19.03.2020
аутсорсинг печати

Всё, что вы не знали об аутсорсинге печати и не хотели спросить

Содержание

    Как отличить хороший аутсорсинг от плохого? В чем разница между аутсорсингом и покопийкой? Почему классический тендер не работает? И как выбрать подрядчика, который не разочарует? Рассказываем!

    Аутсорсинг печати – это услуга, про которую Вы, кажется, всё знаете. Но так ли это? За время работы компания «Бюро Офисных Машин» неоднократно консультировала заказчиков и клиентов по вопросам перехода на аутсорсинг. В этой статье – самые часто встречающиеся ошибки компаний, которые лучше не повторять. Начнем с определения.

    Что такое аутсорсинг?

    Аутсорсинг печати – это передача подрядчику процессов печати. Вы пользуетесь оборудованием, которое подрядчик поставил, настроил и обеспечил расходными материалами. Подрядчик проверяет и ремонтирует оборудование и отчитывается вам о входящих в стоимость аутсорсинга услугах. Вы оплачиваете работу подрядчика: можете платить за отпечаток, можете – по факту оказания услуг. 

    При заключении долгосрочного контракта аутсорсинг снижает совокупные расходы на печать на 30-40%:

    • сокращаются затраты на расходные материалы;
    • сокращается парк техники;
    • сокращаются временные затраты сотрудников (за счет оптимизации расположения оборудования).

    На первый взгляд, сплошные плюсы. Почему же компании негативно относятся к аутсорсингу печати? 

    Хороший vs плохой аутсорсинг

    Проблемы начинаются на этапе подбора подрядчика. Вы хотите сократить прямые расходы на 10-20% и в полтора раза снизить стоимость чернил и бумаги? Выбирайте партнера для многолетнего сотрудничества. Потребуйте от потенциального подрядчика стратегию совместной работы:

    • какую технику он поставит в офис (и почему именно эти модели);
    • какую систему контроля печати установит (и что это даст);
    • какой график закупки расходников предложит (и какие расходники закупит);
    • какой план профилактических работ и ремонтов составит (и в чем выгода от такого плана).

    Задача аутсорсера – снять с вас ответственность за процессы печати и обеспечить бесперебойную работу оборудования для бесперебойной работы вашего бизнеса. Поэтому еще до подписания контракта подрядчик обязан рассказать, как он планирует справиться с этой задачей.

    Аутсорсинг не равно «покопийка»

    Выше мы писали, что аутсорсинг можно оплачивать разными способами: по факту или за отпечаток. «Покопийка» или покопийный контракт – это один из способов оплаты товаров и услуг в принтинге. Общие расходы равняются стоимости одного отпечатка, умноженной на количество копий. Заказчик знает стоимость отпечатка и ежемесячный объём печати, поэтому контролирует расходы. Аутсорсинг не тождественен «покопийке». Просто такая форма оплаты часто встречается в контрактах на аутсорсинг.

    С «покопийкой» тоже связаны различные мифы, но давайте вернемся к аутсорсингу. Негативное отношение к услуге объясняется разочарованием клиентов после покупки. Почему так происходит, и как избежать разочарования?

    Ожидания и реальность

    Пример из практики. Крупная успешная компания, одна из «голубых фишек» российского рынка. Владеет месторождениями, заводами и предприятиями по всей стране.

    Компания провела конкурс на аутсорсинг только между производителями – HP, Xerox, Konica, Ricoh. Дилеров или партнеров не позвали, – IT-директор пояснил, что дистрибьюторы такие масштабы и запросы «не потянут», нужны «мировые стандарты».

    В результате битвы титанов принтинга за обслуживание масштабных запросов по мировым стандартам компания получила технику и платит за отпечатки. Победителя выбрали по стоимости копии. Это даже не аутсорсинг: аренда и сервис оборудования с абонентской платой вместо оплаты по факту. Компания не управляет процессами печати и ежемесячно теряет миллионы рублей.

