04.10.2020
Управление печатью Оптимизация печати

Нужно ли контролировать печать документов в офисе

Содержание

    Согласно статистике, в 90% офисов не осуществляется последовательный контроль бизнес-процесса печати. Это значит, что никто не несет ответственности совокупно за техническое состояние, экономичность расходования материалов и контроль закупок.


    211020-1Бесплатный вебинар
    11 ошибок в организации офисной печати, которые совершают 90% компаний в России и теряют деньги

    Смотреть

     


     

    За каждый из перечисленных процессов отвечает разное лицо. Например, за закупки отвечает офис-менеджер или отдел закупок в бухгалтерии. За техническое состояние несет ответственность IT-специалист или системный администратор офиса. Но между этими исполнителями нет никакой связи – они не заинтересованы в том, чтобы все процессы были налажены и оптимизированы, так как это не их зона ответственности.

    Все это вызывает конфликт интересов. В бухгалтерии стремятся сэкономить на расходных материалах и специализированном обслуживании принтеров, а IT-сотрудники сетуют на необходимость закупки только фирменных картриджей. Если какой-то принтер постоянно выходит из строя или он уже не соответствует высокой нагрузке в офисе, то сотрудникам приходится очень долго просить руководство его заменить. Рано или поздно в отделе печати может возникнуть хаос: устаревшие принтеры часто ломаются, а чинить их не спешат из-за экономии на оригинальных деталях. Из-за этого часть устройств и вовсе простаивает в нерабочем состоянии, занимая место. А часть работает с перебоями и необходимостью постоянного обслуживания.

    Разумно в таком случае оптимизировать работу печатного отдела: заменить устаревшие принтеры на более производительные и безопасные, произвести контроль расходных материалов и исключить печать лишних страниц, а также переплату за неучтенную бумагу. Ведь часто бумага и вовсе расходуется не экономно. По статистике, до 40% напечатанных страниц выбрасывается в мусор, так как они и вовсе не были нужны или качество печати не позволяет использовать документ по назначению.

    Что еще подразумевает отсутствие контроля в процессе корпоративной печати:

    • стихийные закупки бумаги с постоянным перерасходом или остатками, которые сотрудники забирают домой или используют в личных целях;
    • сотрудники позволяют себе печатать на офисных принтерах документы в личных целях;
    • печать не стандартизирована (например, на цветных принтерах сотрудники печатают рисунки, инфографику и презентации для черновиков и внутреннего пользования, что повышает расход тонера).

    Все вышеописанные проблемы являются следствием того, что в офисе не стандартизированный процесс печати. Это приводит к целому ряду проблем, среди которых и низкая безопасность. Только современные принтеры поддерживают инструменты для защиты печатаемой документации от доступа третьих лиц. Защитить содержимое при работе с устаревшими принтерами практически невозможно.

    Руководители многих компаний считают, что у них все хорошо с печатью. Но это не так. Всегда есть путь к оптимизации. И для начала нужно обеспечить контроль этого процесса от процесса закупки расходных материалов вплоть до запрета печати сотрудниками личных документов и автоматизированного покопийного учета

     

    roadmap
    Дорожная карта
    Как экономить сотни тысяч рублей в год на офисной печати

    Подробная инструкция по сокращению расходов компании на покупку печатной техники, картриджей и бумаги.

    Скачать
    Ирина Шаравская

    Эксперт по классическим контрактам и стандартам качества печати.

    Популярное

    Подписаться на блог