Массовая корпоративная ошибка заключается в том, что принтеры закупаются не по конкретному назначению, а по бюджету. Мол, есть n-ая сумма денег, и на нее нужно купить как можно больше принтеров, чтобы не было очередей и «хватило всем». Что не так в этом подходе – мы разобрали на отдельном вебинаре по ошибкам в организации офисной печати. Здесь же приводим отрывок этого вебинара.
Бесплатный вебинар
11 ошибок в организации офисной печати, которые совершают 90% компаний в России и теряют деньги
Количество принтеров не должно быть основным критерием выбора. Здесь не работает принцип «чем больше, тем лучше». Лучше приобрести меньшее количество устройств, чем запланировано, но выбрать профессиональные модели с большим ресурсом и актуальным функционалом. Часто в офисах можно встретить картину, когда для печати документации используются домашние модели принтеров. Но у каждой линейки печатных устройств есть свое конкретное предназначение, которому соответствуют технические характеристики и номинальный срок службы.
Домашние модели принтеров сильно ограничены в запасе ресурсов. У них есть ограниченный объем печати. При этом объем картриджа гораздо меньше, из-за чего заправлять их тонером придется в 1,5-2 раза чаще. Эта ошибка с выбором большого количества недорогих принтеров перекликается со случаями, когда в офисах пытаются сэкономить и купить БУ-устройство и модель подешевле с целью экономии. Но в реальности это обходится дороже в несколько раз.
Все очень просто. Посчитайте, что дешевле: заправить тонером один картридж профессионального МФУ с емкостью на 10 000 страниц или десять картриджей домашних небольших принтеров с емкостью до 1000 страниц каждый? Каждый месяц офис будет переплачивать 100-200% на заправке тонера и обслуживании, выбрав некогда дешевые принтеры в большом количестве вместо одного или нескольких многофункциональных МФУ.
Еще один аспект такого ошибочного выбора – частые простои устройств или их поломки, которые сильно увеличивают нагрузку IT-отдела или офис-менеджеров. Зачастую при большом парке печатной техники активнее всего используются единицы устройств. Другая часть устройств практически не используется по ряду причин. Например, они установлены дальше от рабочих мест (неудобно к ним подходить) или в них постоянно нет бумаги. Еще пару принтеров могут быть в ремонте. А из-за большого количества поломок при слишком высокой нагрузке на домашние модели принтеров происходят задержки с починкой. Соответственно, это постоянные расходы на детали и обслуживание.
В итоге получается ситуация, которая ситуативно изображена на схеме выше. Из множества дешевых принтеров на 80-100% КПД работают только пару устройств. Остальные либо в ремонте, либо не используются вовсе, либо загружены на 10-20% от своего номинального ресурса. Такой подход приводит к лишним затратам времени и офисного бюджета. Тем более, большое количество принтеров офисе занимает много места.
Рациональнее приобрести кратно меньше печатной техники. Но это должны быть не дешевые домашние модели, а офисные, профессиональные устройства для корпоративного применения с повышенным ресурсом. Выбор таких линеек у производителей HP, Canon и других достаточен для того, чтобы не ошибиться и не переплатить.
Подробная инструкция по сокращению расходов компании на покупку печатной техники, картриджей и бумаги.
'/></svg>)
'/></svg>)