17.08.2020
Управление печатью Оптимизация печати

Аудит офисной печати: что это и почему его нужно провести в компании хотя бы один раз

Содержание

    Чтобы начать экономить на офисной печати, нужно в первую очередь разобраться, что мешает это делать уже сейчас. Для этого и разработан процесс аудита. Он позволяет собрать воедино картину расходов и не промахнуться с дальнейшими планами.

    Что такое аудит офисной печати

    Аудит инфраструктуры офисной печати – анализ процесса организации печати в компании с целью последующей оптимизации и сокращения расходов на печать. 

     

    Данными для аудита будут результаты цифрового мониторинга – информация, полученная через программное обеспечение о фактическом количестве отпечатанных на принтере страниц. Подробнее о мониторинге вы можете прочитать здесь. Кроме использования результатов мониторинга потребуется также провести работу по ручному сбору информации о технических возможностях печатной техники, ее расположению и т.д. 

    По результатам аудита можно будет судить, насколько оптимальна существующая инфраструктура печати относительно затрат и ее соответствие задачам и целям компании, а после составить персональный план оптимизации печатных процессов по факту:

    • объемов печати в организации;
    • анализа затрат;
    • анализа эффективности;
    • анализа безопасности;
    • анализа удобства использования и расположения;
    • анализа управляемости печатными процессами;
    • анализа бесперебойности печати.

    Как показывает практика, после хорошего аудита можно снизить сумму расходов на 30% и больше. Если в ваших планах стоит оптимизация и модернизация печати в офисе, то аудит и вовсе неизбежен – без сбора и анализа информации оптимизация неэффективна и чревата дорогостоящими ошибками.

    Стоит аудит печати на трех «китах»: техника, расход картриджей и расход бумаги. Каждому из этих китов необходимо будет уделить внимание. 

    Аудит парка печатной техники

    Иногда парк печатной техники в компании поражает воображение. Большое количество разнокалиберных принтеров и МФУ накапливается в офисах годами по тем или иным причинам. Перегруз печатными устройствами может сразу броситься в глаза, стоит зайти в коридор или заглянуть в первый попавшийся кабинет. Но может быть и так, что визуально вам будет сложно оценить, есть ли в компании лишние принтеры или нет. 

    Чтобы сделать выводы о фактической загруженности печатных устройств, вам крайне важно знать свои объемы печати, – для этого потребуются результаты цифрового мониторинга. Но пока программа считает объем печати, соберите в единую таблицу следующую информацию:

    1. Названия устройств. 
    2. Срок эксплуатации. 
    3. Рекомендуемая месячная нагрузка на принтер. 
    4. Место расположения. 
    5. Количество ремонтов за год. 

    В этот список также можно добавить информацию о стоимости оборудования на момент закупки, если вы располагаете такими данными. От того, насколько подробно и корректно будут собраны и проанализированы данные, зависит успех всего проекта.

    После получения данных о фактическом объеме печати через установленное ранее программное обеспечение, внесите в свою таблицу информацию о количестве распечатанных страниц напротив каждого устройства.

    Рекомендуемую нагрузку на конкретный принтер можно взять с официального сайта производителя, либо из технической документации сервисного центра. Получение данной информации может вызвать сложности, так как рекомендуемую нагрузку часто путают с маркетинговой пиковой нагрузкой, которой аппарат может достичь только один раз за время эксплуатации. Для аудита же вам нужна рекомендуемая нагрузка, при которой принтер или МФУ смогут стабильно работать в течение 5-6 лет без потери качества печати и работоспособности аппарата.

    Отметьте для себя, сколько принтеров перегружено работой, а сколько – простаивает. Когда офис располагает огромным парком техники, большая часть из них может пылиться в углу. В угол редко заглядывают сотрудники, потому что не по пути, но выстраиваются в очередь у принтера в центре комнаты. Техника приходит в негодность только лишь потому, что один принтер не вырабатывает положенного производителем объема, а другой перерабатывает его. Как результат: один из ремонта, другой в ремонт. И так по кругу.

