Частое заблуждение касается того, что не обязательно контролировать ежедневно уровень тонера в офисных принтерах и следить за их состоянием. Если понадобится обслуживание или ремонт, то этим сразу же займется IT-отдел компании или подрядчик, который предоставляет услуги аутсорсинга печати. Но в реальности из-за отсутствия такого контроля случаются переплаты бюджета и значительные задержки в починке техники.
Бесплатный вебинар
11 ошибок в организации офисной печати, которые совершают 90% компаний в России и теряют деньги
Сегодня есть специальное программное обеспечение, которое оповещает пользователя не только об уровне оставшегося тонера, но и про необходимость обслуживания/починки тех или иных узлов принтера. Уже много лет МФУ и принтеры для коммерческого использования оборудуются специальными самодиагностирующимися системами. Поэтому все модели могут определять ресурс основных механических узлов, заблаговременно предупреждая пользователя о их неисправности. Но для этого зачастую приходится использовать вспомогательное программное обеспечение. При чем, бесплатные версии ПО не так информативны, как распространяющиеся по лицензии.
Зачастую в офисах пренебрегают этим. Ведь остаток тонера можно узнать в меню принтера, а о предстоящих поломках знать незачем. Но индикация остатка тонера работает более или менее точно лишь при установленном оригинальном картридже, который не заправлялся. А в офисах нередко устанавливают совместимые аналоги картриджей и даже заправляют их повторно. После самопроизвольной заправки уровень тонера не будет показываться вовсе или будет неточным.
Поэтому без индикации тонер может закончиться в любой момент. Это чревато тем, что принтер будет недоступен, как минимум, 1-2 дня, пока проблема не будет решена. Если принтер в офисе один, то это вызовет существенную задержку в работе офиса. Да и в момент окончания тонера обычно документ не допечатывается до конца, а часть листов уходит в мусор.
Информирование о приближающейся поломке тоже избавляет от долговременных простоев и переплат. Представим себе ситуацию, что пользователь использует встроенное или стороннее ПО для контроля узлов устройства и запаса тонера. В какой-то момент возникает оповещение о том, что сопла картриджа засорены и нуждаются в очистке, иначе весь картридж может выйти из строя. Без контроля картридж в итоге сломается, рано или поздно. На его замену или ремонт уйдет от 2 до 14 дней, в зависимости от того, кто занимается обслуживанием и какая деталь сломана, есть ли она в наличии. Такие простои могут возникать с каждым поломанным устройством (при наличии в офисе нескольких принтеров и МФУ, а также при высокой интенсивности печати поломки будут возникать чаще).
Поэтому рациональнее преждевременно позаботиться об обслуживании и замене картриджа, чтобы исключить простои принтера.
Контроль технического состояния и уровня тонера важен и для того, чтобы компании не приходилось покупать большие запасы картриджей/тонера, а также ставить дополнительные принтеры на случай поломки других.
Подробная инструкция по сокращению расходов компании на покупку печатной техники, картриджей и бумаги.
'/></svg>)
'/></svg>)