Вариант, когда секретарь компании закупает бумагу, а IT-отдел приобретает принтеры и картриджи – не единственный при организации процесса печати. Техникой можно пользоваться в аренду, а платить не за пачки бумаг и десятки картриджей, валяющихся на складе, а за фактический отпечаток. Так что же такое «покопийное обслуживание» и в чем заключается удобство и польза для компаний?
Покопийное обслуживание – организация печати в офисе сторонней компанией с оплатой только за фактически сделанные отпечатки. Стоимость одного отпечатка согласовывается на этапе подписания договора.
Как это – платить только за копию?
При заключении контракта на покопийное обслуживание компания-подрядчик берется полностью организовать процесс печати в вашем офисе. Сюда входит настройка печатной техники, закупка картриджей и бумаги, диагностика и ремонт принтеров. Платить за все это отдельно не нужно – все текущие и будущие расходы закладываются в стоимость копии. При этом цена за копию не будет баснословной.
При покопийном обслуживании ежемесячно вы оплачиваете только тот объем отпечатков, который сделали. Ваши расходы будут состоять из цены одного отпечатка, умноженной на количество копий.
Компания, предлагающая покопийный контракт, заинтересована в выгоде, но накручивать счета за «покопийку» берутся только недостаточно профессиональные или не дорожащие своей репутацией подрядчики. Чтобы избежать накрутки счета, достаточно знать заранее точные объемы печати в компании.
Как узнать объемы печати в своей компании
Перед внедрением покопийного обслуживания либо для внутренней оптимизации инфраструктуры печати вы можете узнать фактический объем печати с точностью до копии. Для этого установите на один из компьютеров компании специальное программное обеспечение и настройте сбор данных с каждого устройства через локальную сеть. Через месяц после установки программы у вас на руках будет таблица, которая покажет, сколько отпечатков сделали ваши сотрудники на каждом устройстве.
Чтобы получить действительно точные цифры по объему печати, важно выбрать для подсчета программное обеспечение, разработанное независимым производителем, которое имеет репутацию и документы, подтверждающие то, что оно дает верные данные. Часто компании пренебрегают этим советом и устанавливают ПО, написанное специально для них студентом или «местным» программистом. Такие программы зачастую не учитывают смену картриджей и имеют высокую погрешность в подсчете. Но в данном случае будьте готовы к тому, что цифры из статистики не будут совпадать с реальными показателями и вы не сможете понять, сколько в итоге вам нужно будет платить за печать в месяц.
В Леком мы называем процесс подсчета объема печати цифровым мониторингом. Это стандартная и обязательная процедура для наших клиентов, планирующих воспользоваться услугами покопийного сервиса или аутсорсинга. Кроме этого, ряд компаний заказывает услугу мониторинга у Леком в качестве самостоятельной услуги. Например, когда перед выбором провайдера печати требуется точная информация для создания спецификации на конкурс. В таком случае руководству компании не приходится самостоятельно подбирать программу для подсчета объема печати и искать человека, который разберется с ее настройками. После отправления заявки, в офис приезжает специалист для установки программы или делает это удаленно, и через месяц отдает на руки таблицу со всеми показателями: на каких печатных устройствах сколько напечатали копий за месяц.
Подробнее о том, для чего нужен цифровой мониторинг печати и как его проводят, вы можете прочитать в нашей Дорожной карте сокращения расходов на печать. Это готовая к применению инструкция, которая содержит рабочие инструменты, подтвержденные на кейсах.
Почему покопийное обслуживание выгодно
Покопийное обслуживание как услуга набирает популярность по целому ряду причин, в числе которых:
- бесперебойная работа оборудования;
- своевременная поставка расходных материалов;
- равномерное распределение расходов во времени;
- экономия бюджета компании.
Первые два пункта обеспечиваются за счет профессионального сервиса и программного обеспечения, сообщающего провайдеру о проблемах с оборудованием и об остатках расходных материалах заранее. Третий пункт – результат системы оплаты за копию, в которую заранее включены все затраты на возможные ремонты техники. Здесь все логично и понятно. А вот о четвертом пункте мы расскажем подробнее.
По нашему опыту, в среднем каждая компания тратит на бумажный документооборот около 5% выручки. Соответственно, чем крупнее компания, тем больше выходит сумма – и тем существеннее потребность эту сумму сократить. Высвободившиеся средства можно направить на рекламу, повышение зарплат сотрудников, переоборудование офиса, расширение сфер влияния и т.д., то есть вложить в развитие компании. И покопийное обслуживание способствует этому.
Оптимизация расходов при покопийном обслуживании происходит сразу по нескольким причинам:
- Прозрачность процесса печати. Программное обеспечение, собирающее информацию с принтеров и МФУ, дает полное представление о том, как используется оборудование и расходуются бумага и тонер в разрезе по каждому конкретному устройству. Как следствие – компания находит узкие места в организации печати и исправляет их.
- Экономия времени сотрудников компании. Внезапные ремонты и прочая головная боль с оргтехникой теперь ложится на провайдера. А гарантия высокого качества стандартов обслуживания фиксируется в договоре SLA, в котором предусмотрен штраф при его неисполнении.
- Экономия на масштабе. Достигается такая экономия за счет скидок на оптовые закупки и прямое сотрудничество с производителями. При самостоятельной организации процесса печати в офисе таких выгодных договоренностей с производителями добиться не представляется возможным.
Покопийное обслуживание не подразумевает под собой раскрытие всей поднаготной вашей компании сторонней организации. Как и то, что кто-то со стороны будет решать, как вам организовывать процесс печати в офисе. При покопийном обслуживании подрядчику будут доступны только технические параметры процесса печати, необходимые для своевременной поставки расходных материалов и исправления ошибок. А то, какое печатное оборудование использовать и как его рациональнее всего разместить, специалисты могут только подсказать, исходя из своего опыта. Окончательное решение по изменениям в процессах печати принимаете только вы.
Обложка: ru.freepik.com
Поручите Леком все заботы по организации печати в офисе и платите только за фактически сделанные отпечатки.
'/></svg>)
'/></svg>)