    На этапе аудита, – во время анализа полученных данных, – важно учесть тип планировки офиса в компании. Отметьте, где расположены принтеры, которыми пользуются чаще всего. Эта информация вам пригодится на этапе модернизации парка печатной техники, чтобы в процессе выбора и расстановки аппаратов не допустить тех же ошибок, которые ранее привели к перерасходам.

    Обратите внимание, как часто ваше оборудование выходит из строя и есть ли какая-то зависимость от срока эксплуатации и загруженности устройства. Использование устаревшего печатного оборудования приводит к дополнительным затратам, значительно превышающим стоимость новой модели. Гораздо дороже заменить сгоревший блок питания или поврежденный картридж в принтере, который уже не выпускается более 5-10 лет (оригинальных деталей к нему почти нет в продаже).

    Старое оборудование, как правило, много «кушает» электроэнергии. При условии, что принтеры часто не считают нужным выключать после использования (вдруг еще что-то понадобится распечатать), а спящий режим у техники старого образца отсутствует, счет на электричество выглядит солидно.

    Практика показала, что дешевле работать с меньшим числом современных и экономичных печатных устройств, чем с большим количеством устаревших и изношенных единиц печатной техники. Новые устройства всегда продаются с официальной гарантией от производителя. Это позволит забыть о тратах на преждевременные поломки и экстренное обслуживание, как минимум, на 12 месяцев с момента покупки. Узнайте про программы расширенной гарантии. Часто доплата за такую программу равна стоимости одного ремонта. При этом, вы увеличиваете гарантию до 5 лет, и такая гарантия включает замену довольно дорогостоящих блоков.

    Оцените процент загруженности наиболее дорогих печатных машин. Часто бывает так: когда у руководителя есть большая сумма на покупку МФУ, – в 80% случаев он предпочтет дорогое устройство. Ведь кажется, что оно качественнее и должно работать лучше, чем более доступные собратья. Однако вопрос в другом: целесообразно ли покупать столь продвинутый аппарат, если он в итоге имеет загрузку не более 10% от возможной? На этапе сбора данных вы можете выяснить, что некоторые дорогие принтеры вовсе не используются из-за неудобного расположения (хотя они были куплены специально для экономии бюджета и оптимизации печати).

    В офисах может встречаться по 10 или даже 20 устройств, которые могут печатать до 200 000 – 400 000 страниц в месяц. Но этот объем в реальности никогда не будет достигнут. Соответственно, оборудование всегда будет иметь запас в нагрузке, а часть принтеров и МФУ будет простаивать 90% времени. Особенно, если они установлены где-то в дальнем углу. Тем временем МФУ и принтеры средней ценовой категории легко справятся с нагрузкой в 20 000 – 30 000 страниц в месяц.

    После проведения аудита вы будете уже лучше понимать: 

    • сколько вы переплатили при покупке техники; 
    • сколько бы купили новой работоспособной техники на ту сумму, что ушла на ремонты; 
    • насколько удобно сотрудникам пользоваться тем или иным устройством; 
    • сколько вам в действительности нужно поставить в офисе принтеров и МФУ. 

    И все эти знания вам потребуются на следующем этапе сокращения расходов на печать – модернизации парка техники.

    Аудит расхода картриджа

    Для проведения аудита, помимо данных о фактическом объеме печати, потребуется информация о самих картриджах, на которых работают ваши принтеры. Так же, как и при проведении предыдущего аудита, составьте таблицу. Укажите наименование, происхождение картриджа (оригинальный или «совместимый»), заявленный ресурс и реальные количество отпечатков и срок эксплуатации, уровень качества отпечатков и частоту поломок принтера, в который устанавливают картриджи такого типа. 

    Сопоставив эту информацию с объемом печати, обратите внимание, отрабатывает картридж положенный объем или нет. Может оказаться, что замена картриджей осуществляется гораздо чаще регламента. По нашему опыту, это происходит в двух случаях: при использовании «совместимых» картриджей и при регулярной печати документов с большой заливкой. «Совместимые» картриджи ведут себя непредсказуемо, а при частой печати файлов с большой заливкой расход тонера выходит за рамки, установленные для расчета среднего расхода на страницу.

