02.04.2020
Оптимизация печати Тендеры

Как правильно провести тендер на офисную печать

Содержание

    Нас регулярно приглашают участвовать в тендерах на услуги печати. Но часто получают отказ, потому что мы заранее знаем исход. Победит не качество, а стоимость отпечатка. Не оптимизация, а конкретное оборудование от определенного производителя. Как можно организовать идеальный тендер, и при чем тут объемы печати?

    За последние три месяца «Бюро Офисных Машин» получили сразу несколько запросов от компаний, объединенных одной проблемой: отсутствие выгоды от проведения тендеров. Они покупают оборудование, услуги и расходные материалы через конкурсы на электронных площадках. Но не чувствуют, что управляют процессами печати. И не понимают, на что тратят деньги. Проверка ТЗ и самого процесса проведения тендера подтвердили опасения заказчиков: они выбрали неэффективных подрядчиков. Кто виноват и что делать?

    Классическая схема проведения тендеров

    Обычно тендеры в сфере печати проводятся по схеме «у кого ниже стоимость отпечатка, с тем и работаем». Качество услуг и оптимизация расходов в ТЗ не упоминаются.

    Пример из практики: Клиент подготовил и опубликовал документацию на конкурс и предлагает «Бюро Офисных Машин» принять участие в тендере.

    Мы смотрим документацию и видим, что об эффективности речи не идет. Кто предложит лучшую цену за отпечаток, тот и победит. «Гвоздями прибиты» (очень жестко прописаны) технические требования к устройствам. Подразумеваются определенные модели конкретного производителя (их не называют напрямую, но в ТЗ полностью копируют технические характеристики).

    Получается, что конкурс выиграет компания, которая поставит конкретное оборудование в определенной конфигурации и предложит самую низкую стоимость отпечатка. Возникает резонный вопрос: почему клиент выбрал именно эти модели? Отвечают, что у них уже стояли такие аппараты. К ним просто привыкли.

     

    Нет смысла принимать участие в тендере, если исход известен заранее. И нет смысла объявлять конкурс, если в ТЗ перечислен существующий парк техники, а снижение расходов предполагается за счет стоимости отпечатка.

    Те, кто на входе предлагает самую дешевую покопийку (что противоречит самому понятию покопийного контракта), не работают себе в убыток. Они поставят некачественные расходники или старое оборудование, резко поднимут цены через год или просто возьмут деньги и закроются. А потом откроются под другим названием и подадут заявку на новый тендер.

    Чтобы сэкономить на печати, вкладывайте в управление процессами, контролируйте работу техники и проверяйте, куда уходят деньги.

    Почему в ТЗ нужно учитывать объемы печати

    Большинство клиентов уверены, что сотрудники печатают только то, что нужно для бизнеса. Устанавливаем систему контроля печати и видим: объем выше заявленного на 15-20%. Чтобы сократить расходы, достаточно вести ежемесячный подсчет копий через установленное на оргтехнике ПО.

    Поэтому на тендере выбирайте исполнителя, который предложит решение по управлению объемами печати. Так вы оптимизируете расходы и повысите эффективность. К сожалению, «Бюро Офисных Машин» редко встречает ТЗ, заточенное на управление печатью. Как правило, победители конкурсов просто отгружают свое оборудование, контролируют поставку тонера и периодически проводят сервис.

    Как организовать идеальный тендер на печать

    При составлении ТЗ на проведение тендера, закладывайте в основу не стоимость отпечатка, а совокупное снижение расходов через эффективное и прозрачное управление процессами. Пусть участники представят стратегию повышения эффективности и покажут результат экономии в цифрах.

    Конечно, это сложнее, чем купить принтер и пару картриджей. Поэтому мы регулярно консультируем заказчиков по созданию ТЗ на тендер.

    Мы изучили различные рынки и нашли наиболее эффективный процесс проведения конкурсов в консалтинге. Ориентируйтесь на «большую четверку»: KPMG, Ernst Young, PWC и Deloitte. Посмотрите, каким образом заказчики выбирают консалтинговую компанию, какое ТЗ пишут и что предлагают участники тендера.

    Конкурс на аутсорсинг печати – это выбор партнера, консультанта и подрядчика для многолетнего сотрудничества. Поэтому победитель должен предложить методологию совместного управления печатью и ежегодной оптимизации расходов.

    Грамотный подрядчик не только ремонтирует и меняет технику, но и работает с сотрудниками заказчика. Постепенно меняет их парадигму мышления относительно процессов печати.

    Ведь настоящее управление печатью – это контроль техники и расходников, оптимизация расходов, а также минимизация временных затрат сотрудников компании на обслуживание техники.

    Поэтому ТЗ на проведение тендеров должно учитывать опыт и качество работы подрядчика, а не только стоимость отпечатка при покопийной оплате.

    autsorsing-pechati-cta
    Аутсорсинг печати
    Организуем печать документов для ваших сотрудников

    Обеспечим вашу компанию печатным оборудованием и расходными материалами, своевременным обновлением ПО и техобслуживанием.

    Подробнее
    Ирина Шаравская

    Эксперт по классическим контрактам и стандартам качества печати.

    Популярное

    Подписаться на блог