15.06.2020
Кейсы

Кейс: как покопийка позволяет контролировать офисную печать

Содержание

    Покопийный контракт для компании это не только сокращение расходов на печать, но и полная прозрачность всех процессов, связанных с офисной печатью. Вы знаете, на что уходит каждый рубль, сколько печатают в месяц сотрудники в каждом отделе и есть ли возможность оптимизировать данный процесс.  

    Ситуация клиента

    Контролируя все свои основные бизнес-процессы, компании часто не особо вникают в то, что у них происходит в офисах с печатью. Никто не следит за тем, сколько печатают сотрудники, сколько процентов из напечатанного улетает в мусор, сколько компания переплачивает за расходку, сколько простаивает та или иная техника. Но есть и такие компании, которые в какой-то момент приходят к необходимости, знать больше о своих расходах на печать.

    Также случилось и с одним из нашим клиентов. Крупная многофилиальная компания решила упорядочить процесс печати во всех подразделениях и внедрить в одном из офисов пилотное покопийное обслуживание с целью масштабировать решение в последующем на все филиалы в случае успеха. 

    Ситуацию, с которой компания пришла в Бюро офисных машин, можно легко применить к любой другой компании. Точные затраты на печать не известны, руководство не в курсе, что и сколько печатают сотрудники, безопасность печати не обеспечена. И это при наличии в подразделении 27 принтеров и МФУ.

    С внедрением покопийного решения компания намеревалась сделать процесс печати прогнозируемым. В существующих условиях компания самостоятельно не могла выполнить точный расчет и анализ себестоимости печати, а значит и разработать план сокращения затрат на печать. 

    Решение от Бюро офисных машин

    Прежде чем внедрять какое-либо решение у клиента, мы проводим первичный аудит текущей ситуации с печатью в компании. Понимание, в какой точке сейчас находится заказчик, нам необходимо в первую очередь для того, чтобы разработать персональный план для клиента по оптимизации процессов печати и сокращения расходов. 

    С помощью специальной методики мы определяем, сколько фактически печатает компания в листах, в каком состоянии находится печатное оборудование, насколько рационально используется имеющаяся техника. На основе полученных данных рассчитываются текущие затраты компании на офисную печать. 

    По результатам аудита клиент до внедрения покопийного обслуживания ежемесячно тратил на печать 150 000 рублей. При распечатывании документов было достаточно много «мусорной» печати. Кроме того устаревшая техника действующего парка не позволяла вести мониторинг печати. 

    Бюро офисных машин представило клиенту предложение по переоснащению подразделения новым печатным оборудованием и установкой на него системы управления и контроля печати.

    После поставки, подключения оборудования и установки на него программного обеспечения работа по внедрению решения не заканчивается. Следующим этапом идет обязательное обучение пользователей работе с новой системой и помощь в адаптации сотрудников при переходе на другой принцип работы.

    Результаты оптимизации

    Результаты проведенной оптимизации были видны уже после первого месяца работы покопийного обслуживания. Затраты на печать снизились на 47% со 150 000 до 79 000 рублей в месяц по сравнению с предыдущими периодами. 

    За счет внедрения системы управления и контроля печати сократились объемы печати в целом по подразделению на 30% с 37 000 до 24 000 копий. Сотрудники стали меньше печатать в личных целях, снизилось количество «мусорной» печати. Объем цветной печати при этом сократился в 4 раза с 4000 копий до 1000. 

    Управление печатью не только позволило сократить объемы печати, но и повысить ее безопасность. Распечатанные документы получали сотрудники, для которых они были предназначены, печать стала персонализированной. Также система передавала документы на печать в подразделении на несколько крупных печатных машин, равномерно распределяя нагрузку на устройства.

    Оптимизация процессов печати снизила на 25% нагрузку на отдел поддержки пользователей в вопросах, касающихся печати: установка драйверов, замена картриджей, устранение мелких неисправностей, подбор необходимой номенклатуры для работы. 

    Резюме:

    1. С внедрением покопийного решения клиент получил инструмент для точного расчета и анализа затрат на печать.
    2. Руководство компании узнало, в каких объемах печатают их сотрудники.
    3. Стала доступна точная информация, необходимая для принятия управленческих решений, связанных с процессами печати.
    4. Повысилась финансовая прозрачность процессов печати.
    5. Обеспечивалась пользовательская дисциплина и ответственность в вопросах, связанных с процессами печати.
    6. Сократились расходы на печать почти в 2 раза. 

    Стоит ли говорить, что клиент был удовлетворен результатами оптимизации и планирует до 2023 года масштабировать проект покопийной печати на другие свои подразделения. Если подходить к процессу оптимизации системно, то результаты по сокращению расходов всегда будут положительными.


    Обложка: ru.freepik.com.

    optimizaciya-pechati-cta
    Оптимизация печати
    Сократите расходы компании на офисную печать

    Ваша компания может тратить на организацию печати в офисе до 60% меньше, чем сейчас. Закажите точный расчет процента экономии и узнайте свой план по оптимизации офисной печати.

    Подробнее
    Артур Языков

    Эксперт в области маркетинга в печати.

    Популярное

    Подписаться на блог