13.08.2020
Расходы на печать Покопийное обслуживание

Зачем компании знать, сколько стоит печать одной страницы в ее офисе

Содержание

    Стоимость одного отпечатка – та единица отсчета, из которой складывается ваша дешевая или дорогая печать в офисе. Простая арифметика, которой мало кто пользуется, потому что нет понимания, как высчитать этот показатель. Но незнание стоимости одного отпечатка приводит компанию к ненужным расходам. 

    Почему никто не знает себестоимость печати одной страницы

    По данным IDC, рынок устройств печати в России с 2018 года увеличился более чем на 10%. Активность использования принтеров и МФУ в офисах малого, среднего и крупного бизнеса только возрастает. Несмотря на прогнозы, которые строят уже более ста лет, предрекая смерть газетам из-за радио, смерть телевидению из-за интернета, теперь и смерть бумажного носителя, который на самом деле никуда не денется. Бумага остается наиболее надежным носителем информации. Доказательство: государственные органы до сих пор ставят во главу всего бумагу: если нужно что-то подтвердить налоговой, именно наличие бумажного носителя с печатью и подписью в архиве компании гарантирует, что никакой ее сбой в ПО (компании или налоговой) не повлечет за собой последствий и санкций.

    Уследить за всеми расходами на организацию процесса печати в компании трудно из-за большого оборота печати. Как правило, бухгалтерия учитывает только общие траты на закупку бумаги, замену картриджей и ремонт техники. Но практика показывает, что этого недостаточно. Конечно, можно суммировать все расходы на обслуживание печатных устройств и закупку бумаги за один месяц, и вывести среднее значение. Но полученная сумма никогда не будет точно отображать, во сколько обходится печать каждой страницы в офисе.

    Что не учитывают компании при попытке расчета себестоимости печати:

    • расходы на мелкий ремонт принтеров и МФУ, который выполняется IT-отделом или другими сотрудниками офиса;
    • реальный расход картриджа. Если он "совместимый", то работает меньше заявленного ресурса;
    • количество испорченных отпечатков. Если отпечаток испорчен принтером, значит он увеличил расход компании на 1 лист, следовательно плохо отпечатанные листы плюсуются к общим издержкам аппарата и увеличивают стоимость отпечатка на нем;
    • расход электроэнергии. Принтеры с хорошими показателями энергоэффективности значительно снижают издержки, особенно это заметно на периодах измеряемых в месяцах и годах.

     

    Для чего нужно знать себестоимость печати одной страницы

    Точный расчет себестоимости одной напечатанной страницы выгоден любой компании, независимо от количества установленных принтеров и МФУ. Это позволит планировать бюджет офисных расходов, контролировать неучтенные расходы и снизить их. 

    Сегодня многие провайдеры обеспечения корпоративной печати предоставляют услуги с фиксированной ценой одной напечатанной страницы. То есть компания платит только за фактически отпечатанные листы. Просчет себестоимости позволяет понять, какой формат обслуживания корпоративной печати наиболее удобен и экономически выгоден. 

    Без знания точных цифр невозможно провести грамотный аудит и мониторинг с целью оптимизации печати в офисе. Экономить на печати всегда можно и нужно, даже если речь идет о небольших объемах траты бумаги в месяц. Знание себестоимости позволяет определить КПД каждого отдельно взятого печатного устройства. Ведь иногда обслуживать устаревшее МФУ дороже, чем приобрести новую экономичную модель. 

    Когда определена стоимость печати одной страницы, есть возможность экономии и оптимизации этого процесса. Так как существуют стандартизированные цифры, которых можно добиться при грамотном планировании и мониторинге процесса печати со стороны руководства или ответственных менеджеров. 

    Финансовые показатели организации печати помогают определить честность и добросовестность сотрудников. Завышенная себестоимость может указывать на нерациональное использование бумаги, постоянную печать в личных целях, замену тонера и обслуживание принтеров не в положенный срок, а также некачественный ремонт устройств. Для этого недостаточно просто знать, на какую сумму закупается бумаги в месяц и сколько денег уходит на обслуживание принтеров за тот же период. 

    Понимание стоимости покопийной печати помогает и в поиске потенциальных подрядчиков. Например, если появилось желание или необходимость перейти именно на такой формат работы, когда одна компания полностью ответственна за работу печатных устройств и их обслуживание. Оценка себестоимости важна для сравнения и выбора наиболее выгодного предложения. 

    Если точно знать стоимость покопийной печати в офисе, то всегда можно понимать, на сколько приблизительно эту цифру можно снизить. Для этого есть множество способов оптимизации, но приступать к грамотной экономии на печати можно только со знанием отправной точки. 

    Как правильно рассчитать стоимость одной страницы 

    Аудит – единственный способ точно рассчитать стоимость печати одной страницы. Выполнить эту работу в рамках одного рабочего дня невозможно. При проведении аудита учитываются многие детали, включая:

    • объем закупаемой бумаги и остаток на конец месяц;
    • расходы на любой вид обслуживания принтеров и МФУ;
    • затраты на тонер за определенный период времени;
    • реальное количество отпечатанных страниц.

    Обратите внимание, что без попыток просчитать точную себестоимость покопийной печати во многих офисах даже не знают, сколько на самом деле печатается листов за тот или иной период. Например, на склад может закупаться больше бумаги, чем это требуется, а в реальности принтеры печатают гораздо меньше предполагаемого объема и так далее.

    Знание стоимости одной отпечатанной страницы в точности до копейки – это первый шаг на пути оптимизации и экономии. Главный инструмент для этого – профессиональный аудит. Стартует процесс аудита с мониторинга печати, когда специальное программное обеспечение (например, Ekm insight или HP sds) фиксирует фактическое число сделанных отпечатков. После сбора данных начинается их сопоставление с финансовыми параметрами и анализ. Процесс мониторинга и последующего аудита инфраструктуры печати можно провести самостоятельно или доверить специалистам. 


    Обложка: ru.freepik.com.

    мониторинг печати
    Аутсорсинг печати
    Узнайте реальную себестоимость печати в своей компании

    Специалисты в сфере офисной печати рассчитают себестоимость печати в вашей компании с точностью до копейки.

    Подробнее
    Ирина Шаравская

    Эксперт по классическим контрактам и стандартам качества печати.

    Популярное

    Подписаться на блог