За плечами нашей компании 29 лет работы на рынке офисных печатных устройств, а также в сфере оптимизации и аутсорсинга печати. 

Часто к нам обращаются заказчики, имеющие негативный опыт сотрудничества с подрядными организациями. Как правило проблемы, возникшие у них, одни и те же. Мы сами постоянно участвуем в тендерах и с уверенностью говорим, что эти случаи не единичны. Сталкиваясь в первый раз с проведением тендеров, многие не догадываются о том, сколько подводных камней их ждет впереди.  Возможно, опытные сотрудники не знают о всех тонкостях. Поэтому в первой части статьи мы расскажем об основных ошибках во время и после проведения тендеров. Во второй части расскажем, как можно избежать этих ошибок, на какие важные моменты и нюансы обратить внимание.

Итак, основные ошибки, которые совершают многие компании:

1. Выбор подрядчика по самой низкой цене. Это самая распространенная ошибка многих заказчиков, в том числе и устраивающих тендеры в сфере офисной печати.  На чем            экономят большинство недобросовестных подрядчиков? Это – картриджи, бумага и техника. 

Чтобы снизить цену отпечатка, подрядчик будет закупать неоригинальные (совместимые) картриджи или подделку, которую будут выдавать за оригинальные. Могут быть предоставлены дешевые аппараты, не рассчитанные на высокие нагрузки.  Бумага тоже может быть низкого качества. Ворс и пыль от такой бумаги будут способствовать быстрому износу печатающего устройства. В итоге, из-за дешевых расходных материалов экономия существенно ощутима, но, в долгосрочной перспективе для заказчика это не выгодно. Почему? Оборудование будет чаще ломаться и не сможет отрабатывать заявленный ресурс, что грозит частым ремонтом. Заказчику придется покупать новую технику или подрядчик может предоставить подменную, но за отдельную плату.  

Учтем еще и простой техники, перепечатывание некачественно распечатанных документов. А это снова трата бумаги, картриджей и как следствие – денег.  Через какое-то время придется снова организовывать тендеры, тратить время и ресурсы на поиски нового подрядчика. Об этих неочевидных расходах и проблемах почти никто не задумывается. И если брать в расчет эти скрытые затраты, реальная стоимость отпечатка, в итоге может быть в несколько раз больше цены, которую указывал подрядчик, чтобы выиграть конкурс. 

Возможен вариант, когда подрядчик будет выставлять счета, в которых укажет завышенное количество отпечатков. Поэтому если цена заманчиво низка, стоит насторожиться и подумать, “за чей счет этот банкет” в итоге будет? Бесплатного ничего не бывает и ни одна компания не будет работать себе в убыток.

Пирамида Маслоу по расходам на печать в компании


 

2. Подрядчик озвучивает стоимость отпечатка при первой встрече или звонке.

Дело в том, что конечная стоимость отпечатка зависит от многих факторов. Добросовестная компания, прежде чем назвать цену проводит аудит, анализирует текущую ситуацию клиента и задаёт много вопросов:

– какой состав оборудования? 

– каков его пробег и текущее состояние?

– какой объём печати?

– какие объемы по сканированию?

– что именно печатается и в каких цветах? 

– в чем особенность и специфика печати (например, плотная или мелованная бумага, нужно ли печатать на конвертах)? И масса других вопросов.

Для уточнения ряда моментов, необходим выезд специалиста к клиенту. После аудита и всестороннего анализа, представляется одно или несколько решений, включая план расстановки оборудования, с учетом потребностей каждого сотрудника или отдела. Эти нюансы также влияют на итоговую стоимость отпечатка.

Поэтому, если вам без анализа и сходу называют точную цену отпечатка, то это уже повод о том, чтобы задуматься. Скорее всего исполнитель будет удешевлять цену способом, описанным выше. 

Представьте ситуацию, что Вы заболели и пришли к врачу. Он не задал ни одного вопроса о Вашем самочувствии, ни о симптомах. Врач без результатов Ваших анализов и не понимая в целом состояния организма, сразу говорит, что лечение будет стоить 5000 рублей. Стали ли бы Вы лечиться у такого врача? Такая же ситуация и при расчете стоимости отпечатка – необходимо собрать много информации.

3. Чрезмерная перестраховка отдела закупок. Бывают ситуации, когда служба закупки превращает конкурс в затяжную и неэффективную историю. Пытаясь определить лучшую стоимость работ, они просят указать цены на каждую запчасть и стоимость её замены. В каждом аппарате несколько сотен  деталей. При этом, чтобы заменить одну деталь, нужно (несколько) 10 минут. А чтобы заменить печатающий  блок в некоторых моделях, например, HP PW E776xx серии, нужно разбирать часть аппарата. На это уйдет не менее часа и тут цена будет абсолютно другая. Теперь представьте, что надо расписать все эти нюансы на 5 – 10 и более устройств разных моделей, а это сотни или тысячи позиций. Поэтому добросовестные и адекватные компании, как правило, в подобных конкурсах не участвуют. 

Те подрядчики, кому все равно и чья основная задача просто выиграть конкурс, быстро распишут “приятные” цены. Они знают, что потом все компенсируют за счет частого ремонта, скрытых и неожиданно всплывших платежей или услуг.  

4. Неавторизированная компания подрядчик. Многие заказчики не знают и не запрашивают статус компании с которой планируют заключить договор. Является ли потенциальный подрядчик авторизированным сервисным центром? Какие взаимоотношения у них с официальным производителем того оборудования, которое будет закупаться или стоит у вас? 

К примеру, компания HP несколько раз в год проводит внезапные аудиты своих официальных партнеров и дистрибьюторов в рамках программы защиты торговых партнеров (CPPA – Channel Partner Protection Audit). По результатам аудита выдаются соответствующие документы, которые также можно запросить у будущего подрядчика.

5. Отсутствие официальных сертификатов у сервисных инженеров.  В авторизованных сервисных центрах, инженеры регулярно проходят повышение квалификации и сертификацию у тех брендов с которыми они работают.   Если сертификаты отсутствуют, то специалисты не могут проводить регламентное ТО. Или смогут, но каковы будут результаты такого обслуживания никто не знает т.к. у каждой модели аппарата есть свои особенности, которые необходимо учитывать при обслуживании техники. Возможно будущий подрядчик сам даже не понимает во что ввязывается в данном тендере. Часто происходит следующее: выиграв конкурс благодаря низкой цене на свои услуги, выясняется, что инженеры первый раз видят этот аппарат. Они не знают его особенности, как его правильно обслуживать и где взять запчасти. В итоге ремонтируют скрепками и другими подручными способами. И после такого вмешательства, приходится снова ремонтировать технику.