Как обычно в корпоративной практике происходит обеспечение печатных устройств в офисе расходными материалами? Каждый месяц отдел закупок приобретает определенное количество пачек бумаги и тонера. Чаще всего этот объем не коррелируется с реальными расходами и всегда одинаков. Руководители думают, что расход на печать – совокупная сумма закупок бумаги и тонера в месяц. И никто не подразумевает, что реальная сумма затрат на организацию процесса печати может быть в несколько раз больше. Тем более, мало кто задумывается о том, что все скрытые затраты можно оптимизировать и избавиться от них, но для этого нужно начать считать все расхода.
Бесплатный вебинар
11 ошибок в организации офисной печати, которые совершают 90% компаний в России и теряют деньги
По данным некоторых исследований до 40% напечатанных листов не используются по назначению. Где-то документация нужна просто «для галочки», где-то речь идет о печати множественных черновиков и заметок, где-то совершается ошибка и десятки листов документации перепечатываются заново. Все это является перерасходом. И в реальности компании могут тратить на 60% меньше денег на обслуживание процесса печати.
Как руководители пытаются решить эту проблему? Они выбирают поставщика, который по их мнению сможет полностью закрыть потребность в обеспечении расходных материалов на печать. Предполагается, что представитель поставщика будет предоставлять расходники по дистрибьюторским ценам и точно в необходимом количестве. Но в реальности это не спасает от перерасходов и не позволяет узнать точную стоимость печати в офисе.
Последствия этого – постепенное увеличение затрат на печать до 6% от выручки компании в месяц. И это до 60% больше, чем компания могли бы тратить при рациональном учете расходов и их оптимизации. Эти цифры взяты не с «потолка». Их опубликовал известный центр Gartner, специализирующийся на исследованиях в сфере IT.
И здесь возникает резонный вопрос: а почему тогда представители бизнеса не могут учесть все расходы печати? Потому что они не знают, какие именно процессы генерируют эти самые расходы, которые сложно определить по закупочным счетам бумаги и тонера.
Сюда можно отнести печать сотрудниками в личных целях, неучтенность складских запасов бумаги, ее перерасход, нерациональную печать, закупку слишком дорогих/дешевых расходных материалов (и то, и другое может привести к завышению стоимость обслуживания принтеров), отказ от обновления парка печатной техники, затраты времени сервисной службы на ремонт старых принтеров и многое другое. Таких нюансов очень много. Их нужно учитывать и точно просчитывать бюджет корпоративной печати.
К этой ошибке можно отнести и тот факт, что в офисах не всегда есть ответственные сотрудники, которые могут вести учет расходов. Соответственно, нет ответственного человека. Мало кто из руководителей отделов и менеджеров захочет заниматься таким процессом, как точный подсчет затрат на печать одной копии в офисе с учетом всех расходов. Но рано или поздно этим придется заняться, чтобы сэкономить корпоративный бюджет.
Подробная инструкция по сокращению расходов компании на покупку печатной техники, картриджей и бумаги.
'/></svg>)
'/></svg>)