    В данном случае неправильно отобрали участников. У производителей достаточно жесткие договоры на поставку: принципы управления и оптимизации их не интересуют. Дилер федерального уровня снизит ваши затраты, потому что одновременно работает с несколькими производителями.

    Полноценный аутсорсинг включает контроль объемов печати и стоимости отпечатка, но не ограничен ими. Но чтобы купить полноценный аутсорсинг, придется отказаться от классической схемы тендера.

    Почему классическая схема тендера становится проблемой

    В ТЗ тендеров в сфере печати во главу угла часто ставится цена отпечатка. У кого ниже, – тот и победил. С тем же успехом можно торговать стоимость банки тонера или профилактики принтера. Цены на отдельные услуги никак не характеризуют качество аутсорсинга в целом.

    Однако классическая схема торгов продолжает доминировать на рынке. Да, вместо трёх конкурсов на технику, расходники и сервис Вы проводите один. Но выбираете не того, кто предложит управление процессами печати и оптимизацию расходов компании.

    Даже если исполнитель честный, предложение наиболее выгодной цены отпечатка – опасное предприятие. Новички в аутсорсинге не всегда понимают специфику работы заказчиков. Так, одна компания вышла на тендер с самой низкой ценой за копию, но не собиралась обманывать будущего партнёра. Они просто неправильно посчитали расход тонера на документы: не учли отрасль, в которой работает заказчик.

    Формула расчета прибыли оказалась неверна. Исполнителю пришлось выбирать: разориться, разорвать контракт или резко повысить цены. Заказчики, как правило, соглашаются на повышение цен. Слишком дорого и долго проводить новый тендер. Получается, что результаты классического тендера на самый дешевый отпечаток – это:

    • неопытный или нечестный исполнитель
    • изменение условий договора сразу же после его заключения
    • повышение цены отпечатка (!).

    Если все так предсказуемо, то почему компании до сих пор попадают в эту ловушку? И как выбрать качественного подрядчика?

    Как выбрать подрядчика

    Начнем с ТЗ. Качественный исполнитель приходит в ответ на грамотный запрос. Проверьте, что указали в техническом задании:

    • Ключевые зоны, где наличие печатных устройств критично для бизнес-процессов.
    • Задачи, которые решает оргтехника. Но не вид печати, количество точек на дюйм, размер памяти и диагонали дисплея, а также тип процессора устройства. Пусть исполнитель представит технику, которая решает ваши задачи.
    • Критерии работоспособности техники и год выпуска. Так вы исключите из конкурса нечестных подрядчиков.
    • Требования к тонерам. Только оригинальные расходные материалы обеспечат качественную печать и стабильную работу оборудования.
    • Конкретные цифры: повысить эффективность на 30% и сократить расходы на 20% при бюджете 1 млн. рублей. Заложите численно измеримые критерии, чтобы контролировать качество услуги.

    Стоимость отпечатка и способы ее расчета – лишь часть аутсорсинга. Задача исполнителя – достичь указанных в ТЗ целей и предоставить управляемые услуги печати.  Чтобы Вы сократили издержки и повысили эффективность компании. Требуйте от участников конкурса результаты экономии в цифрах. Выбирайте стратегию оптимизации, а не стоимость копии.

    Как понять, что вы купили качественный аутсорсинг

    Выбрать подрядчика – только первый шаг. Допустим, вы нашли фирму, которая показала численную экономию и обязалась достичь перечисленных в ТЗ целей. Что дальше?

    Внимательно прочитайте договор. Предполагает ли он постоянный диалог заказчика и подрядчика, анализ расходов и поиск решений для их оптимизации? Входит ли в обязанности исполнителя работа с документооборотом и сотрудниками компании с целью сокращения объемов печати?

    Неважно, какой у вас бизнес: небольшая фирма с парой МФУ или корпорация с тысячами устройств в филиалах по всей России. Качественный аутсорсинг сэкономит любой компании время и деньги. 

    И последнее: оптимизация – это постоянный процесс. Грамотный подрядчик адаптируется под заказчика. Поэтому качественный аутсорсинг базируется на непрерывном сотрудничестве.

    Популярное

    Подписаться на блог