26.05.2020
Аутсорсинг печати

Аутсорсинг печати: что вы получите, обратившись за услугой

Содержание

    Аутсорсинг печати или управляемые услуги печати (MPS) – комплексная услуга, освобождающая компанию от любых проблем, связанных с оргтехникой и печатью документов. В задачи компании-аутсорсера входит обеспечение заказчика оборудованием и расходными материалами, своевременным обновлением ПО, техническим обслуживанием, мониторингом расходов и объемов печати – все, что делает печать документов бесперебойной и качественной.

    Аутсорсинг позволяет освободить от неплановой нагрузки внутренний персонал компании, сократить парк техники и снизить расходы, максимально оптимизируя процессы печати. Компании, предоставляющие услугу аутсорсинга, как правило, напрямую сотрудничают с ведущими вендорами, поэтому могут предложить более квалифицированную консультацию. Также данные компании имеют возможность устанавливать у заказчика специальные, недоступные к открытой продаже модели аппаратов, которые делают предложение еще более выгодным в стоимости.

    Как рождается проект решения

    Проект решения по аутсорсингу печати требует тщательной подготовки. В первую очередь, необходимо внимательно посчитать, сколько вы печатаете. Для этого аутсорсер проводит цифровой мониторинг с помощью специальных программ для автоматического учета данных. Аудит, который в дальнейшем проводится по результатам цифрового мониторинга, позволяет собрать всю необходимую информацию о парке техники, разобраться с текущими расходами, объемом печати. От того, насколько подробно и корректно будут собраны и проанализированы данные, зависит успех всего проекта.

    1. Изучение инфраструктуры печати заказчика: 
      – прежде, чем применять современные технологии, мы осматриваем все печатные устройства лично, проводим так называемый, ручной аудит;
      – после устанавливаем специальное ПО, которое начинает автоматизированный сбор данных (собираются только данные о параметрах печати, “что” печатается не доступно для данного ПО);
      – проводим  опрос пользователей: мнения имеют значения для составления полноценной картины. Например, почему на рабочем столе каждого сотрудника стоит по принтеру, а не одно-два МФУ на весь кабинет. Эта информация также является действенным инструментом, когда начинаются возражения из разряда «мне так удобно». Экономия предприятия, как правило, мало интересует сотрудников.
    2. Обработка и анализ полученных данных:
      – выявляем проблемы, требующие решения;
      – обрабатываем анкеты мнений;
      – составляем подробный отчет проведенного аудита для заказчика.
    3. Разработка решения:
      – разрабатываем детальное представление будущей конфигурации;
      – представляем одно или несколько решений, включая план расстановки оборудования.

    В результате, заказчик получает полное представление о своей инфраструктуре печати, варианты профессионального решения по организации печатного процесса, готовое ТЗ для объявления конкурса и надежного делового партнера-профессионала.

    Плановая профилактика и осмотр оборудования, его своевременная замена, так же как и замена расходников являются неотъемлемой частью услуги на протяжении всего периода действия договора.

     

    Кроме того, все это время не прекращается сбор и анализ поступающих с устройств данных по объему печати и расходам заказчика. Статистика не уходит «в стол», она обсуждается при личных встречах подрядчика и заказчика и служит основой для оптимизации процессов печати.

    На рынке услуг аутсорсинг печати обычно понимают как сервисное обслуживание, покопийная оплата печати и поставка расходников. Да, это минимальный набор задач, который может предложить аутсорсер. Но называть это аутсорсингом в полной мере – неверно. 

    Аутсорсинг печати очень часто путают с покопийным сервисом. Покопийный сервис направлен на то, чтобы брать деньги за отпечатки без акцента на качество отпечатков, информационную безопасность и бесперебойность процессов печати. 

    Аутсорсинг – это управление всем процессом печати. Как вы оплачиваете эту услугу – вопрос сторонний. Но при грамотном аутсорсинге подрядчик обязательно проанализирует ваши расходы на печать и предложит решение по их сокращению. 

