11.05.2020
Оптимизация печати

Оптимизация печати: что это такое и для каких компаний подходит

Содержание

    В последнее время бизнес столкнулся с острой необходимостью сокращения нерациональных расходов в офисной деятельности. Один из способов сократить бюджет компании заключается в грамотной оптимизации процесса печати. Несмотря на внедрение электронного документооборота, корпоративный расход бумаги и тонера не снижается. Поэтому спрос на печатное оборудование и комплектующие сохраняется. Но как не переплачивать за покопийную печать и обслуживание принтеров?

    Что следует понимать под оптимизацией печати

    Первым делом нужно понять, что имеется в виду под «оптимизацией печати». Этот процесс подразумевает полный аудит инфраструктуры печати с учетом всего печатающего оборудования, оценки стоимости отпечатка на нем и измерений показателей эффективности действующего парка в целом. И на основании аудита проводится сокращение нерациональных расходов, повышение КПД каждого установленного принтера и МФУ и улучшения качества печати в целом. 

    Некоторые предприниматели уже сталкивались с таким понятием, как аутсорсинг печати. Ее частью и является оптимизация. Но в этом случае управление печатным оборудованием передается независимым специалистам. Они проводят комплексный аудит, подсчеты, а также занимаются обслуживанием техники, ее своевременной починкой, заменой расходных материалов. Конечная задача аутсорсинга – полностью снять все заботы с заказчика по управлению печатью. Оплата фактически происходит за каждую отпечатанную страницу, и туда уже включены сопутствующие расходы (возможно, даже стоимость печатного оборудования – зависит от условий и выбранной программы сотрудничества).

    Оптимизация печати в данном случае подразумевает не комплексное управление принтерами, а сокращение расходов с предварительным аудитом. На выходе заказчик получает гарантированно более низкую плату за покопийную печать и обслуживание оборудования. Сэкономленные средства на печати, как правило, достаточно ощутимы и будут заметны в цифрах бюджета компании. Как показывает реальный опыт, в любом офисе, где есть принтеры можно провести эффективную оптимизацию и сократить расходы на печать от 10% и выше.

    Кто занимается оптимизацией печати

    Оптимизация печати – сложный процесс, который требует от исполнителей узкоспециализированных знаний и опыта в анализе работы принтеров/МФУ. Некоторые руководители или предприниматели пытаются самостоятельно сократить расходы на каждый отпечатанный документ. Это может иметь положительный результат. Но нужно понимать, что входит в этот процесс, и почему грамотная оптимизация невозможна «на коленке». 

    Дело в том, что провести предварительный анализ трудно без соответствующего опыта и готовых кейсов. Ведь нужно учитывать расходы не только на бумагу и тонер, но и времязатраты, заминки работы компании, перерасходы из-за некачественных картриджей и не 100%-ную загрузку печатного оборудования, отсутствие корректно настроенных политик печати, неправильно выбранные модели принтеров под существующие задачи, принтеры с излишне высоким потреблением электроэнергии. Каждая мелочь приводит к повышению себестоимости отпечатанных страниц. И для сокращения расходов нужно определить наиболее уязвимые точки в организации офисной печати.

    Гораздо больший результат от сокращения расходов на печать будет заметен, если доверить это специалистам. Услуга уже давно востребована, ею пользуются руководители и предприниматели бизнеса разной сферы деятельности. Нанятые исполнители проведут полноценный аудит и оптимизируют работу офисной печати. Гарантия результата и подробный отчет – дополнительные бонусы, которые предоставляются заказчикам услуги.

    Но есть и другая альтернатива. Как было написано выше, услуга оптимизации входит в комплексный аутсорсинг корпоративной печати. На практике всегда дешевле передать управление печатным отделом специализированной компании. Она не только оптимизирует весь процесс, но и снимет с офис-менеджеров и руководителей головную боль относительно обслуживания принтеров, их ремонта и закупки расходных материалов. 

    Компании, которые занимаются оптимизацией печати и комплексным аутсорсингом, имеют банк готовых кейсов с примерами и конкретными цифрами. С этими данными можно предварительно ознакомиться. Это поможет руководителям и предпринимателям понять, какого результата они смогут достичь.

    Что входит в услугу оптимизации печати

    В понятие оптимизации входит предварительный анализ и точный подсчет себестоимости печати. Нельзя просто посчитать расходы на тонер и картриджи, поделив сумму на количество закупаемых листов бумаги. Дополнительно нужно посчитать КПД каждого принтера и МФУ, рассчитать их реальную нагрузку и сопоставить с рекомендованной производителем. 

    Уже на этом этапе специалисты получают доступ к офисным принтерам и МФУ. Предварительно заключается договор, в котором прописаны обязанности и ответственность сторон. Важной деталью является подписание NDA (документ о неразглашении корпоративной информации). Поэтому даже крупным заказчикам не стоит переживать за доступ сторонних специалистов к печатной технике.

    Проблема многих офисов заключается в наличии целого «зоопарка» печатной техники. Установленные принтеры и МФУ разных моделей и от различных производителей затрудняют их обслуживание, делают его более дорогим и трудоемким. Поэтому обязательный этап оптимизации печати – анализ целесообразности каждой единицы техники. Специалисты по результатам аудита вынесут свой вердикт – какие модели лучше убрать или заменить. Ведь иногда используемые принтеры имеют слишком низкий КПД. Они часто ломаются, а оригинальные комплектующие на них очень дорогие. Порой многофункциональные, дорогие и устаревшие принтеры увеличивают себестоимость печати. И это не заметить, пока не провести оптимизацию. 

