Недопонимание между аутсорсером печати и IT–специалистом может возникнуть только лишь потому, что вторые никогда не сталкивались с работой первых. А между тем, введение MPS может существенно изменить жизнь целого IT-отдела в лучшую сторону.
Ежегодно в американском офисе один сотрудник расходует 10 000 бумажных листов, в то время как в российском офисе такой же сотрудник использует от 3 200 до 5 000 листов. Или взять ситуацию, когда в крупной логистической компании при оформлении документов на отправку груза сломался принтер, а машины уже стоят на старте и каждая минута ожидания превращается в потерянный компанией рубль. Цифры немаленькие. Повлиять на процесс можно, за кампанию уменьшив сервисные расходы, продлив срок жизни техники и даже сэкономив на электроэнергии.
Для этого и существует служба Managed Print Services (MPS) – управление услугами печати или аутсорсинг. Как это работает: фирма N, для которой аутсорсинг – одно из профильных направлений, берет на себя всю работу по оптимизации парка офисной техники, помогая компании-заказчику сделать свои расходы более прозрачными и увидеть реальную экономию за каждым отпечатком.
Конечно, этим можно озадачить и своего сотрудника, но он вряд ли согласится брать на себя такую масштабную работу без дополнительной оплаты и все равно потребуются временные и технические затраты, прежде чем цель оправдает средства. Потому что оптимизация печати – это непросто. Вашему сотруднику придется решать, какая техника нужна офису, где и как покупать подходящие картриджи, какая система контроля печати будет эффективной и что делать с регулярным и плановым ремонтом.
Можно поискать хорошего специалиста на стороне, но процесс поиска профессионала долгий и затратный. Поэтому самым легким и простым решением будет остановить свой выбор на аутсорсе. Но тут есть вероятность столкнуться с непониманием со стороны айтишников.
Управление печатью и IT-специалист: кто кому и что должен
Первый вопрос, который поступит со стороны IT-отдела и системного администратора: у нас и так все нормально, сами справляемся, зачем нам какие-то новшества? Логично, ведь в их обязанность входит обеспечение офиса рабочим оборудованием, а не экономия денег компании.
Пока на руках у руководителя, желающего повысить эффективность печати, не окажется реальной статистики по расходам и возможной экономии, как денег, так и времени, аргументов для IT-специалистов будет мало. К тому же, менять отлаженные схемы не очень любят. Это одна из причин, почему аутсорсинг может быть принят в штыки.
Не стоит путать контракт на покопийную печать и аутсорсинг. Покопийка – всего лишь форма оплаты за сервисные услуги и расходные материалы и она помогает предусмотреть расходы наперед. Но для оптимизации расходов этого мало.
Сделать анализ ситуации в своей компании на сегодняшний день Вы можете и сами, ответив на ряд вопросов:
- Учитываются ли копии документов?
- Кем и как учитываются расходники?
- Как и кем контролируются процессы печати?
- Кто отвечает за парк техники и есть ли у ответственного сотрудника соответствующая квалификация?
- Какую сумму в месяц Вы расходуете на печать?
Будьте честны в ответах и тщательны в подсчетах. Вам нравится полученный результат?
Как показывает практика, аутсорсинг способен помочь компании сэкономить около 20-30% расходов. Потому что до 30% сократятся затраты на обслуживание инфраструктуры, столько же сэкономит закупка однотипных ЗИП и РМ, до 50% снизится расход бумаги и электроэнергии. Для компаний с большими парками офисной техники экономия в миллионы рублей за год. Для IT – это глобальная экономия времени, которое они тратили на вышеперечисленные обязанности.
Как замотивировать целый отдел на принятие решение в пользу аутсорсинга?
Первое, что стоит сделать: узнать, а, собственно, в чем причина негативного отношения к аутсорсингу и MPS? Почему работа нынешнего подрядчика можно назвать эффективной? В качестве пилотного аргумента можно взять историю из отчетов Helpdesk, когда 15 устройств под опекой двух IT-специалистов требуют временных затрат аж в 160 часов за месяц! MPS помогла сократить эту цифру в 20 раз, теперь на все обслуживание достаточно 8-15 часов. Дополните аргумент кейсами с выгодой аутсорсинга и MPS для IT. После можно приступать к мотивации.
Первый вариант: покажите процент от экономии наглядно и проведите связь между премией и оптимизацией печати. Поверьте, ребята сами найдут лучшего подрядчика, потому что деньги пользуются любовью у всех.
Второй вариант: если IT-отдел против смены подрядчика, то потребуйте аргументов – статистику, цифры, и какую экономию имеет компания при имеющихся ресурсах. Это жестко, но действует в интересах всей организации, и IT-отдела в том числе.
Третий вариант: создайте конкуренцию между отделами, цель – уменьшить расходы на печать хотя бы в рамках своего отдела. Выбор приза за вами, главное – мотивация.
Четвертый вариант: напомните о кибербезопасности. Принтер, как и ПК, подключен к сети и считать с него конфиденциальные данные для профессионала труда не составит. Поэтому периферийна та еще «дыра» в системе безопасности компании и не стоит ее недооценивать.
Что дает аутсорсинг:
- Затраты становятся прозрачными: на виду все процессы от доставки до администрирования.
- Более эффективное применение оборудования: возможно, больше не потребуется десяток принтеров «на всякий случай».
- Своевременный контроль состояния оборудования: ни система, ни сотрудники не будут простаивать.
- Оптимизация расходников: MPS обеспечивает оперативной заменой картриджей, тонеров, бумаги и чернил.
- Снимает с сотрудников заботу о ремонте, профилактике, проверке сети и обслуживании оборудования.
- Контроль лишней печати: статистика показывает, что 32% распечаток так и не пригодятся.
Обеспечим вашу компанию печатным оборудованием и расходными материалами, своевременным обновлением ПО и техобслуживанием.
'/></svg>)
'/></svg>)