    Польза аутсорсинга

    Для аутсорсинга нет четко определенного контингента пользователей: будет ли это небольшой офис, где стоит четыре принтера и два МФУ, или огромная корпорация с численностью в тысячу единиц техники. Использование услуги будет интересно всем, кто заинтересован избавить себя от возни с оборудованием, и при этом получать качественные отпечатки. Ведь что бы ни говорили о том, что пора переводить документы на цифру, бумага по-прежнему остается неизменным материальным носителем. Те же закрывающие документы для налоговой, договора и прочая документация, которая должна длительно храниться, печатаются на бумаге. И качество в таких случаях играет далеко не последнюю роль.

    Аутсорсинг позволяет оптимизировать затраты до 60%. Секреты такой экономии достаточно просты:

    • вы не тратите лишние средства на приобретение оборудования. Это удобно и выгодно, потому что покупая технику без предварительного анализа своих печатных нужд, вы рискуете здорово прогадать;
    • специальное оборудование, предназначенное для аутсорсинговых проектов, позволяет экономить на расходниках за счет их большего ресурса. Такое оборудование, как правило, недоступно в открытых продажах;
    • оборудование не ставится на баланс предприятия, поэтому отсутствуют амортизационные расходы, в том числе и налоговые отчисления на имущество;
    • схема бюджетирования прозрачна и легко прогнозируется, полностью отсутствуют внеплановые расходы на внезапные поломки;
    • у вас не болит голова, где хранить запасное оборудование, а значит, вы не тратите деньги на дополнительные складские помещения, все, что остается у вас на хранении – оперативный запас расходных материалов, пополнение которого – наша задача;
    • вы не занимаетесь административными работами и расходами (подготовка и проведение тендеров, заключение договоров на поставки);
    • мониторинг всего печатного парка возможен одним администратором из ваших сотрудников прямо на его рабочем месте.

    Большую экономию приносит использование системы контроля и управления печатью. Она позволяет экономить рабочее время сотрудников и становится единым инструментом для работы со всем парком техники. Удаленный доступ через web, автоматический поиск доступных устройств печати, простой и интуитивно-понятный русскоязычный пользовательский интерфейс – все это в разы ускоряет и упрощает пользователям работу с устройствами. Печать становится централизованной, а излишняя и личная печать сотрудников значительно снижается или прекращается вовсе.

    Можно настроить безопасную печать (даже нужно!). Тогда доступ к функциям копирования и сканирования будет заблокирован системой до тех пор, пока пользователь не авторизуется и не получит разрешение доступа к устройству. При этом данные, курсирующие между сервером и терминалом, будут защищены и зашифрованы.

    Аутсорсинг – это универсальное, простое и удобное для пользователей решение для вашего бизнеса.

     

    Гарантия защиты данных

    Безусловно, многие компании беспокоятся за свои данные и поэтому боятся передавать процесс управления печатью сторонней организации. Но аутсорсер со своей стороны подписывает NDA (соглашение о неразглашении). В «Бюро офисных машин» это обязательная процедура. Кроме этого, программное обеспечение имеет как правило Техническая документация (White paper). На режимных объектах при установке такого ПО его дают на проверку специалистам «первых отделов» или ограничивают функционал (инфраструктурно или программно аппаратным способом закрывают доступ к интернету) в зависимости от требований по безопасности.

    Кроме того при аутсорсинге печати специалисты также рассматривают каждую единицу печатной техники на возможность обеспечить необходимый уровень защиты информации в компании. Защиту от современных угроз может обеспечить только современный аппарат. Именно поэтому очень важно интересоваться у подрядчика, какое оборудование он вам ставит. 

    Для сравнения, посмотрите, сколько разработок по защите данных имеют современные мобильные устройства: и распознавание по лицу, и отпечаток пальца, пароли, графические ключи, распознавание голоса и т.д. До сих пор во многих офисах стоят принтеры, которым уже по 10-15 лет. И заказчики радуются тому, что их техника так живуча. Вот только в нем протокол данных открыт. И через этот незащищенный протокол принтер можно взломать, запустить на нем управляемый файл через  команду вместе с вордовским документом и использовать технику по своему усмотрению. 

