12.03.2020
Оптимизация печати

Процессы печати оптимизированы. Что дальше?

Содержание

    Казалось бы, все настроено, налажено и работает, но вот компания обращается к нам за услугой аутсорсинга. Зачем? Есть два сценария развития событий, когда все процессы печати оптимизированы, но не хватает какой-то очень существенной детали.

    Самостоятельность невыгодна

    У компании N есть парк техники. Он оптимально расположен, «машины» в хорошем состоянии, картриджи заправляются и заменяются вовремя, но руководитель все равно не доволен. Он уверен в своем решении передать контроль за печатными устройствами, выбор их моделей и обеспечение техподдержкой сторонней организации. Зачем?

    Каким бы качественным ни было самостоятельное управление процессами оптимизации печати, рано или поздно, вы придете к выводу, что это невыгодно. Потому что в обслуживании офисной техники участвуют ваши собственные сотрудники. Если это не является их прямой обязанностью, то такая «подработка» часто, как оказывается, занимает до 30-40% времени сотрудников. Возможно, это не сыграет большой роли в эффективности труда, но принести некоторые сложности может. Например, когда ваш специалист по принтерам заболел или решил сменить место работы.

    Аутсорсинг в таком случае может помочь сэкономить до 10% прямых расходов, освободив  сотрудников, занятых поддержкой принтеров, и на 30–50% снизить нагрузку IT-отдела. Удаленный мониторинг устройств вашей компании и регулярные выезды в офис для профилактических работ – согласитесь, это очень удобно.

    Долгосрочные отношения

    Есть клиенты, которые на протяжении нескольких лет пользуются нашими услугами аутсорсинга печати. Чего скрывать – это очень плодотворное сотрудничество для обеих сторон. Выгода в том, что и компания-заказчик, и аутсорсер при таком партнерстве ежегодно повышают уровень собственной эффективности. Как это происходит?

    Компания N каждый год передает данные из внутреннего сервиса Helpdesk нашим специалистам по оптимизации принтинга. Наша задача: проанализировать качество управления процессом печати. Для этого оценивается количество человеко-часов, которые тратит сам клиент на устранение мелких неполадок (заминка бумаги, восстановление настроек сканирования и прочие простые операции) и временные затраты на поддержку печати у сотрудников компании «Бюро офисных машин». 

    Далее, подсчитывается число задач и проблем, с которыми справились аутсорсер и сотрудник клиента. На основании проведенного анализа определяются слабые места в текущей системе как заказчика, так и исполнителя, что в свою очередь ведет к разработке стратегии по улучшению эффективности труда обеих сторон. При таком подходе клиент ежегодно сокращает свои расходы или увеличивает КПД при неизменной стоимости аутсорсинга. Выгодно? Да. Как показывает практика, западные компании активно используют этот механизм для сокращения внутренних издержек.

    Если остались сомнения

    В первую очередь, аутсорсинг снимает с IT-отдела необходимость заниматься периферийкой. Ведь любой локальный IT-шник – «первый спасатель» и зажеванного листа бумаги, и слетевшего драйвера, и негорящей лампочки индикатора. Все это расходует довольно ценный ресурс для основной и продуктивной работы – время. И это время он тратит не на улучшение работы компании, а на то, чтобы закрыть появляющиеся дыры. Заводить отдельный учет таких издержек – дело хлопотное и никому неинтересное. Но эти часы можно высчитать с помощью аутсорсинга, когда мы предоставляем вам свои внутренние метрики эффективности нашей работы, а вы – данные из своего Helpdesk. 

    Аутсорсинг позволит вам выдохнуть и больше не думать о том, где и как искать необходимые комплектующие для принтера или МФУ, не вычитывать рекомендации и отзывы о сервисных компаниях и не выслушивать от сотрудников оправдания, что они вовремя не сдали свою работу, потому что чинили принтер или настраивали драйвера в бухгалтерии. Более того, вы можете наиболее полно оценивать КПД своей организации, вовремя вычисляя все прорехи рабочего процесса и экономя бюджет.

    Это и есть та самая существенная деталь, которой иногда очень не хватает даже при отличном уровне самостоятельной оптимизации всех процессов печати.

    optimizaciya-pechati-cta
    Оптимизация печати
    Сократите расходы компании на офисную печать

    Ваша компания может тратить на организацию печати в офисе до 60% меньше, чем сейчас. Закажите точный расчет процента экономии и узнайте свой план по оптимизации офисной печати.

    Подробнее
    Игорь Челебаев

    Эксперт по оптимизации процессов печати.

    Популярное

    Подписаться на блог