Вопрос о сокращении расходов на печать становится все актуальнее для бизнеса. Многие руководители ищут способы сбалансировать бюджет офиса, исключив наименее важные статьи расходов. Организация печати в компании любого масштаба – дело затратное. Поэтому всегда есть возможность оптимизировать подобные расходы без потери качества.
Используйте оригинальные комплектующие и материалы
Проблема №1 в корпоративной этике – попытки сэкономить на использовании неоригинальных расходных материалов и запчастей для принтеров и МФУ. По мнению многих руководителей и офис-менеджеров, разница между оригиналом, копией и подделкой – не существенная. А цена отличается в разы. Это неверное заблуждение, которое в дальнейшем приводит только к убыткам.
Для оптимизации расходов на печать необходимо перейти на использование оригинальных комплектующих и материалов. Подделки и даже копии приводят к увеличению дальнейших расходов. Производители печатного оборудования откажут в гарантийном, причем законно, если совместимый картридж хотя бы раз был вставлен в аппарат – современную технику не обмануть не удастся). А копия или подделка ломаются значительно чаще, нежели оригинал. И каждая поломка – это оплата вызова мастера, ремонт, новая деталь и ее доставка. Не говоря уже о том, что на время принтер или МФУ вовсе остаются неработоспособными.
Некоторая переплата за фирменные материалы продлевает срок работы печатного оборудования без необходимости его обслуживания или ремонта. В дополнение, оригинал поставляется только с гарантией от производителя. И даже в случае повторного ремонта переплачивать компании не придется.
Внедряйте системы персональной печати по коду
Еще один метод сокращения расходов на печать – ограничение доступа сотрудников к нецелевому использованию принтеров и МФУ. Существует несколько способов внедрения системы персональной печати по коду (паролю) или ключ-карте отдельного сотрудника.
Первый вариант в примере – самый простой. Все важные документы необходимо шифровать при помощи PIN, без ввода которого на дисплее принтера распечатать не получится. Эта функция актуальна только для устройств с дисплеем и системой ввода (не важно – черно-белый дисплей у принтера или цветной). На каждый документ нужно отдельно вводить пароль через меню печати – свойства принтера. В разделе с хранилищем файлов можно установить персональный PIN.
Еще один способ внедрения персонализации в печатном отделе – использование специального программного обеспечения для принтеров, поддерживающих функцию защищенной печати.
Особенно хорошо это продумано в устройствах HP. Этот производитель предлагает следующие программные решения:
- HP JetAdvantage Private Print;
- HP JetAdvantage Secure Print;
- HP Access Control.
Специальные драйвера печати необходимы для установки паролей на каждом отдельном устройстве. Подобные решения встречаются и у печатного оборудования других брендов.
Альтернативой установки PIN-кода является внедрение полноценной системы защиты печати с доступом по ключ-карте. Но это решение требует аппаратного вмешательства и установки дополнительных средств считывания данных. Это актуально в крупных офисах с больших количеством штатных сотрудников и случайных посетителей.
Оптимизируйте количество печатных машин
От количества используемого печатного оборудования в офисе зависит размер бюджета, выделяемый на их обслуживание. Как показала практика, во многих офисах к покупке принтеров и МФУ подходят без учета детальных расчетов возможности нагрузки. Из-за этого часть устройств и вовсе не используется сотрудниками, а некоторые модели могут чрезмерно эксплуатироваться. Нужно провести подробный аудит количества листов, печатаемых каждым отдельным принтером и МФУ в офисе.
Как это сделать? Использовать специальное программное обеспечение, которое позволяет считать количество отпечатанных листов на отдельно взятом принтере. ПО определяет любое печатное оборудование, независимо от новизны модели и ее стоимости. Точное количество отпечатанных листов за календарный месяц позволит узнать номинальную загрузку принтера.
У каждого оборудования есть заводской показатель максимального количества копий, которые могут быть напечатаны за месяц или за сутки. При превышении этого показателя значительно увеличивается износ деталей устройства. Контроль может показать, что некоторые печатные единицы работают, например, с нагрузкой 150% от положенной нормы, а другие – 20% (так как не популярны среди сотрудников). Поэтому важно узнать при помощи программ реальное число напечатанных страниц и сопоставить это значение с рекомендациями производителя (узнать можно на сайте компании бренда или в инструкции к каждому принтеру).
Задача заключается в том, чтобы все принтеры в офисе работали с нагрузкой до 100%. Если есть устройства с показателем 10-30%, то их можно вывести из оборота, например, продать.
Если нет возможности и желания самостоятельно разбираться с настройкой ПО для контроля печати, можно воспользоваться помощью профильной компании. Специалисты сделают так, что уже через месяц будет точно известно, какие единицы печатного техники нагружены мало, и какие модели можно вовсе убирать. Это сэкономит деньги на их обслуживании. На практике случалось, что до оптимизации в компании использовалось более 200 принтеров в большом офисе, а после этого осталось только 10 без уменьшения объемов печати и преувеличения нагрузки на оборудование.
