20.03.2020
Аутсорсинг печати Покопийная печать

«Покопийка» и иллюзия отсутствия расходов

Содержание

    О «покопийке» ходит много мифов. Насколько это выгодно? Правда ли, что траты получаются больше, чем оплата ремонта и расходных материалов? Бывает ли она дешевой или дорогой? Почему мои расходы, кажется, выросли, и в чем тогда польза от этой формы оплаты услуг? Сейчас мы развеем эти иллюзии. С реальными примерами.

    «Бюро Офисных Машин» уже 27 лет оптимизирует офисную печать. За это время мы столкнулись с массой разных вопросов. Чаще всего заказчики не видят плюсов в переходе на «покопийку».

    Покопийный контракт – форма оплаты услуг подрядчика в сфере печати. Все услуги, которые фирма оказывает заказчику, включаются в стоимость отпечатка. Сколько отпечатков заказчик производит в месяц, столько и платит. Часто руководители не видят преимуществ этой системы. И даже наоборот – заведомо считают «покопийку» дороже оплаты по факту. 

    Почему «покопийка» не может быть дорогой или дешевой

    Иногда заказчики уверены, что «они всё посчитали», и «покопийка» для них – «слишком дорого». На самом деле, они впервые видят собранные воедино расходы. Покопийка не бывает дешевой или дорогой! Стоимость отпечатка просто включает не только текущие, но и будущие расходы клиента. Копирование, печать, закупка техники/картриджей/запчастей, ремонт оборудования и его периодическую замену.

    Честный подрядчик всегда предоставит смету расходов, входящих в ежемесячную покопийную оплату. И покажет разницу в стоимости за счет экономии на масштабе: скидки на оптовые закупки оборудования и расходников у производителей. Поэтому переплат со стороны заказчика не возникнет.

    На практике покопийка:

    • снижает закупочную стоимость оборудования;
    • обеспечивает прозрачность затрат на печать;
    • гарантирует бесперебойность работы устройств и замены расходников.

     

    Заказчик получает новое оборудование, техобслуживание, качественный отпечаток, а также своевременную замену техники. При оплате по факту заказчик рано или поздно заплатит за все услуги, входящие в стоимость отпечатка. Но рандомность возникновения расходов создает иллюзию дороговизны «покопийки». Или иллюзию отсутствия расходов.

    Что такое иллюзия отсутствия расходов, и чем она опасна

    Если компания просто покупает оборудование, бумагу и картриджи, то у нее получается «рваный» график расходов – крупные суммы тратятся нерегулярно:

    • покупка оборудования;
    • покупка картриджей (сразу с запасом);
    • ремонт оборудования (сервисный комплект).

     

    Когда оборудование и картриджи закуплены, а ремонта еще не случилось, возникает иллюзия отсутствия расходов. Копирование и печать своими силами кажутся очень выгодными. Но в реальности это – отложенные расходы, которые компания все равно понесет, просто в неопределенный срок и, опять же, в неопределенном объеме.

    Решения о покупке расходников или ремонте оборудования часто принимаются в цейтноте, когда проблема уже возникла, и ее нужно срочно решать. Нет времени спокойно взвесить стоимость и качество товаров и услуг, поэтому зачастую компании переплачивают.

    При оплате за отпечаток текущие и будущие расходы включены в стоимость обслуживания. Они равномерно распределяются на весь период действия договора между заказчиком и исполнителем. Непредвиденных трат здесь нет.

    Покопийка удобнее покупки копировальных аппаратов за счет:

    • отсутствия в штате высокооплачиваемых технических специалистов;
    • отсутствия затрат на запчасти и расходники;
    • отсутствия непредвиденных изменений стоимости обслуживания и расходников;
    • своевременного ремонта или замены оборудования;
    • бесперебойной поставки расходников и запчастей;
    • контроля расходов на товары и услуги;
    • экономии на масштабе (снижения стоимости отпечатка при увеличении объема печати).

    Как узнать объемы печати и перестать переплачивать

    Почему многим заказчикам кажется, что «покопийка» – это очень дорого? Да потому что у них нет цифровых инструментов измерения объемов печати! Компании просто не знают, сколько печатают. Они предполагают объемы печати и умножают предположенное на примерную стоимость. Или делят расходы за период (месяц, квартал или год) на предполагаемые объемы печати. И потом оперируют этими сферическими в вакууме результатами со стопроцентной уверенностью.

    Реальный пример. Компания-заказчик говорит: В 2020 году в январе мы потратили на печать 100 000 рублей (без учета стоимости техники). Вы предлагаете 150 000 рублей, это дороже!

     

    Но при расчете на 3-5 лет, выгода от оплаты за отпечаток получается несколько сотен тысяч рублей. Просто заказчик не ведет подсчет долгосрочных расходов: покупка, ремонт и замена техники. Не считает альтернативные издержки: кому, когда и сколько он переплатил из-за цейтнота. И не учитывает человеко-часы, которые IT-специалисты тратят на обслуживание оргтехники.

    Другой пример: заказчик активно использует совместимые картриджи. Считает, что печатает много, но объемов печати не знает. Сколько выдает совместимый картридж – тоже не знает. Сравнивает предполагаемые расходы со стоимостью отпечатка при использовании оригинальных картриджей и говорит, что «покопийка» дороже. Однако он не учитывает дополнительные расходы, связанные с использованием «совместимки».

     

    А ведь совместимых картриджей требуется больше, чем оригинальных. Они портят оборудование, вызывают простой техники и парализуют работу компании. И это – дороже любых оригиналов.

    Чтобы узнать реальные объемы печати, необходимо провести цифровой мониторинг. Для этого потребуется установить на принтеры в офисе специально ПО, собрать фактические данные за определенный период времени и проанализировать их. Далее полезно сравнить свои данные со средним значением по вашей отрасли. Ведь в зависимости от сферы деятельности, одни и те же объемы печати являются нормой или источником чрезмерных расходов.

     

    rashody-na-pechat

    До проведения цифрового мониторинга руководители не видят более 80% расходов на печать документов в компании. 

     

    «Бюро офисных машин» предлагает аудит, который включает:

    • инструментальное измерение объемов печати;
    • сравнение со среднеотраслевым показателем;
    • разработку стратегии оптимизации печати.

     

    Не забывайте, что печать и копирование документов только кажутся банальными и недорогими процессами. После оптимизации затрат крупные компании ежемесячно экономят миллионы рублей, а небольшие фирмы – десятки тысяч.

    optimizaciya-pechati-cta
    Оптимизация печати
    Сократите расходы компании на офисную печать

    Ваша компания может тратить на организацию печати в офисе до 60% меньше, чем сейчас. Закажите точный расчет процента экономии и узнайте свой план по оптимизации офисной печати.

    Подробнее
    Константин Шенгелия

    Эксперт в области проектных решений по организации печати.

    Популярное

    Подписаться на блог