05.06.2020
Кейсы

Кейс: исправление ошибок в организации офисной печати

Содержание

    Почему-то все так привыкли к возможным несовершенствам при работе с офисной техникой, что часто даже полосы на странице готовы считать нормой. Тем не менее, иногда достаточно исправить пару ключевых ошибок в организации печати, чтобы во многом улучшить комфортность работы сотрудников в офисе. 

    Ситуация клиента

    С компанией, одним из ведущих европейских производителей замороженных хлебобулочных изделий, Бюро офисных машин сотрудничает с 2015 года. Изначально наше участие в процессе организации офисной печати у заказчика заключалось лишь в ремонте оборудования и регулярном техническом обслуживании. Но в 2019 году клиент попросил провести для них аудит печатной инфраструктуры. 

    Аудит печатной инфраструктуры компании – услуга Бюро офисных машин, позволяющая получить полную информацию об объемах печати, состоянии печатных машин, сумме реальных расходов компании на офисную печать и сумме переплат. Аудит чаще всего проводится перед разработкой плана оптимизации процессов печати

     

    Аудит, проведенный в компании клиента, выявил ряд проблем, с которыми столкнулись сотрудники офиса. На момент выезда на территорию заказчика несколько печатных машин в результате поломки прекратили свою работу и стояли мертвым грузом. Сотрудникам приходилось отправлять свои документы на печать на оставшиеся работающие устройства.   

    Нагрузка на технику «в строю» возросла, в выходных лотках МФУ в быстром темпе начали скапливаться готовые отпечатки. Листы, которые не помещались в лоток оборудования, падали на пол. Сотрудники толпами стояли у лотка в попытках найти свои документы в этой пачке бумаг. Со временем у принтера образовывались «бесхозные» отпечатки, которые впоследствии отправлялись в мусорку. 

    Решение от Бюро офисных машин

    Чтобы решить данную проблему, необходимо было восстановить и оценить цепочку событий, которые привели к такой ситуации. А добравшись до сути, конечно же исправить ошибки. 

    Поломка принтеров

    Ряд неудобств для сотрудников компании в первую очередь повлекла за собой неработающая печатная техника. Погрузившись глубже в проблему, мы определили, что причиной поломки оборудования стало использование «совместимых» картриджей. При печати на таких расходных материалах техника достаточно часто сбоит и выходит из строя. Поэтому решать данную проблему нужно было переходом на оригинальные картриджи. 

    Техника клиента была уже достаточно изношенной и устаревшей, поэтому мы рекомендовали не только перейти на оригинальные картриджи, но и полностью заменить парк печатной техники. Для работы сотрудников клиента были подобраны МФУ НР серии PageWide. Они способны обеспечить высокую скорость и качество печати, и при этом низкую стоимость отпечатка. Кроме того, такие устройства позволяют экономить электроэнергию (в устройстве нет печки, которая при нагреве потребляет много КВт).

    Переполненный лоток МФУ

    После поломки нескольких печатных машин сотрудники самостоятельно принимали решение, на какой из оставшихся МФУ отправить свое задание на печать. Вы уже знаете, к чему привело отсутствие контроля за уровнем загрузки устройства. 

    Чтобы данная ситуация не повторялась, необходимо было дать сотрудникам возможность, выбирать устройство для печати не возле компьютера, а непосредственно рядом с печатающими устройствами. Для клиента такую возможность обеспечила система автоматизации НР Access Control (HPAC). Как это работает?

    Сотрудник с компьютера отправляет задание на печать без выбора конкретного устройства. Далее он подходит к любому из свободных МФУ и с помощью персонального кода или карты доступа дает согласие на печать своих документов именно на этой машине. Сразу же получает на руки свежие распечатки и возвращается на место.

    «Бесхозные» распечатки

    Довольно часто сотрудники компаний отправляют на печать какой-то файл и забывают забрать отпечатки. Кто-то из коллег отвлек своим вопросом, зазвонил телефон, пошли к принтеру и по дороге отвлеклись на решение другой задачи, не посчитали, сколько всего нужно было забрать листов из лотка – причин может быть достаточно, для того, чтобы мусорное ведро у принтера пополнилось. 

    Можно подумать, что это не та проблема, которая требует большого внимания, но так ли это? Со стороны сотрудника может быть и не видно никакой проблемы – вспомнит, отправит на печать еще раз. Но со стороны владельца компании – это не распечатки летят в мусорное ведро, а его деньги, причем не маленькие, если посчитать общую стоимость такого «мусора» по компании. 

    Проблема «забывчивости» решается также установкой системы контроля за печатью HP Access Control. Внедрение такого решения позволяет добиться более ответственного поведения сотрудников.  Документ просто не распечатается, пока человек не подтвердит свое решение, стоя у аппарата. Кроме того, можно отменить часть заданий на печать, если вы вдруг передумали это делать по пути к МФУ. Повышается и безопасность печати – распечатку документа получает на руки только тот, кто ее отправил.

    Еще одним плюсом использования контроля доступа станет сокращение объемов печати, а соответственно и в целом затрат на печать. С помощью HPAC руководство компании может формировать отчеты по устройствам или по пользователям, в котором видно, какой документ отправили на печать и сколько денег стоило это компании. Такое нововведение позволяет мотивировать сотрудников ответственнее подходить к отправке заданий на печать. 


    Обложка: ru.freepik.com.

    Оптимизация печати
    Оптимизация печати
    Сократите расходы компании на офисную печать

    Ваша компания может тратить на организацию печати в офисе до 60% меньше, чем сейчас. Закажите точный расчет процента экономии и узнайте свой план по оптимизации офисной печати.

    Подробнее
    Антон Суржиков

    Эксперт по печатному оборудованию.

    Популярное

    Подписаться на блог