Передайте организацию печати на аутсорсинг
Один из эффективных способов сокращения расходов на обслуживания принт-сервиса в офисе – передача обслуживания на аутсорсинг. Многие руководители воспринимают это как фиксированную покопийную печать с учетом стоимости замены расходных материалов. Но правильный и современный аутсорсинг – целый комплекс мер, направленный на избавление заказчика от любых проблем с организацией печати.
Что в себя включает грамотный аутсорсинг:
- Оптимизация печатного оборудования (определение точной нагрузки, уменьшение количества принтеров при необходимости, обновление техники).
- Быстрая реакция на выходы устройств из строя (ремонт, обслуживание и замена техники входят в стоимость услуг).
- Точная статистика по количеству напечатанных страниц.
- Выгодные условия по приобретению расходных материалов.
- ИТ-сопровождение и услуги по внедрению систем управления печатью, настройка печатного оборудования и др.
Грамотный аутсорсинг начинается не с того, что потенциальный исполнитель называет стоимость печати одной копии и все. Специалисты изначально проводят детальный анализ, определяют “мертвые” и малоиспользуемые принтеры, оптимизируют парк техники. А еще аутсорсеры внедряют собственные инновационные решения, которые позволяют защитить компании от неверного количества закупаемых расходных материалов. Впоследствии передача обслуживания печатного отдела на аутсорсинг позволяет сэкономить до 30-40% на расходах на бумагу, тонер и ремонт техники.
Нередко специалисты предоставляют возможность полностью обновить парк печатной техники без инвестиций со стороны компании. Речь идет о продаже или замене устаревших моделей на технологически новые, взятые в лизинг или аренду. Решений существует много. И результат сокращения расходов при аутсорсинге зависит от конкретной ситуации в офисе каждой компании.
Арендуйте современное печатное оборудование вместо инвестиций в закупки новых моделей
Выше уже было упомянуто о возможности использования арендного печатного оборудования вместо приобретения нового. Многим покажется это решение нерациональным. Мол, стоимость аренды за 1-2 года превысит цену самого принтера. Но это не так. Здесь нужно учитывать и разницу между технически устаревшим печатным оборудованием и современными моделями. Изношенные механизмы и старые технологии приводят к повышенному расходу тонера. А любая поломка или необходимость обслуживания – дополнительные траты. Если принтер уже не выпускается, то купить на него оригинальные комплектующие сложно. И стоить они будут в 3-4 раза больше, чем на актуальную технику.
Преимущества аренды заключается в том, что технически современные модели экономят тонер и находятся на гарантии (не нужно дополнительно тратится на их ремонт в случае поломки). К тому же, можно продать старую технику. Бюджета хватит на долгое время оплаты аренды новых принтеров, что позволит компании вовсе на время избежать дополнительных затрат на печать. А еще современные устройства поддерживают программное обеспечение для контроля печати (например, можно установить блокировку для защиты от нерационального использования принтеров в личных целях).
Обратите внимание, что обновленные линейки принтеров и МФУ крупнейших производителей обладают повышенной работоспособностью. Их максимальная нагрузка гораздо выше, чем у моделей 5-10-летней давности. Поэтому, например, 10 принтеров можно заменить 5-ю устройствами в аренде. Но с выбором самых актуальных линеек с расширенным функционалом.
Опытные специалисты по аутсорсингу печати всегда помогут подобрать актуальное и экономически выгодное решение.
Внедрите печать документов с двух сторон
Экономия на печати должна быть комплексной. Часто в комплекс используемых мер входит налаживание процесса использования обеих страниц для печати документов. Сотрудники далеко не всегда бережно относятся к бумаге, нерационально ее используя даже для менее важных документов. И если документация предназначена только для внутреннего использования, то можно использовать двухстороннюю печать. Это позволяет сэкономить до 30% расхода на бумагу на весь офис. Если ежемесячно закупаются десятки тысяч листов, то это уже весомая экономия.
Порой даже большие документы на 10-20 и более страниц печатаются по стандарту с одной стороны. Затем, например, скрепляются степлером и отправляются по назначению. Это незаметный фактор завышенных расходов бумаги. Мало кто обращает на это внимание. Но когда дело доходит до комплексного анализа и подсчетов, становится понятно, что подобная расточительность съедает половину бюджета на печать в офисе.
Поэтому можно программно настроить только двустороннюю печать для документов с несколькими страницами. Специалистами это настраивается достаточно быстро. Как правило, такая опция вносит значительную лепту в сокращение расходов на печать.
Каждый описанный выше метод экономии может показаться мелочным и малозначимым. Но попробуйте суммировать результат каждой подобной оптимизации. И на деле получится сэкономить до половины всех расходов на процесс печати в офисе. Если речь идет о десятках и сотнях сотрудников, то это вопрос достаточно больших денег. Перспективы сокращения расходов на печать на сегодняшний день объективно оценивают не все. Но они 100% есть в каждой компании и наши специалисты готовы рассчитать процент экономии для вашей организации и оптимизировать работу печатного отдела.
Обложка: ru.freepik.com.
Ваша компания может тратить на организацию печати в офисе до 60% меньше, чем сейчас. Закажите точный расчет процента экономии и узнайте свой план по оптимизации офисной печати.
'/></svg>)
'/></svg>)