Часто мы сталкиваемся с тем, что руководство просто не в курсе, насколько плачевна ситуация с офисной печатью в их компании, пока не случается что-то такое, что заставляет их пристальнее взглянуть на текущее положение дел. Рассказываем на примере кейса про один из триггеров, который может стать предпосылкой к проведению оптимизации инфраструктуры печати.
Ситуация клиента
Руководство дилерского центра по продаже автомобилей обратилось к нам с просьбой решить проблему компании с тем, что картриджи почему-то всегда «внезапно заканчиваются», а поставщик не успевает их доставлять вовремя. Для клиента эта проблема была весьма критичной: нет картриджей, нет и печати, а без возможности распечатать необходимый документ, менеджеры компании не могут вовремя обслужить клиентов. Напомним, что на кону такой сделки – продажа автомобиля, а значит и денег в таких ситуациях клиент теряет достаточно прилично, чтобы отсутствие расходки стало проблемой.
Изначально от нас требовалось одно – привозить расходные материалы быстрее, чем это делала предыдущая компания. Решить проблему заказчика лишь ускорением доставки – идея плохая и не эффективная. Реальное решение должно исключать сам факт «внезапности» отсутствия запасных картриджей. Почему клиент не может рассчитать точное количество необходимых картриджей на месяц/год? Почему никто не знает, когда закончится последний картридж и не может заказать доставку заранее?
Чтобы выяснить суть возникновения проблемы, мы провели всесторонний аудит печатной инфраструктуры в компании заказчика. Благодаря чему были выявлены слабые места в организации процесса печати:
- На 177 сотрудников в офисе было установлено 65 принтеров и МФУ различных вендоров (1 устройство на два-три человека!). При общей нагрузке в 90 000 ч/б отпечатков и 3000 цветных в месяц, содержать 65 принтеров совершенно не оправдано.
- В 90% случаев сотрудники печатают на аппаратах для домашнего использования, не предназначенных для работы в офисе.
- В 10% случаев печать происходит с большими заливками, что приводит к постоянным сменам картриджей.
- 95% аппаратов работают на совместимых расходных материалах, что приводит к несвоевременному выходу из строя, нестабильной печати (30% аппаратов имеют видимые дефекты печати: грязь, полосы, фон), повышению затрат на ремонт аппаратов и дополнительной нагрузке на IT-отдел. Кроме того, большое количество поломок техники, вынуждают пользователей требовать установку дополнительных печатных устройств.
- Парк техники клиента содержит 20 видов устройств, для работы которых требуется 20 типов картриджей. Что очень сильно затрудняет процесс закупки, хранения и замены расходных материалов.
- Только 23 из 65 аппаратов имеют сетевое подключение, остальные подключены локально! Это сильно усложняет работу IT-отдела, затрудняет мониторинг состояния аппаратов, нет возможности посмотреть счетчики.
Резюмируя все вышесказанное, мы можем сделать вывод, что запас картриджей у клиента заканчивается «внезапно» по трем причинам:
- из-за отсутствия регулярного мониторинга всех устройств и невозможности просчитать реальный объем печати в месяц на конкретном устройстве;
- из-за большого количества видов печатной техники сложно отследить и просчитать сколько картриджей конкретного вида потребуется в итоге;
- из-за использования «совместимых» картриджей, которых хватает на более короткий срок, чем заявлено производителем на упаковке и более того, даже этот короткий срок не представляется возможным заранее просчитать. «Совместимые» картриджи ведут себя крайне непредсказуемо и в целом являются первопричиной всех проблем клиента.
Решение от «Леком»
Было совершенно очевидно, что печатную инфраструктуру клиента необходимо было оптимизировать. Во-первых, мы предложили заказчику заменить оборудование на аппараты единого стандарта. Клиенту было предложено установить аппараты двух вендоров: МФУ Brother 6900 – для ч/б печати, МФУ HP PageWide 477dw – для ч/б и цветной печати. И использовать только оригинальные расходные материалы.
Во-вторых, на МФУ необходимо было установить систему контроля печати, позволяющую собирать данные с устройств по объему печати (в разрезе по сотрудникам) и уровню расхода тонера. МФУ Brother 6900 в этом плане удачно подходили, так как они изначально оснащены встроенным ридером и клиенту не пришлось тратить лишние средства для внедрения контроля печати.
В-третьих, мы посоветовали изменить политику печати: настроить двустороннюю печать «по умолчанию», выводить печать на ч/б принтеры с самой низкой ценой отпечатка «по умолчанию». Кроме того утвердить подготовленные Леком правила установки нового принтера или МФУ (расстояние до ближайшего устройства, его функционал, загруженность).
Клиент одобрил предложение и проект был реализован в течение двух месяцев с учетом подписания контракта.
Результаты оптимизации
Реализация проекта по оптимизации процессов печати привела к результатам, которые не только решили задачу клиента по наличию картриджей, но и улучшили качество и скорость печати.
Клиент получил новую технику, работающую только на оригинальных расходных материалах и обеспечивающую высокое качество печати, по той же стоимости, что у него уходило на организацию офисной печати ранее, но при этом создавалось очень много проблем.
После реализации проекта скорость обслуживания клиентов компании увеличилась на 20%. Новые устройства печатали быстрее предыдущих и позволяли сотрудникам проделывать ту же самую работу в ускоренном темпе. Кроме того, система контроля доступа к принтерам позволяла распечатывать документы на любом устройстве в офисе. Пользователям не приходилось стоять в очереди к одному принтеру в ожидании своей копии, а можно было распечатать в это же время на свободной печатной технике.
Снизилась и нагрузка на IT-отдел. Теперь все принтеры управлялись через общий центр: настройка драйверов, заведение политики печати, работа с адресными книгами. Благодаря установленному программному обеспечению отсутствовали и простои техники. Печатные устройства заранее «сообщали» инженеру о возможном возникновении неисправности и позволяли в короткие сроки доставить в офис подменный аппарат в случае, если нет возможности ремонта принтера на месте.
В заключении хотим сказать, что оптимизация печатной инфраструктуры, исходя из нашей многолетней практики, всегда приводит к улучшению качества работы сотрудников, сокращению расходов и снижению нагрузки на IT-отдел. Не нужно откладывать модернизацию инфраструктуры печати. Модернизация – это не дорого, это выгодно. Тем более, что понять выгоды, можно уже на этапе аудита.
Обложка: ru.freepik.com.
Ваша компания может тратить на организацию печати в офисе до 60% меньше, чем сейчас. Закажите точный расчет процента экономии и узнайте свой план по оптимизации офисной печати.
'/></svg>)
'/></svg>)