Считать фактический объем печати в компаниях до сих пор как-то не принято. Расходные материалы закупаются секретарями по тому же принципу, что и канцелярские товары, – «на глаз» или столько же, сколько в прошлом году. Но подсчет объема печати – это не только про бумагу, скорее это даже совсем не про бумагу. Какую от этого пользу получит компания, читайте в статье «Зачем компании знать, сколько стоит печать одной страницы в ее офисе». Здесь же мы хотим рассказать, каким способом узнать фактический объем печати.
Неудачные способы подсчета
Прежде чем рассказать вам о единственно верном способе подсчета объема печати, хотим для сравнения показать, как точно не нужно пытаться считать. Если вы пойдете по одному из этих путей, то вы потратите много сил, времени и денег на абсолютно неверный результат, который по сути вы даже не сможете оценить на достоверность.
Посчитать расход бумаги. На первый взгляд кажется, что подсчитать объем печати легко можно по показателям расхода бумаги. Что-то вроде: закупили в офис 5 пачек бумаги, в конце месяца 2 упаковки остались не распакованными и примерно половина упаковки лежит еще рядом с принтером. Умножаем 2,5 упаковки на количество листов в них и получаем якобы показатель объема печати.
Почему это неудачный способ. Во-первых, объем печати – это показатель количества отпечатков. Кто-то из ваших сотрудников печатает на одной стороне листа, кто-то на двух. А мы уже с вами говорили, что это не про бумагу, и компании важно знать именно количество отпечатков для дальнейшего использования информации. Кроме того, сотрудники могут периодически брать чистые листы из пачки для ручных записей или заимствовать бумагу для домашнего пользования, что тоже влияет на расхождение показаний.
Посчитать количество закупленных картриджей. Многие считают, что если они купили 10 картриджей с ресурсом 5 000 страниц, то их объем печати составляет 50 000 страниц.
Почему это неудачный способ. На самом деле ресурс картриджей может не совпадать с заявленным. Например, если вы используете «совместимые» картриджи, которые по факту выдают только две трети или даже половину заявленного ресурса, либо много печатаете документов с большой заливкой.
«Спросить» у самого принтера. Если попросить своих специалистов IT отдела вывести на печать технические показатели принтера, то в них вы также сможете увидеть строчку с указанием количества отпечатков.
Почему это неудачный способ. Принтер покажет вам только общий пробег – количество отпечатков за все время эксплуатации. Объем печати при этом может очень сильно меняться от года к году или от места установки. Например, если изначально принтер печатал много, а затем его переместили на другое место, где он стал печатать мало, понять реальную нагрузку на принтере на данном месте при таком способе будет довольно затруднительно. Также в случае замены главной платы в принтере могут быть сброшены данные общего счетчика и реальный объем печати утерян.
Собрать данные вручную. Раз уж сам принтер выдает только общий пробег, то можно рассчитать объем печати самостоятельно, используя те же цифры из технических показателей устройства. Для этого в начале месяца собираются данные с каждого принтера и заносятся в табличку, в конце месяца процедура повторяется. Исходя из полученных данных можно сделать выводы касательно объема печати.
Почему это неудачный способ. Данный способ становится довольно трудоемким, если в компании больше 5-10 печатных устройств. Также необходимо принимать во внимание сезонность или период предоставления отчетности, например, в налоговую, составление квартального баланса и так далее. Такие подсчеты желательно делать на большом промежутке времени.
Написать свое ПО для подсчета. Если вы организуете подсчет силами студентов-программистов или даже своих сотрудников, которые напишут самописную программу для подсчета, – то также не ждите, что она будет в итоге работать и выдавать фактические показатели.
Почему это неудачный способ. Никаких гарантий, что программа будет выдавать реальные показатели, у вас никогда не будет. Вы даже не сможете проверить, что и как она считает. Кроме того, создание своего ПО требует времени и усилий. Если у вас разнообразный парк техники, то необходимо приложить усилия, чтобы помимо public данных, получать еще private данные, которые для каждого производителя и даже каждой модели могут отличаться. Написание программного обеспечения, которое мониторит данные счетчики, и его обслуживание могут быть сильно затратными.
Единственно верный способ подсчета
Подсчитать фактические объемы печати в офисе с точностью до копии действительно можно с помощью программного обеспечения, только оно должно быть не самописным, а от независимого производителя с надежной репутацией. К такой программе должны прилагаться соответствующие документы, подтверждающие верность выдаваемых данных.
Программа устанавливается на один из компьютеров компании и далее настраивается сбор данных с каждого устройства через локальную сеть. Спустя месяц после установки программы, вы получаете показатели объема печати по каждому устройству в виде удобной таблицы.
Чтобы самостоятельно посчитать объемы печати с помощью программного обеспечения, вам потребуется определиться с выбором программы, оплатить права на ее использование, найти специалиста, который разберется с настройками, установит ее на компьютер и настроит сбор данных с каждого устройства. Такой вариант имеет место быть, но если у вас небольшая компания или вы хотите снять показатели объема печати единожды, то приобретение лицензии на ПО будет не выгодным.
Более рациональным решением задачи будет обращение в специальную компанию, которая оказывает подобные услуги. В Леком такая услуга называется «Цифровым мониторингом печати» и проводится она для клиентов на бесплатной основе. Специалист по вашему запросу удаленно установит специальное надежное программное обеспечение и через месяц вышлет на почту таблицу с показателями.
Бояться, что такая организация может с помощью данного ПО завладеть какой-либо конфиденциальной информацией о компании, не стоит. Подобные программы собирают только статистику по количеству отпечатков на печатных устройствах и не более того.
Обложка: ru.freepik.com.
Закажите точный расчет объемов печати и его стоимости для оптимизации процессов печати и сокращения расходов.
'/></svg>)
'/></svg>)