Многие заказчики (и даже подрядчики) не понимают различия между аутсорсингом печати и покопийкой. В блогах «эксперты» используют эти слова как синонимы. Чтобы устранить путаницу, объясняем различия между терминами на примерах.
По оценке международной исследовательской компании IDC, к 2021 году рынок услуг печати вырастет на 6% и составит $48 млрд. В 2022 году в мире напечатают 50 трлн листов А4. Но сколько из них тут же отправятся в корзину или шредер?
Другой источник лишних расходов – сотрудники компании, которые регулярно используют оргтехнику для личных нужд. Они игнорируют двустороннюю печать и черновой режим для сохранения тонера.
За счет устранения мусорной печати и использования оргтехники для личных нужд компании сократят расходы на 30-40%. Но чтобы устранить лишнее, надо посчитать общий объем печати. Для этого компании либо нанимают специалистов в штат (что дорого), либо заключают контракт на услуги печати.
Во втором случае заказчик выбирает некий пул работ, который поручает подрядчику. Вот здесь и начинается путаница в терминах. Покопийку и аутсорсинг приравнивают друг к другу, но покопийка – форма оплаты, а аутсорсинг – передача процессов печати сторонней организации.
Давайте раз и навсегда определимся с терминологией и рассмотрим аутсорсинг без покопийки и покопийку без аутсорсинга.
Что такое аутсорсинг
Аутсорсинг печати и MPS ( Managed Print Services – управляемые услуги печати) – передача процессов печати сторонней компании. В теории аутсорсер создает управляемую структуру офисной печати, которая бесперебойно работает. Подрядчик поставляет оборудование и расходные материалы, обслуживает и ремонтирует технику и мониторит объемы печати.
Качественный аутсорсинг печати работает по схеме:
Шаг 1. Цифровой мониторинг – установка на оргтехнике ПО для измерения объемов печати и загруженности устройств.
Шаг 2. Аудит – стратегия снижения объемов печати, повышения качества печати и оптимизации расходов компании за счет подбора оборудования и планирования расположения техники.
Шаг 3. Заключение договора на аутсорсинг, включая SLA.
Шаг 4. Установка и настройка оборудования согласно плану.
Шаг 5. Установка и настройка ПО на оргтехнике: контроль расходных материалов и состояния оборудования, мусорной печати и нецелевого использования техники.
Шаг 6. Плановые профилактические осмотры и ремонт оборудования, замена расходных материалов и оборудования (из-за поломки, устаревания моделей или изменения бизнес-процессов клиента).
Шаг 7. Сбор и анализ данных: объемы печати и расходы заказчика.
Шаг 8. Встречи с заказчиком для улучшения показателей: объемы печати и расходы.
Шаг 9. Повторение последовательности, начиная с пункта 6.
Качественный аутсорсинг снижает расходы на бумагу, тонеры и электроэнергию. И снижает затраты сотрудников компании в плане времени. Фирмы получают прозрачную структуру расходов и, в зависимости от отрасли, экономят 10-40%.
Что такое покопийка
В последние годы в России чаще заключают покопийные контракты или «клик-контракты» на услуги печати. Ежемесячно клиент платит подрядчику по формуле:
количество копий × на фиксированную стоимость отпечатка
Перечень услуг, которые подрядчик оказывает клиенту, никак не зависит от формы оплаты контракта. Покопийно оплачивают всё: от аренды оборудования и поставки расходников до аутсорсинга и управляемых услуг печати (Managed Print Service).
При оплате за отпечаток клиент прогнозирует затраты и следит за расходами. Он избегает непредвиденных затрат на запчасти и ремонт техники. Цена копии не меняется в течение действия договора, поэтому расходы на печать легко делятся между сотрудниками и департаментами. Упрощаются задачи бухгалтеров и финансистов.
В чем разница между аутсорсингом и покопийкой
Покопийные контракты, аутсорсинг и MPS популярны в России. Но многие заказчики (и даже исполнители) до сих пор уверены, что покопийка – это и есть аутсорсинг или MPS. В онлайн-текстах на профильных ресурсах эти понятия путаются или употребляются как синонимы.
Покопийка – форма биллинга, которая обеспечивает прозрачность затрат на печать. Иногда компании предпочитают другие варианты расчета за услуги: одноразовый платеж, фиксированную абонентскую плату или классические счета по факту оказания услуг.
Аутсорсинг – комплекс услуг в сфере печати, которые подрядчик оказывает заказчику с целью оптимизации процессов и сокращения расходов. Поставка расходников, аренда и ремонт оборудования, замена запчастей, мониторинг состояния техники и так далее.