    Принтер стоит в первых рядах по утечке секретной информации в компаниях. И чаще всего виновниками этого становятся сотрудники (53,5%), которые находятся внутри организации. И не всегда это происходит преднамеренно. 

    Сеть может быть защищена извне, но этого недостаточно. Используйте возможности современного принтера: шифрование при печати, запуск печати только после авторизации пользователя, шифрование жесткого диска принтера. 

    Другой немаловажный момент – предназначение самой техники. Очень часто в офисах банка стоят аппараты, которые вообще не предусмотрены для работы с конфиденциальными данными. Они расположены на столах операционистов, потому что компактные и сотруднику не нужно бегать на другой край офиса за бумагой. Но эта техника разрабатывалась исключительно для домашнего использования и о какой-либо сохранности коммерческой тайны здесь и речи не идет! А между тем, бумажный носитель по проценту небезопасности перегнал электронную почту – 4,8% против 1,7%. 

    Если говорить о хищении информации по умыслу, то пользователи прекрасно знают, что за браузером следят системы безопасности, в то время как распечатанный документ легко вынести, отсканировать, распознать, продублировать – приложений для дальнейших махинаций с печатью в наше время хватает.

    Как отличить хороший аутсорсинг от плохого

    Обращаясь в аутсорсинговую компанию, клиент подразумевает, что качество оборудования и печати в любом случае будут безупречными. Поэтому компании-аутсорсеры, в первую очередь, слышат вопрос: какова цена отпечатка? И происходит следующее: заказчик оценивает целесообразность перехода на аутсорсинг печати, основываясь только на цене отпечатка, а поставщик пользуется моментом и устанавливает низкую цену отпечатка без точного расчета реальных объемов печати, посчитав только стоимость картриджа и ремонтных работ. 

    Так появляются:

    • совместимые картриджи;
    • старая печатная техника;
    • сервис очень низкого качества, поскольку никого не интересует какой он;
    • манипуляции с отчетностью и объемами предоставленных услуг, потому что для клиента эти данные не имеют значения.

    Аутсорсеры отталкиваются напрямую от заинтересованности клиента. Раз клиенту неважно, то какая разница самому подрядчику? По факту, стоимость услуг для клиента снижается вместе с качеством печати и обслуживания. Почему? Судите сами.

    Низкая стоимость печати подразумевает использование дешевых расходников, а дешевые расходники ведут к низкому качеству отпечатков (с полосами, точками, грязью). Бесперебойность, которую должен обеспечить аутсорсер, организуется за счет скорости устранения неполадок. По крайней мере, так часто думают клиенты. 

    А подрядчик предлагает обзавестись инженером, который по факту работу никак не ускоряет: вы тратите время на вызов мастера, составление заявки, ожидание мастера, препровождения его на место, контроля его работы, сопровождения на выход, организации вывоза оборудования, если в этом есть необходимость и т.п. Это еще следует учесть, что большинство крупных офисов может решать такие проблемы только в нерабочее время. То есть привлекать сотрудника, который будет ответственным за инженера. В свою очередь это влечет временные затраты. 

    Чтобы избавить клиента от операционных задач, исполнитель берет на себя закупку расходников и реагирует на вызовы при сбоях техники, но на деле заказчик опять же тратит время на составление бумаг на ремонт и заявок на покупку картриджей. Старое оборудование мало того, что не обладает надежной защитой документов, но еще и часто заправляется совместимыми картриджами, от чего дает сбои, зажевывает бумагу, пачкает ее. 

    В результате отпечаток летит в мусорку, сотрудники пытаются исправить неполадку, а заказчик получает комбо по затратам, потому что повозившись с таким оборудованием, сотрудник придет и попросит дополнительное. Безусловно, картридж можно поменять и самостоятельно, но не 1-3 раза в неделю, а 1 раз в 3-4 месяца! А техника должна быть такой, которая не напрягает пользователя, выполняя свои задачи без нареканий.

