показать причину перерасхода средств с возможностью дальнейшего уменьшения трат на ремонт и обслуживание печатной офисной техники.
Обложка: ru.freepik.com.
Ваша компания может тратить на организацию печати в офисе до 60% меньше, чем сейчас. Закажите точный расчет процента экономии и узнайте свой план по оптимизации офисной печати.
'/></svg>)
'/></svg>)