    Также нужно рассчитать время, затрачиваемое сотрудниками на печать и решение возможных поломок (например, исправление замятий бумаги). Представим ситуацию, когда секретарь или офис-менеджер подходит к принтеру для печати документации. И в этот момент происходит замятие бумаги или устройство попросту выдает ошибку с неизвестным кодом на дисплее. Что происходит в таком случае? Сотрудник сообщает о проблеме IT-специалисту или другому ответственному лицу. В итоге мы имеем потраченное время нескольких сотрудников и перерасход, связанный с вызовом IT-мастера или даже сторонней ремонтной организации. 

    Оптимизация проводится для того, чтобы минимизировать подобные случаи. Аналитики просчитывают полезность и работоспособность каждой единицы оборудования, определяют себестоимость печати на отдельных устройствах и предлагают реорганизацию без дополнительных затрат. Грамотная оптимизация никогда не приводит к обычной замене устаревших принтеров новыми и дорогими моделями. Это нерационально. 

    В себестоимость печати входят и многие другие факторы, которые могут учесть только специалисты. Поэтому самостоятельная оптимизация печати далеко не всегда эффективна и рациональна.

    Как только выполнен предварительный просчет и анализ, специалисты могут приступать к самому процессу сокращения расходов на печать. В него может входить следующее:

    • замена устаревших и неэффективных принтеров (в некоторых случаях они меняются на новые модели на условиях аренды или лизинга);
    • точный подсчет расходов бумаги и тонера;
    • внедрение систем контроля (сокращает печать в личных целях сотрудников);
    • внедрение систем защиты печати (в том числе, подключение системы контролируемого доступа к печатному оборудованию);
    • смена поставщиков для поиска более выгодных условий;
    • оптимизация регламента обслуживания с целью уменьшения затрат и повышения эффективности. 

    Этот список может дополняться или изменяться, в зависимости от предварительного анализа и пожеланий заказчика. 

    Кому это необходимо

    Услуга оптимизации печати актуальна малому, среднему и крупному бизнесу. При наличии 5-ти печатных устройств в офисе и более можно ощутить положительный результат от сокращения расходов. На качество оптимизации влияет и сфера деятельности компании. Например, производственные компании, издательства, юридические фирмы и бухгалтеры печатают стабильно много. И процедура сокращения расходов поможет им исключить переплаты за лишнюю бумагу, тонер, обслуживание без гарантии и прочее. В качестве примера можно привести случаи, когда в офисе сотрудники печатают внутренние документы для согласования только на одной странице с целью экономии собственного времени. Но лишь пару шагов отделяет их от того, чтобы рациональнее и экономичнее относиться к процедуре печати. 

    Особую необходимость в оптимизации печати ощущают маркетинговые фирмы, представительства всевозможных брендов, нотариусы и адвокаты, финансовые компании, магазины и поставщики товаров. Везде есть необходимость ежедневно печатать сотни листов внутренней и внешней документации. 

    У специалистов есть готовые кейсы сокращения расходов на печать для бизнеса разной сферы деятельности и разного масштаба. 

    Какую пользу это может принести

    Эксперты указывают на рост заинтересованности руководителей и предпринимателей в оптимизации офисной печати. Это обусловлено непростой экономической обстановкой, напряженностью бизнеса в целом и поиска решений по сокращению нерациональных расходов. Сейчас во многих компаниях не рассчитана точная себестоимость печати на одно устройство или сотрудника. В таком случае оптимизация поможет не только определить реальные расходы, но и значительно сократить их. А в некоторых случаях удается и наладить получение дополнительного дохода. Например, сдав в аренду неэффективные в офисе МФУ или установив принтеры в общественных зонах офиса для клиентов с оплатой за каждую напечатанную страницу документа.

    Еще одно преимущество оптимизации печати заключается в общем повышении качества отпечатанных страниц. Так как на всех принтерах после оптимизации используются только оригинальные картриджи.

    Не стоит забывать и о защите персональных данных. В некоторых сферах деятельности это критически важно. Печать документации – основной источник утечки конфиденциальной информации. Поэтому в процесс оптимизации часто входит установка специального защитного ПО или замена устаревших моделей принтеров на новые линейки с уже встроенными системами защиты данных. Технологии позволяют даже установить ограничение доступа к принтерам по ключ-карте или пин-коду. 

    Финансовый результат от оптимизации может быть заметен, как в первый месяц, так и по истечению года. К совокупной выгоде относят общую экономию на расходных материалах, обслуживании, ремонте и временным затратам сотрудников. Практический опыт показывает, что можно добиться экономии до 60% бюджета. Но точную цифру удастся узнать уже после проведения аудита специалистами.


    Обложка: ru.freepik.com.

    оптимизация печати
    Оптимизация печати
    Сократите расходы компании на офисную печать

    Ваша компания может тратить на организацию печати в офисе до 60% меньше, чем сейчас. Закажите точный расчет процента экономии и узнайте свой план по оптимизации офисной печати.

    Подробнее
    Антон Суржиков

    Эксперт по печатному оборудованию.

    Популярное

    Подписаться на блог