Очень часто компании при оценке затрат на корпоративную печать забывают учесть тот факт, что сотрудники в офисе могут печатать в личных целях. По статистическим данным, в штате из 100-300 сотрудников в месяц может печататься до 4000 страниц в личных целях. Мы разобрали эту ошибку на отдельном вебинаре, здесь же приводим отрывок этого вебинара.
Бесплатный вебинар
11 ошибок в организации офисной печати, которые совершают 90% компаний в России и теряют деньги
Нет ничего страшного, если сотрудники в срочном порядке распечатают копию паспорта или один лист. Но часто это происходит повсеместно, так как никто из руководителей не считает такие затраты, и не запрещает печатать в больших объемах. Тем более, что у 99% офисного персонала дома нет принтеров, поэтому при необходимости они используют именно рабочие устройства. Они печатают рефераты для детей, раскраски, содержания книг, фотографии, копии документов, билеты, дипломные работы и так далее.
Эта проблема обычно развивается по нарастающей, когда сотрудники понимают отсутствие какого-либо контроля и ответственности. В таких случаях объемы печати в личных целях увеличиваются. И с единичных распечаток 1-2 листов в неделю дело доходит до печати дипломных и курсовых работ старших детей, книг для себя, каких-то статей из Интернета и даже цветных фотографий. Бесконтрольность касается и черновиков, когда печатаются совсем ненужные документы. Например, часто можно наблюдать картину, когда черновики для внутреннего пользования печатаются с одной стороны листа, а обратная страница остается чистой. Уже через пару дней такие черновые распечатки отправляются в мусор, что влечет за собой повышенный расход бумаги (ведь используется не двусторонняя, а односторонняя печать).
Помимо перерасхода бумаги, тонера и дополнительной нагрузки на принтеры, нужно учитывать и затраты времени сотрудниками на поиск личной информации в Интернете и ее печать. На это может уходить несколько часов времени в месяц у каждого из тех, кто работает в офисе. Суммарно это могут быть десятки и сотни часов, потраченных не на работу, обед или перерыв. Соответственно, это время оплачивается компанией, как «рабочее».
Какой выход из этой ситуации? Наверняка многие слышали о существовании так называемых систем контроля печати. Их можно внедрять на большинстве актуальных моделей печатного оборудования (не обязательно только дорогостоящие профессиональные МФУ). Системы отслеживают все распечатываемые документы, на основании чего руководство контролирует этот процесс. На это не нужно будет тратить много времени. Само по себе внедрение системы контроля дисциплинирует сотрудников и со временем они перестанут печатать не по работе, зная, что их могут оштрафовать в случае нецелесообразного распечатывания объемных документов в личных целях.
Уместно в этом случае упомянуть о реальном кейсе, который произошел в одной из российских компаний. В крупном офисе работал юрист, который все время жаловался на нехватку рабочего времени и требовал нанять ему помощника. При этом он очень много печатал, поэтому у руководства не было сомнений, что он работает буквально в авральном режиме. Спустя некоторое время в офисе внедрили систему контроля печати, но юрист не был осведомлен об этом. При помощи этой системы руководство узнало, что в рабочее время этот сотрудник печатал документы для сторонней работы (он оказывал юридические услуги еще нескольким компаниям в рабочее оплачиваемое время).
Подобных случаев очень много в корпоративной среде. Это еще раз подчеркивает важность знания того, что печатают сотрудники в офисе.
Подробная инструкция по сокращению расходов компании на покупку печатной техники, картриджей и бумаги.
'/></svg>)
'/></svg>)