Покопийка – одна из форм оплаты аутсорсинга. Клик-контракт бывает без аутсорсинга, аутсорсинг бывает без платы за отпечаток.
Какие бывают покопийные контракты без аутсорсинга
Покопийные контракты без аутсорсинга используются чаще всего. И очень мало контрактов, когда исполнитель и заказчик находятся в диалоге, анализируют расходы и постоянно работают над оптимизацией печати.
Вот несколько примеров покопийки без аутсорсинга:
- Довольно крупная организация, которая успешно занимается контейнерными перевозками: большой штат и соответствующий офис. Часть аппаратов закупали мощнее, чем нужно для обслуживания нужд компании. Заказчик много лет переплачивал за аппараты и неэффективно их использовал. Платил за сервис и картриджи по клик-контракту. Поскольку оптимизации процессов и сокращения расходов не было, это не аутсорсинг.
- Одна из крупнейших российских компаний в ресурсодобывающей и перерабатывающей отраслях: месторождений, множество заводов, и предприятий. Регулярно проводит тендеры на услуги печати. Главное условие – низкая цена за отпечаток. Исполнители находятся, но быстро разоряются или не продлевают контракт.
В январе 2020 года фирма провела конкурс среди производителей офисной техники и расходников. Руководство решило, что дилеры и партнеры вендоров не потянут столь крупного клиента. Получили аппараты, платят за отпечатки. Переплачивают миллионы рублей за неэффективный расход ресурсов, трату времени штатных сотрудников и мусорную печать в размере 15-20% от общего объема. Аутсорсинга нет, но покопийка есть.
Наличие лишнего оборудования и отсутствие плана по оптимизации расходов и требований к расходным материалам – ключевые отличия покопийного контракта без аутсорсинга.
Покопийный контракт на обслуживание существующего парка техники без требований к расходным материалам – удобная лазейка для мошенников. Они поставляют дешевую совместимку, которая изнашивает дорогостоящее оборудование и зарабатывают на частых ремонтах и замене запчастей.
Какой бывает аутсорсинг без покопийки
Аутсорсинг – оптимизация и эффективность с целью сокращения расходов на печать. Это достигается за счет:
- сокращения объема печати (обучение сотрудников, отслеживание, управление, контроль);
- снижения стоимости отпечатка (качественная техника и расходники, оптимальное количество устройств с учетом специфики работы компании);
- сокращения времени, которое сотрудники тратят на обслуживание оргтехники.
Покопийка – способ равномерно распределить расходы клиента. Клик-контракт не должен и не может быть дешевле, чем сумма счетов за товары и услуги, которые подрядчик поставил и оказал клиенту за время действия договора. За тот же пакет товаров и услуг одна компания заплатит абонентскую плату, другая – фиксированную плату, третья – по прогрессивной шкале в зависимости от качества сервиса.
В США с покопийки (pay per print) переходят на оплату в зависимости от числа рабочих мест в офисе (billing per seat). Это особенно удачная модель для IT, где компании привыкли платить провайдерам за рабочее место (например, за антивирусы, облачные сервисы и различное ПО). Ожидается, что через 3-5 лет подобная система оплаты станет популярной в России.
Какой бы способ оплаты Вы ни выбрали, главное, чтобы контракт соответствовал специфике работы компании. В некоторых отраслях расход тонера на документы в разы выше обычного. В других важна скорость работы оборудования. Покопийка выгодна только тогда, когда способствует сокращению расходов и повышению качества печати.
Всегда ли покопийный контракт на аутсорсинг – наилучшее сочетание
Часто платежи за аутсорсинг делят на арендный (за оборудование) и покопийный (за отпечаток). Покопийный включает стоимость расходных материалов и обслуживания оборудования.
Это крайне неэффективная схема работы, потому что аутсорсер не заинтересован в снижении расходов клиента на печать. При фиксированной арендной плате и цене отпечатка подрядчику выгодно, чтобы Вы много печатали и максимально изнашивали оборудование. Так он получит больше денег.
Выбирайте подрядчика, который готов к постоянному диалогу и оптимизации для сокращения Ваших затрат. Свяжите в договоре численные показатели экономии с оценкой выполнения подрядчиком поставленных задач. Работайте с компанией, которая создаст управляемые процессы печати с прозрачной структурой расходов. И тогда подрядчик предложит те товары и услуги и ту систему оплаты, которые наиболее выгодны Вам.
Обеспечим вашу компанию печатным оборудованием и расходными материалами, своевременным обновлением ПО и техобслуживанием.
'/></svg>)
'/></svg>)