    Непредсказуемое поведение картриджей в печатных устройствах не позволяет рассчитать заранее, сколько расходных материалов потребуется закупить. Это многократно усложняет задачу IT-отдела по обеспечению работоспособности печатной техники и задачу секретарей по поддержанию запасов расходных материалов. 

    Аудит расхода бумаги

    Про бумагу можно сказать, что это такой расходник, который, на первый взгляд забирает из кошелька компании не много. Бумаге счет не ведут ни руководители, ни сотрудники. Когда у вас на руках будут данные по объему печати, вам потребуется проанализировать информацию и сопоставить ее с теми затратами, которые были до сокращения расходов. 

    Проверьте, совпадает ли объем печати с тем, сколько бумаги вы закупаете. Небольшое отклонение особого значения не имеет, так как сотрудники, возможно, используют какое-то количество бумаги для записей от руки. Если же количество приобретаемой бумаги превышает данные по объемам печати почти в 2 раза, то необходимо найти причину такого расхождения. При расчете учитывайте и тот факт, что если у вас внедрена политика двусторонней печати, то по факту расход бумаги должен быть еще меньше.

    На сверке показателей расхода бумаги история с аудитом не заканчивается. Прямо сейчас пройдитесь по офису и осмотрите все принтеры и МФУ. Отметьте для себя, остаются ли в лотках распечатки, которые никто не забирает? Довольно часто сотрудники компаний отправляют на печать какой-то файл и забывают забрать отпечатки. Кто-то из коллег отвлек своим вопросом, зазвонил телефон, пошли к принтеру и по дороге отвлеклись на решение другой задачи, не посчитали, сколько всего нужно было забрать листов из лотка, – причин может быть достаточно, для того, чтобы мусорное ведро у принтера постоянно пополнялось.

    Можно подумать, что эта проблема не требует большого внимания, но так ли это? Со стороны сотрудника, может быть, и не видно никакой проблемы, – вспомнит и отправит на печать еще раз. Но со стороны владельца компании – это не распечатки летят в мусорное ведро, а его деньги. И если посчитать общую стоимость такого «мусора» по компании, то деньги немаленькие.

    В конце рабочего дня проверьте, сколько листов бумаги с распечатками лежит в мусорном ведре рядом с печатным устройством. Идеально, если мусорное ведро у принтера пустое. Это означает, что никто не распечатал документ в плохом качестве, не забыл свой распечаток и не отправил на печать не тот файл. Но в своей практике мы сталкивались даже с тем, что в мусорном ведре оказывались никому ненужные цветные распечатки личных фотографий и пособий для детей. И если стоимость монохромного отпечатка часто не превышает и двух рублей, то стоимость цветного отпечатка легко может доходить до 20 рублей в зависимости от объекта печати и заливки.

    Печать в личных целях, даже черно-белая, также дорого обойдется компании. Кто-то раз в год делает копию паспорта, а кто-то ежемесячно распечатывает для ребенка книжки с картинками.

    Редко когда в корпоративной этике принято отчитываться о количестве личной печати, поэтому посчитать ее процент от общего объема будет сложно. Но если вы не контролируете этот процесс, личная печать точно есть, и вы можете сильно удивиться, когда увидите результаты оптимизации расхода бумаги.

    Причина перерасхода бюджета компании на офисную печать всегда кроется в отсутствии понимания, какой реально объем денег тратится на печать выше нормы. Задача аудита – узнать, сколько компания фактически переплачивает и какие есть варианты оптимизации процессов печати и сокращения расходов. 


    Обложка: ru.freepik.com.

    15683
    Аудит печати
    Узнайте свои возможности по оптимизации печати

    Закажите анализ процесса организации печати в компании, чтобы узнать, как и насколько можно сократить расходы именно в вашем случае.

    Подробнее
    Игорь Челебаев

    Эксперт по оптимизации процессов печати.

    Популярное

    Подписаться на блог