26.12.2019
Аутсорсинг печати Оптимизация печати

«Каждому по принтеру» и другие ошибки при организации офисной печати

Содержание

    Если руководство организации задумалось об аутсорсинге, значит, пришло время экономить. Обычно компании выбирают подрядчиков с самым низким ценником за отпечаток. Казалось бы, решение обусловлено логикой, но не для «Бюро офисных машин». Ведь на деле стоимость отпечатка – далеко не гарант экономии. Мы решили поделиться реальными кейсами, где показаны основные ошибки компаний при организации печати.

    Ошибка 1: Чем больше, тем лучше

    Иногда парк печатной техники на предприятии поражает воображение. Он может сразу броситься в глаза, стоит зайти в коридор офиса или заглянуть в первый попавшийся кабинет. В одной из компаний мы решили посчитать соотношение работников и количества печатных устройств – получилось 1,5 принтера на человека. Это реальные цифры.

    Для чего столько? Мы поинтересовались. Как выяснилось, сначала офис обзаводится одним принтером. Когда он выходит из строя или начинает сбоить, на всякий случай появляется второй аппарат. Вдруг работа целого отдела встанет, такого допускать нельзя!

    Если в течение дня отдельный сотрудник должен печатать много и быстро, еще один принтер ставят на его рабочий стол. В этот раз это небольшое устройство для домашней печати. Работнику хватит, зато не будет стоять в очереди у центрального МФУ и тратить время на беготню через весь этаж.

    Система размножения техники на предприятии понятна. Теперь взгляните на фото ниже и оцените масштаб «трагедии». В кабинете три печатных устройства. Каждое рассчитано на печать 30 000 листов в месяц. Когда мы пришли и посчитали суммарный объем печати на всех принтерах, получилось 4500 листов. Речь даже не о том, что справился бы один. Компания могла бы купить аппарат попроще и ничего не потерять. Но об этом немного позже.

    printery-v-ofise

    Еще одна потрясающая картина. Игра под названием «Посчитайте все МФУ в коридоре». Подсказка: за дальним аппаратом прячется еще один…

    mfu-v-ofise

    Что делать: определить реальный объем печати и сопоставить его с техническими возможностями конкретного устройства. Можете посчитать самостоятельно с помощью специальных программ либо обратиться к специалистам – сами придут, все установят, посчитают и предоставят отчет. Между прочим бесплатно.

     

    Ошибка 2: Чем дороже, тем лучше

    Что выбрать: обычный принтер за 20 000 рублей или крутое МФУ за 1,5 млн рублей, созданное по последнему слову техники. Когда руководитель способен оторвать от бюджета миллион, в 80% случаев он предпочтет дорогое устройство. Ведь оно качественнее и должно исправно работать. Однако вопрос в другом: целесообразно ли тратиться на столь продвинутый аппарат, если менее навороченный успешно справится с поставленными задачами.

    Что делать: перед покупкой печатных устройств обратиться за помощью к знающим людям, которые разбираются в параметрах и особенностях техники от разных производителей. Например, компании в Москве и области могут обратиться к нам, почему бы и нет – 27 лет на рынке не прошли бесследно).

     

    Ошибка 3: Чем дешевле, тем лучше

    Экономия на расходниках кажется самым простым и правильным путем к сохранению бюджета. Зачастую компании поступают именно так – закупают недорогие совместимки и обходят оригинальные картриджи стороной. Возможно, вы удивитесь, особенно при сравнении цен, но экономия от покупки совместимых картриджей – иллюзия.

    Разумеется, если взять одинаковое количество оригиналов и совместимок, итоговая стоимость последних окажется меньше. Но это лишь верхушка айсберга. Если бы мы воспроизвели эксперимент из рекламы какого-нибудь чистящего средства и начали бы гонку между картриджами, совместимые быстро уступили бы оригинальным и закончились бы тогда, когда оригиналы только разогнались. Что из этого следует? Да, вам бы понадобилось в 2, если не в 3 раза меньше оригинальных расходников по сравнению с совместимками.

    Рассмотрим на конкретном примере. Наш клиент закупал 8000 совместимых картриджей в год за 5 млн рублей. После перехода на оригинальные он начал закупать 2500 картриджей. В данном случае общие расходы и объемы печати не изменились, но не спешите с выводами! Количество подходов по замене расходников сократилось более чем в 3 раза, качество печати улучшилось и, что важно, воздух в офисе стал чище. Каким образом? Узнать все подробности вы можете в исследовании «Оригинальные тонеры против совместимых!».

    Что делать: Всё просто – перейти на оригинальные расходные материалы. Тем более, это можно сейчас сделать на выгодных условиях.

     

    optimizaciya-pechati-cta
    Оптимизация печати
    Сократите расходы компании на офисную печать

    Ваша компания может тратить на организацию печати в офисе до 60% меньше, чем сейчас. Закажите точный расчет процента экономии и узнайте свой план по оптимизации офисной печати.

    Подробнее
    Игорь Челебаев

    Эксперт по оптимизации процессов печати.

    Популярное

    Подписаться на блог