Кейс: как правильно обновлять печатную технику в офисе

На что обращают внимание ответственные люди в компании, выбирая принтер или МФУ? В первую очередь на параметры: ч/б или цветной, струйный или лазерный. Во вторую – на цену: укладываемся в выделенный бюджет или нет. В третью – … А вот дальше уже мало кто заходит. Но именно характеристики третьей очереди делают процесс выбора техники рациональным.

Как правильно выбирать печатную технику, чтобы обеспечить в офисе бесперебойный процесс печати для своих сотрудников и при этом не потратить лишнего, мы покажем на примере одного из наших кейсов.

История клиента

История наших взаимоотношений с клиентом началась в 2011 году с вопросов разового ремонта печатной техники – специалист вызывался в офис, когда принтер уже не работал. Клиент надеялся, что инженер оперативно приедет и быстро решит проблему, но если техника не находится на контрактном обслуживании, то обслуживающая компания не обладает информацией о состоянии принтера и не держит у себя детали, которые могут выйти из строя в ближайшее время. Оперативный ремонт в таком формате обслуживания не возможен. 

Оставшись без принтера, сотрудники офиса шли печатать в соседний отдел, существенно увеличивая нагрузку по печати и без того усталой машины. В результате техника соседей не выдерживала и также отправлялась в ремонт. 

Пытаясь выбраться из водоворота поломок принтеров и МФУ, отдел IT закупал новое оборудование, рассчитывая на бесперебойность работы. Но зачастую это было оборудование, рассчитанное на меньшие объемы печати, которое все также не выдерживало нагрузок. 

За годы у клиента сформировался весьма разносторонний парк оргтехники: 

1. МФУ Brother MFC-8860DN
2. МФУ Brother MFC-7860DWR
3. МФУ Xerox WorkCentre 5020DN
4. МФУ Xerox WorkCentre 5855
5. МФУ Ricoh Aficio MP 201SPF 415740
6. МФУ Ricoh Aficio SP С240SF 406444
7. Принтер Ricoh Aficio SPC430DN
8. Принтер Epson L800
9. МФУ Kyocera FS-C2126MFP+
10. Копировальный аппарат Kyocera KM-1500 022DC513

Отсутствие унификации печатной техники создавало свои проблемы: необходимо было закупать разные виды расходных материалов, контролировать их запасы и разбираться в особенностях эксплуатации каждой отдельной единицы оборудования. 

К сложностям настраивания процессов печати со временем добавилась и массовая поломка устройств. В какой-то момент ремонт нерабочей устаревшей техники стал нецелесообразным. Дешевле было закупить новое оборудование. Вопрос встал для клиента ребром и он обратился к нам за помощью.

Решение для клиента

Леком предложило клиенту единственно верное решение его проблем с печатью – заменить весь парк техники, но не старыми приемами, а исходя из нагрузок по печати в каждом отделе. Такой процесс мы называем оптимизацией печати, так как он нацелен не только на обеспечение бесперебойности работы, но и сокращение расходов на печать. 

Собрав все необходимые данные по объемам и целям печати в отделах, мы подобрали комплект из 4-х машин: 

• 2 цветных МФУ HP PageWide Pro 477dw.
• 2 черно-белых МФУ HP LaserJet Pro – M426fdn и MFP M428fdn.

В итоге, четыре унифицированных МФУ полностью заменили 10 разнокалиберных печатных машин. Новые принтеры были распределены по 5 рабочим группам: одно цветное устройство было установлено в бухгалтерию и дирекцию, второе – в IT-отдел, монохромные МФУ заняли свои места в отделе юристов и в департаменте проведения мероприятий. 

Также с клиентом был заключен договор на плановое обслуживание печатной техники, которое гарантирует оперативную и качественную поддержку нового оборудования в исправном состоянии. По договору наш инженер выезжает к клиенту по согласованному графику и производит:

• диагностику всех узлов и блоков аппарата;
• замену деталей по ресурсу, согласно сервисной документации аппарата;
• очистку аппарата от загрязнений; 
• проверку работоспособности аппарата в целом и его отдельных опций. 

По результатам всех плановых работ клиент получает акт с указанием дальнейших рекомендаций по эксплуатации. 

Результат оптимизации

С момента оптимизации процессов печати у клиента прошло уже 2 года. За это время не было больше ни одного сбоя, оборудование работает исправно и требует только своевременной замены картриджей. 

Процесс поставки и замены картриджей по договору также ведется специалистами Леком. При этом клиенту не требуется сообщать нам о необходимости замены. Мы контролируем процесс благодаря установке специализированного ПО на МФУ, позволяющее получать актуальную информацию по состоянию узлов и объему оставшейся краски в устройстве удаленно в режиме онлайн.

Помощь специалистов

Профессиональный подбор печатной техники в ваш офис

Специалисты Леком подберут принтеры, МФУ и плоттеры, опираясь на нюансы работы ваших сотрудников. 

Заказать