    Чтобы не получить горький опыт и не разочароваться в настоящих помощниках вашего бизнеса, задавайте вопросы, ведите диалог с теми, кому вы доверяете печься о своих расходах:

    • уточняйте, какую именно технику и почему подрядчик ставит в ваш офис;
    • что даст система контроля печати, которую подрядчик планирует устанавливать (и планирует ли);
    • какие расходники будут использоваться, как планируется их закупка;
    • попросите предоставить план профилактических работ, поинтересуйтесь, чем он выгоден.

    На что еще стоит обратить внимание, когда выбираете подрядчика, даже если это не компания-аутсорсер, а компания, которая будет регулярно проводить плановое ТО вашего оборудования и снабжать расходными материалами. Обращайте внимание на:

    • системный подход;
    • на то, как будет обеспечиваться непрерывность услуг и то, какими средствами будет обеспечиваться надежность;
    • есть ли у компании сервисные специалисты, прошедшие обучение работе с тем брендом, который они устанавливают, как давно они проходили это обучение;
    • сколько специалистов в штате, есть ли у них собственный транспорт или они используют курьерскую службу, если да, то какую.

    Это вопросы, которые нужно задать. Компания, которая давно и честно работает, расскажет и покажет вам свои сертификаты и с гордостью их продемонстрирует, потому что даются они нелегко и недешево. В некоторых случаях обучение стоит несколько тысяч долларов, и это только на один тип устройств, а таких типов устройств в модельном ряду каждого производителя очень много.

    Аутсорсер должен решить внутренние потери организации, а не добавить их. Качественный аутсорсинг – это когда исполнитель, который взял на себя функцию аутсорсера, выполняет задачу так, чтобы вы получили себе ту самую качественную печать и сканирование, которые позволят выполнять ваши основные процедуры. Ведь большинство заказчиков аутсорсинга не занимаются непосредственно печатью, отпечаток им нужен только для того, чтобы сопроводить свою сделку при продаже услуги. 

    Четкий, качественный и безопасный отпечаток – показатель качества услуг компании. Вот пример: отпечаток с описанием автомобиля в салоне – с полосами и засветами, грязный. Сотрудники, печатавшие документ, видели этот дефект и их не смутило – ну бывает, что-то не так в принтере. Они поместили документ рядом с автомобилем, выставленным на продажу. И каждый заходящий в отдел продаж, желающий приобрести BMW X5 M за 8 или 9 миллионов рублей, видит вот такое качество печати. У него подсознательно возникнет вопрос, а все ли нормально в том дилерском центре. И дальше по списку: а масло, детали, которые они будут менять, тоже такого же качества? 

    Так устроено наше подсознание, визуализация имеет не последнее место в принятии окончательного решения. Конечно, пользователи, которые печатали эти листы и понятия не имеют, что есть какой-то подрядчик, который отвечает за качество печати их принтера. Да и вы, как руководитель, не сможете донести это до всего штата, хотя именно они должны привлекать подрядчика к решению такого рода проблем. Иначе, за что же вы платите аутсорсеру?

    «Скупой платит дважды», – идеальное описание ситуации, когда хочется экономить на услуге. Ведь взамен можно не рассчитывать на большее, чем:

    • плохое качество отпечатка,
    • частые ремонты принтера;
    • сбои в работе сотрудников.

    А ведь аутсорсинг печати должен решить проблему с этими самыми внутренними потерями.


    Обложка: ru.freepik.com

    autsorsing-pechati-cta
    Аутсорсинг печати
    Организуем печать документов для ваших сотрудников

    Обеспечим вашу компанию печатным оборудованием и расходными материалами, своевременным обновлением ПО и техобслуживанием.

    Подробнее
    Игорь Челебаев

    Эксперт по оптимизации процессов печати.

    Популярное

    Подписаться на блог