30.07.2020
Оптимизация печати Расходы на печать Мониторинг печати

Что такое мониторинг офисной печати

Содержание

    Цифровой мониторинг печати – процедура, которую мы советуем проводить компаниям любого размера с наличием хотя бы одного принтера или МФУ. Рассказываем подробнее, что это за зверь и какую пользу он может вам принести.


    Мониторинг и аудит – первоочередные этапы при разработке плана полноценной оптимизации офисной печати. В данной статье мы поговорим только о мониторинге. Подробнее об аудите читайте в статье «Аудит офисной печати: что это и почему его нужно провести в компании хотя бы один раз».


    Что входит в мониторинг печати

    Если описывать мониторинг печати как процесс, то это подсчет объема печати на конкретном устройстве. Подсчитывают при этом не вручную, а с помощью специальной программы, работающей в режиме онлайн. Но для нас и для компаний важен не сам подсчет, а его результат – таблица с данными.

    Цифровой мониторинг офисной печати – сбор информации через программное обеспечение о фактическом количестве отпечатанных на принтере страниц.

     

    Таблицу с результатами мониторинга упрощенно можно представить в таком виде: 

    мониторинг печати

    Для чего необходим мониторинг печати

    Что вы узнаете, посмотрев на таблицу с результатами мониторинга: 

    • сколько страниц реально в месяц печатают сотрудники в офисе;
    • сколько из этого показателя в процентном соотношении занимает цветная печать.

    Но при работе с результатами мониторинга недостаточно просто взглянуть на цифры. Настоящая польза проявляется после анализа полученных данных. 

    Что вы узнаете, проанализировав данные из таблицы: 

    • сколько бумаги расходуется в месяц в целом по компании и в каждом подразделении отдельно;
    • сколько картриджей необходимо закупать в год для каждого печатного устройства;
    • какой из принтеров в офисе используется чаще всего;
    • какой из принтеров используется редко или не используется вовсе;
    • насколько удачно расставлены устройства относительно сотрудников;
    • на какие принтеры компания зря потратила бюджет;
    • сколько будет стоить организация печати в офисе при покопийной оплате;
    • отрабатывают ли ваши картриджи заявленные объемы печати.

    Ответы на эти вопросы помогут не только понять, что в целом происходит с печатью в компании, но и наглядно увидеть, какие ошибки вы совершаете при организации печати. Из-за этих ошибок компания может сильно переплачивать за офисную печать, но без мониторинга вы никогда об этом не узнаете.  

    Как правило, ни офис-менеджеры, ни руководители отделов не дадут вам таких данных. Каждый квартал закупается примерное количество бумаги, картриджей и заказывается обслуживание принтеров. И при запросе ответственные лица расскажут вам только об этих цифрах, которые не только не укажут на процент переплаты, но и не дадут точного понимания, сколько компания тратит на печать в целом.

    Конечные результаты мониторинга удивляют даже опытных менеджеров, руководителей, предпринимателей и офисных секретарей. Ведь реальные показатели объемов печати зачастую ниже на несколько десятков процентов, нежели объемы закупаемой бумаги и картриджей. И уже в результате аудита оказывается, что часть лишней бумаги накапливается на складе, а ее остатки уносятся домой сотрудниками или передаются в другие отделы. 

    Повышенный расход картриджей может быть связан с использованием «совместимых» картриджей, которые не выполняют заявленный производителем ресурс. Также может использоваться повышенная заливки при печати, что ускоряет расход картриджа.

    Как провести мониторинг печати

    Единственно верным будет использовать специальное программное обеспечение, разработанное независимым производителем, которое имеет репутацию и необходимые документы, подтверждающие, что оно дает верные данные. Для того, чтобы установить такую программу самостоятельно, необходимо будет ее приобрести и найти специалиста, который разбирается в настройках и сможет без ошибок настроить процесс мониторинга. 

    Другой вариант – заказать проведение цифрового мониторинга у организации, которая на этом специализируется. Для установки программы в компанию приедет специалист (или сделает это удаленно), и через месяц у вас на руках будет готовая таблица с результатами мониторинга. Сторонний цифровой мониторинг может быть для компании совершенно бесплатным. В этом случае заказчик получает неполный отчет по результатам цифрового мониторинга или ограничение на использование данных материалов. При оплате услуги все результаты цифрового мониторинга в полной мере принадлежат заказчику и он может на их основании готовить конкурсы и выбирать подрядчика.


    Обложка: ru.freepik.com.

    мониторинг печати
    Цифровой мониторинг
    Узнайте реальные объемы печати своей компании

    Закажите точный расчет объемов печати и его стоимости для оптимизации процессов печати и сокращения расходов.

    Подробнее
    Артур Языков

    Эксперт в области маркетинга в печати.

    Популярное

    Подписаться на блог